Osnove uporabe polj v Airtable

Med številnimi orodji za produktivnost je Airtable vedno bolj priljubljen in z dobrim razlogom.

Airtable je edinstvena kombinacija funkcionalnosti preglednice, gostote informacij baze podatkov in zaradi raznolikosti njegovih različnih pogledov je postalo privlačno za mnoge kot sestavni del njihove produktivnosti arzenal.

Torej, kje začeti, ko ste pravkar postavili svojo prvo bazo? Vzemite si nekaj časa, da raziščete različne možnosti in ugotovite, kako lahko najbolje ustrezajo vašim potrebam.

Kaj so polja v Airtable?

Če želite uporabite Airtable za upravljanje projektov, organizirati podatke ali slediti opravilom, se boste morali seznaniti s polji Airtable, da boste kar najbolje izkoristili Airtable.

Polja so temelj upravljanja podatkov v Airtable, saj služijo kot vsebniki za informacije, formule in oblikovanje. Vsako polje zaseda svoj stolpec v privzetem mrežnem pogledu vaše nove baze. Polja veljajo na enak način za vsak zapis v vaši tabeli. Ne morete določiti različnih stilov oblikovanja za vsako celico, kar se lahko zdi omejujoče uporabnikom čistih preglednic.

Vendar pa lahko imate več pogledov mreže in tabel v kateri koli bazi, po potrebi skrijete polja in celo povežete informacije med tabelami. Kompromisi se na začetku morda zdijo omejevalni, vendar se bo to morda spremenilo, ko se boste seznanili z Airtable.

Vloga primarnega polja v zračni mizi

Ko začnete z novo bazo, boste opazili, da so nekatera polja že v vaši prvi tabeli. Polje skrajno levo je posebej poudarjeno in zaklenjeno na levo stran. To je primarno polje in ima pomembno vlogo kot edinstveni identifikator za vaš zapis – skoraj kot naslov, pod katerim so vse vaše druge informacije.

Primarno polje se uporablja kot naslov zapisa čez Pogledi z zračne mize in na številnih drugih mestih, kot je ime vsake kartice v pogledu Kanban ali referenčno ime v povezanih zapisih. Primarno polje je privzeto enovrstično besedilno polje. Kljub temu glede na Podporna dokumentacija Airtable, lahko po potrebi spremenite primarno polje v več drugih vrst polj.

Kako dodati novo polje v Airtable

Obstajata dva načina za dodajanje polja v Airtable; prva metoda je prek mrežnega pogleda Airtable. Poleg glav vaših obstoječih polj boste videli glavo z znakom plus. Če kliknete ta znak plus, se odpre meni, ki prikaže vsa razpoložljiva polja. Izberite vrsto polja, sledite dodatnim navodilom za nastavitev polja in kliknite Ustvari polje.

Drugi način dodajanja polja je znotraj katerega koli posameznega zapisa v vaši bazi, do katerega lahko dostopate v večini pogledov s klikom na zapis. Kliknite na dnu zapisa V to tabelo dodajte novo polje.

Pojavi se pojavno okno, ki vam omogoča, da v zapis dodate novo enovrstično besedilno polje. Vnesite ime za polje in po potrebi uporabite spustni meni za izbiro, da spremenite vrsto polja. Sledite morebitnim dodatnim prikazanim navodilom za nastavitev polja in kliknite Shrani.

Ne pozabite, da dodajanje novega polja doda vsakemu zapisu v vaši tabeli, tako da boste verjetno našli stolpec, poln praznih prostorov, ko boste naslednjič vstopili v mrežni pogled te tabele.

1. Polja za vnos besedila

V Airtable obstaja več formatov besedila z ustreznimi vrstami polj. Privzeto enovrstično besedilno polje je najosnovnejše polje in je primerno za jedrnate deskriptorje. Če morate vnesti več, razmislite o polju z dolgim ​​besedilom, ki omogoča vnos do 100.000 znakov besedila, prelome vrstic in oblikovanje obogatenega besedila, ko ga preklopite.

Polje Datum omogoča ročni ali koledarski vnos datuma in ure. Poleg tega obstaja veliko drugih specializiranih polj, kot so telefonska številka, e-pošta, URL, številka, valuta, trajanje in odstotek. Vsako polje je zasnovano za shranjevanje in oblikovanje ustreznih vrst podatkov.

