Kako uporabljati avtomatizacijo Airtable za enostavno vodenje projektov

Če nenehno iščete učinkovito orodje za vodenje projektov, ne iščite dlje kot Airtable. Platforma ponuja obilico funkcij za odlično vizualizacijo podatkov in poenostavljeno urejanje. Poleg tega lahko Airtable tudi avtomatizira opravila, kar zmanjša čas in trud, ki ga porabite za upravljanje podatkov.

Airtable avtomatizacije so odlične za izvajanje ponavljajočih se nalog, kot so vnos podatkov in posodobitve e-pošte. Oglejmo si vse vrste avtomatizacije, ki jih lahko dosežete z brezplačno različico Airtable.

Kaj so zračne avtomatizacije?

Zračna miza avtomatizacije so vnaprej določena zaporedja ali poteki dela, ki lahko znatno povečajo vašo produktivnost z avtomatizacija ponavljajočih se nalog. Zmanjšujejo stopnje napak pri ročnih procesih, hkrati pa vam prihranijo čas in trud pri ponavljajočih se nalogah.

V avtomatizaciji Airtable so trije glavni elementi:

• Sprožilec: To definira dogodek, ki sproži zaporedje avtomatizacije.
instagram viewer
• Konfiguracija sprožilca: To je stanje, pri katerem se sproži sprožilec. Tukaj bi morali definirati podrobnosti tabele in pogoje na ravni polja, s katerimi se mora zapis ujemati, da sproži dogodek.
• Dejanja: To definira dejanje ali zaporedje dejanj, ki naj se izvedejo, ko se sproži avtomatizacija.

Ko je avtomatizacija Airtable vklopljena, išče dogodke v vaši bazi, ki ustrezajo konfiguraciji sprožilca. Avtomatizacija se sproži šele, ko so izpolnjeni vsi pogoji sprožilca.

Kako ustvariti avtomatizacijo na Airtable

Če želite ustvariti avtomatizacijo, morate konfigurirati sprožilec in nabor dejanj, ki sledijo sprožilcu. Tukaj je opisano, kako nastavite avtomatizacijo na Airtable:

1. korak: Dodajte sprožilec

V zavihku Avtomatizacije kliknite Dodaj sprožilec. To vam pokaže seznam sprožilcev, med katerimi lahko izbirate. Seznam vključuje sprožilce znotraj vaše baze Airtable in zunanje integracije, ki lahko sprožijo dogodek, na primer dogodek, ustvarjen v Google Koledarju.

2. korak: Konfigurirajte sprožilec

Ko izberete sprožilec, si lahko ogledate in spremenite lastnosti sprožilca. Tukaj lahko izberete tudi spremembo vrste sprožilca.

Sprožilni dogodek boste nastavili glede na vrsto sprožilca. Na primer, če je tip sprožilca Ko zapis ustreza pogojem, boste morali poleg pogojev, ki jih mora zapis izpolnjevati, da sproži ta dogodek, določiti tabelo za spremljanje.

3. korak: Dodajte dejanje

Nato morate izbrati dejanje, ki ga želite izvesti. Tukaj imate več možnosti, od ustvarjanja in posodabljanja zapisov do pošiljanja e-pošte ali obvestil v zunanjih aplikacijah. Na primer,

4. korak: Konfigurirajte dejanje

Zdaj boste morali konfigurirati dejanje glede na izbrano dejanje. Na primer, če je dejanje Pošlji E-pošto, boste morali določiti prejemnike e-pošte, zadevo, vsebino in vse podrobnosti, ki jih želite vključiti v e-pošto.

5. korak: Dodajte dodatne pogoje ali dejanja

V svojo avtomatizacijo lahko uvedete dodatno logiko in dejanja na podlagi prejšnjih dejanj. To lahko storite tako, da po potrebi ponovite koraka 4 in 5.

6. korak: Preizkusite avtomatizacijo

Preden zaženete novo ustvarjeno avtomatizacijo, kliknite na Avtomatizacija testiranja da preverite, ali so bili sprožilec in dejanja pravilno nastavljeni.

