9 neprofesionalnih napak pri gostovanju video klicev za službo

Mnogi strokovnjaki še vedno podcenjujejo virtualna srečanja. Pripravljajo se malo ali nič, saj se ti klici odvijajo prek platform za videokonference, poleg tega pa lahko izklopijo svojo kamero in mikrofon.

Čeprav so virtualni sestanki bolj priročni kot osebna srečanja, niso nič manj pomembni. Slaba pripravljenost lahko povzroči zamude, ovira sodelovanje ali zmede sporočila. Če želite zagotoviti profesionalne in učinkovite virtualne sestanke, upoštevajte te nasvete, ko gostite in se udeležujete video klicev za delo.

1. Spregledanje varnostnih ukrepov

Zanemarjanje ukrepov glede zasebnosti, preden se vključite v video klice, povezane z delom, je neprofesionalno in nevarno. Svoje sestanke boste ogrozili z vdori, kjer tretje osebe ugrabijo naključne videokonferenčne klice, npr. Zoom bombardiranje. Upoštevajte, da imajo vsiljivci različne motive. Nekateri so samo internetni troli, ki želijo motiti ljudi, drugi pa so izurjeni kibernetski kriminalci, ki izvajajo krajo podatkov.

Najboljši pristop je zaščita sestankov z:

• Nastavitev gesel: Nastavite edinstveno geslo za vsako srečanje – zagotovite, da ga pošljete udeležencem zasebno.
• Omogočanje čakalnic: Omogočili vam bodo pregled in potrditev udeležencev, preden se pridružite.
• Omejevanje udeležencev: Lažje je upravljati virtualne sestanke z omejenimi udeleženci.

Vredno je prebrati o načinih za ohranite svojo zasebnost nedotaknjeno pri uporabi platform za videokonference.

2. Med sestanki pustite vključen mikrofon

Ne puščajte mikrofona vklopljenega med videosestanki. Zaznal bo naključne zvoke bližnjih ljudi, vaših hišnih ljubljenčkov in delujočih naprav, kar bi lahko udeležence zdelo moteče. V hujših primerih lahko zvok z vašega konca preglasi glasove drugih.

Da zagotovite jasnost zvoka in glasu, preudarno uporabite funkcijo izklopa zvoka. Vklopite mikrofon, ko govorite, izklopite zvok, ko poslušate, in kliknite emojije na zaslonu, če želite prekiniti govorce.

Res je, da lahko vklapljanje in izklapljanje mikrofona postane moteče med dolgimi sestanki. Toda to je preprost, a učinkovit način, da izkažete spoštovanje do prispevkov drugih in pozornost med pogovori.

3. Nastavitev slabega ozadja za videoklic

Zaposleni bi morali najti urejeno, profesionalno ozadje za virtualne sestanke – to bo izboljšalo vtis, ki ga pustite na druge. Videli vas bodo kot organiziranega posameznika, ki je vedno na tekočem. Druga možnost je, da v neurejenem, umazanem okolju naletite na nekoga, ki komaj obiskuje spletne sestanke ali sodelovanja.

Seveda to ne pomeni, da bi morali v domači pisarni postaviti knjižnične police. Navadna, čista stena z minimalnimi ovirami je videti preprosta in minimalistična, poleg tega pa ne vključuje motečih elementov.

Če pa delate z omejenim prostorom, uredite ozadje. Recimo, da pogosto uporabljate Zoom. Lahko se pomikate po navideznih ozadjih Zooma ali zameglite okolico, tik preden se začne vaš klic Zoom. Morda se boste želeli tudi naučiti kako oblikovati lastno Zoom ozadje.

4. Uporaba funkcij zasebnega klepeta za osebne pogovore

Izogibajte se uporabi funkcije zasebnega klepeta v aplikacijah za videokonference za osebne pogovore, zlasti ko delite stvari, ki niso povezane z delom. Obstaja možnost, da bodo vaši nadzorniki videli ta sporočila. Čeprav gostitelji ne morejo videti zasebnih klepetov v realnem času, jih nekatere aplikacije prikažejo v zapisih sestankov po klicu. Varno je domnevati, da imajo delodajalci popoln nadzor nad računi, ki jih zagotovi podjetje.

A tudi če vaši menedžerji zasebnih pogovorov ne pregledajo ročno, je podcenjevalno komentiranje med službenimi klici neprimerno. Lahko bi bili kaznovani, če kdo vidi vaša sporočila. Osredotočite se na vzdrževanje spoštljivega in produktivnega vzdušja – prihranite svoje šale za ustrezne kanale.

