Kako narediti sledenje spremembam preprostejše za uporabo v programu Microsoft Word

Track Changes je eno najboljših orodij za urejanje Wordovih dokumentov in sodelovanje z drugimi, vendar lahko njegova uporaba postane zapletena in neurejena. Če ste novi v tej funkciji Microsoft Worda ali ne prenesete rdečih oznak in nenavadnih nastavitev, še ne obupajte nad Sledi spremembam.

Ko razumete, kako delujejo različne komponente, je funkcija lažja za uporabo. Funkcijo lahko prilagodite tako, da dobite bolj urejen sistem, ko popravljate dokument ali pregledujete urejanja nekoga drugega. Tukaj je nekaj idej.

1. Prikaži revizije v oblačkih

Sledenje spremembam ni le vklop-izklop. Ko se naučite osnov z uporabo programa MS Word za sledenje spremembam, lahko raziščete njegove funkcije in še bolj prilagodite svojo uporabniško izkušnjo.

Ena od glavnih komponent, ki jih lahko spremenite, je prikaz oznak. Ko greš na Pregled > Prikaži oznake > Baloni, imate tri možnosti:

• Prikaži revizije v oblačkih
• Pokaži vse revizije v vrstici
• Pokaži samo oblikovanje v oblačkih

Track Changes privzeto uporablja vgrajene revizije, kar pomeni, da izbriše izbrisane besede in vstavi svoje popravke v telo samega besedila. Nekaj ​​takšnih revizij je obvladljivih, a cela knjiga jih je lahko rana v očesu. Poleg tega ta nastavitev ne poudarja oblikovanja – iskanje teh popravkov je težavno.

Uporaba oblačkov samo za oblikovanje je korak naprej od popravkov v vrstici. Izbrisi in vstavitve so še vedno prikazani v glavnem delu, vendar so vse spremembe oblike navedene v oblačkih na plošči na desni strani besedila.

Če urejanje v vrstici sploh ni vaša prednost, preklopite na revizije v oblačkih. Nato lahko izbrišete, vstavite in formatirate vse, kar želite, in seznam vaših sprememb se prikaže na desni plošči. Še vedno je rdeča, vendar so vaše spremembe veliko bolj urejene in enostavne za upravljanje.

2. Za izogibanje motnjam ne uporabljajte nobenih ali preprostih oznak

Odvisno od vašega sloga urejanja boste morda raje prebrali dokument, preden ga prilagodite, da dobite občutek njegovega poteka, berljivosti in morebitnih vrzeli. Polnjenje besedila z oznakami že na začetku je lahko kontraproduktivno.

Track Changes ponuja dve rešitvi v Prikaz za pregled spustni meni. Preprosta oznaka skrije oblačke in revizije v vrstici ter prikaže samo navpične rdeče črte, ki prikazujejo, kje so bile narejene spremembe. Kliknite katero koli od teh vrstic, da hitro razkrijete popravke. Kliknite znova, da jih skrijete.

Brez oznake odstrani tudi navpične črte. Lahko v miru berete in urejate, dokler ne izberete drugače. Delo s katero koli od teh nastavitev zagotavlja jasen dokument z minimalnimi motnjami. Če delate s skupino, vzpostavite najboljše načine za sodelovanje v realnem času v Worduin določite pravila za sledenje spremembam, tako da lahko vsi delajo udobno.

3. Zmerno uporabljajte vse oznake ali izvirnik

Ni vam treba prikazati celotne oznake Wordovega dokumenta, razen če želite posebej pregledati določeno revizijo ali integrirati spremembe.

Pogled na originalno besedilo je še manj potreben. Lahko si ogledate izvirno besedilo, da na kratko primerjate obe različici, na primer glede sloga ali dolžine, toda to je tudi vse. Torej vam ni treba aktivirati nobene od teh nastavitev, dokler je dejansko ne potrebujete. To lahko pomaga zmanjšati vaše frustracije s sledenjem spremembam.

4. Prilagodite barve in oznake

Ko več uporabnikov dela na Wordovem dokumentu in spreminja, funkcija Sledi spremembam poudari njihove popravke v različnih barvah. Najbolj moteča težava pri Sledi spremembam je pogosto privzeta rdeča barva njegovih oznak, še posebej, če prevladuje v besedilih z veliko revizijami.

Dobra novica je, da lahko spremenite to barvo. Pravzaprav lahko barvno kodirate vsak dokument, na katerem delate.

V Sledenje kliknite na Spremenite možnosti sledenja puščica. Videli boste nekaj osnovnih nastavitev, ki jih lahko spremenite, vendar za dostop do več možnosti kliknite Napredne možnosti. To bo odprlo okno, ki ponuja več načinov za sledenje spremembam.