7. korak: Vklopite avtomatizacijo

Avtomatizacijo lahko vklopite, ko ste prepričani v svojo nastavitev. Upoštevajte, da ko je avtomatizacija Airtable vklopljena, ne bo veljala za obstoječe zapise, ki ustrezajo konfiguraciji sprožilca.

Kako integrirati avtomatizacijo Airtable

Avtomatizacija Airtable ni omejena samo na ustvarjanje/posodabljanje osnovnih zapisov in pošiljanje e-pošte. Prav tako ga lahko integrirate z zunanjimi aplikacijami, kot so Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Preglednice, Outlookova e-pošta, Outlookov koledar, GitHub Issues, Facebook strani, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio in Hootsuite.

Tukaj je nekaj primerov uporabe za zunanje integracije avtomatizacije Airtable:

1. Pošljite sporočila sodelavcu na Slacku ko so dodeljeni zapisu: Sprožilec te avtomatizacije je Ko zapis ustreza pogojem, in pogoj je, da se prejemnik zapisa spremeni v danega uporabnika. Tako bo Airtable zagnal Slack > Pošlji sporočilo dejanje, če so prisotni vsi sprožilci. Konfigurirate lahko besedilo sporočila in prejemnike.
2. Dodajte vnos na seznam opravil, ko dogodek je ustvarjen v Google Koledarju: Tukaj je sprožilec Google Koledar > Ko je dogodek ustvarjen, in akcija je Ustvari zapis. Izberete lahko, kam naj gre nov zapis, in izpolnite podrobnosti zanj.
3. Dodajte opravljene naloge v Google Preglednico: Sprožilec tukaj je Ko zapis ustreza pogojem da se je statusno polje zapisa spremenilo v dokončano ali pa je zapis zdaj v filtriranem pogledu, ki prikazuje samo dokončana opravila. Akcija je Google Preglednice > Dodaj vrstico. Izberete lahko želeno Google tabelo, ki jo želite posodobiti, in polja, ki jih želite preseliti iz osnove v list.

Omejitve avtomatizacije Airtable

Čeprav so lahko avtomatizacije na Airtable zelo priročne, imajo nekatere omejitve. Za vsako osnovo Airtable imate lahko največ 50 delovnih tokov avtomatizacije, ne glede na to, ali so aktivni ali neaktivni. Vendar pa se lahko temu izognete tako, da združite več dejanj v eni avtomatizaciji.

Vsaka avtomatizacija Airtable ima lahko do 25 dejanj. Tudi to ni velika ovira, saj je izhod enega dejanja lahko vhod za drugo v istem delovnem toku. Poleg tega imajo avtomatizacije Airtable različne omejitve delovanja, odvisno od vašega načrta. To vključuje tako uspešne kot neuspešne vožnje.

Airtable hrani zgodovino vaših zagonov avtomatizacije s podrobnostmi o vsaki izvedeni avtomatizaciji. Obseg te funkcije je odvisen tudi od načrta vašega delovnega prostora.

Z brezplačno različico Airtable lahko samo pošiljanje samodejnih e-poštnih sporočil sodelavcem znotraj izbrane baze. Vendar pa lahko to konfigurirate za zunanje e-poštne naslove v drugih načrtih delovnega prostora.

Samo nove spremembe lahko sprožijo avtomatizacijo. Poleg tega je vredno omeniti, da integracije z Google Dokumenti, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center in Twilio niso na voljo v brezplačnem paketu.

Prihranite čas z avtomatizacijo Airtable

Avtomatizacije na Airtable so zmogljivi načini za optimizacijo procesov in zmanjšanje ročnega dela. S pravilno nastavitvijo delovnega toka si lahko povrnete več ur vsak teden v svoji rutini vodenja projektov.

Torej, ko boste naslednjič postavljali projekt, si vzemite čas in trud za nastavitev avtomatizacije Airtable, da se boste lahko sprostili in pustili, da naloge opravijo same.