5. Udeležba na spletnih sestankih v neprimernih nastavitvah

Medtem oddaljeni in hibridni modeli dela nudijo prilagodljivost, bi se morali še vedno udeleževati virtualnih srečanj v ustreznih nastavitvah. Nehajte sodelovati v službenih pogovorih med vožnjo, potovanjem ali jedjo. Z naključnimi, nespametnimi odzivi, ko je vaša pozornost razdeljena, boste samo zmotili druge.

Najboljši pristop je, da sporočite svojo situacijo. Bodisi prestavite sestanke na svojo naslednjo razpoložljivost ali pa se popolnoma odjavite od sodelovanja – oboje je bolj primerno, kot da se jim pridružite in se pretvarjate, da ste prisotni. Če doma nimate ustreznega okolja za vodenje klicev, lahko razmislite tudi o pridružitvi coworking prostoru. Če to storite, se prepričajte, da ste pred izbiro coworking prostora upoštevajte različne dejavnike.

Pred odhodom na dopust napišite profesionalno e-pošto OOO po meri. Poskrbite, da vaši sodelavci vedo, na koga se lahko obrnete za nujne zahteve in sporočila, sicer vam bodo prekinili odmor.

6. Pozna pridružitev spletnim sestankom

Točnost je pomembna tako za osebna kot za virtualna srečanja. Prepozno sprejemati klice in povzročati zamude je nespametno. Zapravili boste čas vseh, ki čakajo na vas.

Poleg tega večina videokonferenčnih aplikacij prikaže opozorila, ko uporabniki vstopijo ali zapustijo sobo, kar bi lahko druge motilo. Kot primer vzemite Zoom. Ustvarja glasne zvoke mehurčkov vsakič, ko se nekdo pridruži klicu – ne morete se kar tako prikrasti na sestanke neopaženi. Morda celo prekinete tok misli glavnega govorca.

Da bi se izognili tem zamudam, načrtujte opomnike v koledarskih aplikacijah. Nastavite alarme, da se sprožijo pet minut pred sestanki, nato pa jih sinhronizirajte v vseh svojih službenih in osebnih napravah.

7. Vaše naprave ni uspelo pripraviti za skupno rabo zaslona

Vnaprej pripravite svoje naprave, če boste za službeni klic uporabljali funkcijo skupne rabe zaslona. V idealnem primeru bi morali počistiti vse mape, po katerih se boste pomikali. Skrijte zaupne datoteke, osebne datoteke in neprimerno vsebino, med drugimi predmeti, ki niso povezani z delom, za brezhibne predstavitve. Nič ni bolj neprijetno kot to, da vaši sodelavci vidijo nekaj zasebnega.

Strokovnjaki, ki pogosto izvajajo predstavitve, bi morali zahtevati določene delovne naprave; drugače boste izgubljali čas z brisanjem in obnavljanjem datotek.

8. Ne razmišljajte o svojem videzu

Nehajte domnevati, da virtualna srečanja niso obvezna kamera. Vaši poslovni partnerji ali nadrejeni vas lahko občasno prosijo, da prižgete kamero – pazite na svoj videz. Umijte si obraz, počešite lase in si nadenite zgornji del, primeren za delo. Prav tako postavite kamero blizu vira svetlobe, tako da bo vaš obraz jasen in viden.

9. Brezskrbno zapletanje v priložnostni pogovor

Za zaposlene je običajno, da se pogovarjajo, medtem ko čakajo, da se drugi udeleženci pridružijo službenim klicem. Prijetnosti prekinejo neprijetno tišino pred začetkom srečanja. Čeprav lahko nekoliko izpostavite teme, ki niso povezane z delom, se omejite na komentarje, ki so primerni za delo. Ne bodite preveč navdušeni samo zato, ker so na klicu tudi vaši prijatelji. Predstavljajte si, kako nerodno bi bilo, če bi se vam nenadoma pridružili vaši poslovni partnerji, stranke, sodelavci in nadrejeni.

Če gostite klic, omogočite čakalnico, da boste lahko pregledali udeležence in druge uporabnike obvestili. Prepričajte se, da se vsi zberejo, preden spustite ljudi z avtoriteto. Medtem naj bodo udeleženci pozorni na zvočna obvestila za nove udeležence.

Gostite službene klice kot poslovni strokovnjak

Ker bo vse več podjetij sprejelo hibridno delo in delo na daljavo, bodo virtualni sestanki postopoma postali norma. Nehajte jih obravnavati manj kot osebna srečanja. Na videz manjše napake, kot je izklop fotoaparata, neurejen videz in uporaba neurejenega ozadja, so neprofesionalne. Vaša nepripravljenost bi lahko sčasoma užalila sodelavce.

Ustvarite preprosto rutino, preden skočite na video klice. Preoblečite se v delovna oblačila, preizkušajte svoje naprave in nastavite spodobna ozadja.