Izberete lahko boljše barve za vstavljanje, brisanje, oblikovanje in drugo. Lahko celo spremenite način označevanja posamezne funkcije, od krepkega do dvojnega prečrtanega in simbolov. Poleg tega lahko prilagodite celo videz balonov. Jemljite navdih iz aplikacije za produktivnost z učinkovitim barvnim kodiranjem ali preprosto izberite barve, ki so prijetne za oči, ko uporabljate Sledenje spremembam.

Komentiranje je naslednji najboljši način za podajanje povratnih informacij o Microsoft Wordu poleg sledenja spremembam. Vendar pa lahko pretirana uporaba komentarjev naredi izkušnjo urejanja in branja prav tako osupljivo.

Tisto, kar poenostavi uporabo komentarjev poleg sledenja spremembam, je, da se vnaprej odločite, kako boste uporabili posamezno funkcijo. Ko gre za komentarje, jih lahko rezervirate za vprašanja avtorju ali ideje za izboljšanje besedila – stvari, ki jih ne morete povedati prek Sledi spremembam, ne da bi dodali več rdeče barve.

Poleg tega je najbolje, da označite samo besede, ki se nanašajo na vaše komentarje, ne celih odstavkov. Svoje komentarje lahko postavite samo na začetek ali konec poglavij.

Če imate težave z dokumentom, ki je preobremenjen z opombami in komentarji, poskusite raziskati možnosti, ki so na voljo v Prikaži komentarje spustni meni. Ta funkcija vam lahko pomaga organizirati komentarje na način, ki je za vas smiseln, ne glede na to, ali berete ali urejate besedilo.

Druga možnost je, če je dokument, ki ga popravljate, majhen, vendar imate veliko povedati, razmislite o obisku prazno stran na začetku ali koncu dokumenta in seznam povratnih informacij, ki bi jih dali v komentarje tam. To lahko storite tudi za posamezna poglavja. Orodje za komentiranje je bolj praktično, vendar ga lahko uporabljate, kot želite.

Ne oklevajte in postanite ustvarjalni s funkcijami, ki so vam na voljo, npr dodajanje številk vrstic programa Microsoft Word na besedilo in nato s sklicevanjem na določene vrstice v povratnih informacijah. Vzemite si čas, da se naučite vsega, kar ponuja ta programska oprema za obdelavo besedil, in ustrezno prilagodite vsako opravilo Sledenja spremembam.

7. Sprejmi ali zavrni skupine revizij

Kot pisec, ki pregleduje urednikove popravke, je pomembno, da skrbno razmislite o večini sprememb, tudi ko urejate sami.

Ko pa gre za manjše popravke, kot so popravki oblikovanja ali črkovanja, obstaja hitrejši način, da spremembe vključite ali se jih znebite. Preprosto izberite celoten odstavek, ga kliknite z desno miškino tipko in pojdite na katerega koli Sprejmi spremembo oz Zavrni spremembo. Vaša izbira bo vplivala na vse popravke v tem odstavku.

Lahko greste še dlje in integrirate revizije celotnega dokumenta. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete označeni odstavek in izberete puščico navzdol pod Sprejmi v orodni vrstici in nato Sprejmi vse spremembe. Takoj pod tem imate tudi možnost, da samodejno ustavite sledenje spremembam.

8. Prilagodite podokno za pregledovanje

Kot je bilo že omenjeno, lahko uporabite karkoli, kar bo izboljšalo vašo uporabniško izkušnjo s Sledenjem spremembam, vključno z dodatki za produktivnost za Microsoft Word. Vendar pa lahko celo preprosta preureditev postavitve vašega digitalnega delovnega prostora koristi vašemu delovnemu toku.

Podokno za pregled na Sledi spremembam je še en način za ogled vseh revizij, ne da bi vam onemogočile zaslon. Dokument lahko urejate brez oznak in pustite, da podokno ustvari preprost seznam sprememb. S klikom na puščico poleg Podokno za pregledovanje, ga lahko preklopite iz navpičnega v vodoravni položaj in nazaj.

Naj vam sledijo spremembe

Morda se na prvi pogled zdi zapleteno, vendar je Microsoftov program Track Changes pravzaprav zelo preprost in uporaben, ko se naučite podrobnosti. Ne glede na to, ali urejate ali prejemate spremembe, nastavite nastavitve za sledenje spremembam, preden začnete delati, da olajšate delo. Organizirajte, kako naj bodo oznake, komentarji in podokno za pregledovanje videti v besedilu in okoli njega.

Uporaba sledenja spremembam v programu Microsoft Word je enostavnejša, ko ustvarite postavitev in barvno shemo, ki vas motivira, namesto da bi vas pretirano spodbudila.