2. Polja, ki temeljijo na izbiri

Airtable ponuja več polj na podlagi izbire različnih možnosti. To so uporabni načini za kategorizacijo vaših zapisov, spremljanje opravil ali sledenje procesu.

Polje Potrditveno polje vašim zapisom preprosto doda potrditveno polje, ki ga je mogoče klikniti. Polje Ocena doda vizualni sistem razvrščanja od ene do desetih točk, ki je privzeto nastavljen na pet zvezdic. Polji za eno izbiro in več izbir omogočajo spustne menije za kategorizacijo, pri čemer slednja omogoča več izbir za en zapis.

3. Polja za iskanje in štetje

Polji Lookup in Count prikazujejo najbolj značilno funkcionalnost Airtable: njeno zmogljivo sposobnost povezovanja in interakcije z različnimi nizi podatkov prek modela relacijske baze podatkov.

Polje Povezava do zapisa povezuje zapise v tabelah in ustvarja bogate plasti povezanih informacij. Na podlagi tega vam polje Rollup omogoča ustvarjanje izračunov in povzetkov na podlagi polj znotraj povezanih zapisov.

Polje Število omogoča štetje števila zapisov, povezanih s poljem Povezava do zapisa. Polje za iskanje pridobi podatke iz povezanih zapisov, kar olajša izmenjavo informacij med tabelami brez redundance.

Airtable vključuje nabor polj, ki shranjujejo metapodatke o vaših zapisih. Ta polja so neprecenljiva, ko delate s pogosto spreminjajočimi se velikimi podatki.

Polji Čas ustvarjanja in Čas zadnje spremembe spremljajo, kdaj so bili zapisi ustvarjeni ali nazadnje urejeni. Ustvaril in nazadnje spremenil identificirata posamezne uporabnike, ki so odgovorni za ta dejanja. Izberete lahko posebne pogoje, pod katerimi se to polje po potrebi posodobi.

Polje Samodejno oštevilčevanje dodeli zaporedno številko zapisom, kar ponuja dosleden sistem oštevilčevanja v celotni tabeli. Medtem ko Airtable sam oštevilči vaše zapise na skrajnem levem robu pogleda mreže, to oštevilčenje šteje le število vidnih zapisov

5. Druga polja Airtable

Poleg zgornjih področij ponuja Airtable tudi nekaj značilnih področij, ki delujejo v svoji ligi. Polje Formula prinaša eno najbolj uporabnih funkcij preglednice v vašo bazo. To polje vam omogoča izvajanje izračunov, ustvarjanje sestavljenih podatkov in gradnjo funkcionalnosti, ki temelji na logiki.

Če ste navajeni na orodja, kot je Microsoft Excel, boste že vedeli, kako deluje polje Formula, vendar boste morda želeli prebrati kako uporabljati formule v Airtable da zagotovite, da kar najbolje izkoristite zmogljivosti tega področja.

Polje Uporabnik vam omogoča, da v zapis dodate nekoga, ki uporablja Airtable, tako da izberete njegovo ime s spustnega seznama ali ga povabite v bazo po e-pošti. Nekatere funkcije tega polja bodo morda zahtevale enega od plačljivih paketov Airtable.

V polju črtne kode so shranjene črtne kode in kode QR, skenirane prek mobilnih aplikacij Airtable. Nazadnje, polje Gumb vam omogoča, da svojim zapisom dodate prilagodljive gumbe, s katerimi si lahko ogledate predogled spletnih strani, zaženete skripte, naložite razširitve Airtable po meri in drugo.

Organizirajte, komentirajte in bodite bolj produktivni s polji v Airtable

Polja vam pomagajo kar najbolje izkoristiti podatke v vaši bazi Airtable in so prehod do sprostitve celotnega potenciala Airtable za vaš potek dela. Ne glede na to, ali shranjujete informacije, pridobivate nove vpoglede ali ustvarjate prilagojene poteke dela, je Airtable vsestransko orodje, ki vam pomaga pametneje delati.

Če naletite na vrsto polja, ki ga še niste uporabljali, ne oklevajte in preizkusite in preverite, ali lahko izboljša vaše procese.