Želite narediti več s svojimi projekti? Naučite se uporabljati Airtable za učinkovito vodenje projektov.
Ali imate pravo orodje za vodenje projektov? Vodenje velikih projektov zahteva veliko truda, da so informacije vedno ažurne in da so vsi na istem. Če želite učinkovito upravljati in nadzirati svoj projekt, je Airtable odlična platforma za razmislek.
Airtable je izjemno bogata in uporabniku prijazna platforma, ki združuje kompleksnost orodij za vodenje projektov s preprostostjo preglednic. Tukaj je opisano, kako lahko začnete uporabljati Airtable za učinkovito vodenje projektov.
1. korak: Postavitev vaše baze
V Airtable lahko imate ločeni delovni prostori za različne projekte in več baz podatkov v vsakem delovnem prostoru. Baze podatkov v Airtableu se imenujejo Baze. Baze znotraj delovnega prostora so lahko med seboj tudi povezane, da poenostavite podatke znotraj vsake baze.
Tukaj je opisano, kako nastavite vaš Airtable base:
- Enkrat ti prijavite se v svoj račun Airtable, lahko začnete v svojem privzetem delovnem prostoru ali ustvarite nov delovni prostor, ki ga lahko delite s svojimi sodelavci. Če želite ustvariti nov delovni prostor, samo kliknite Ustvarite delovni prostor in poimenujte svoj delovni prostor.
- Pojdite na želeni delovni prostor in kliknite Ustvarite bazo za nastavitev vaše nove baze podatkov.
- Kliknite na naslov baze (ki je privzeto "Baza brez naslova"), da jo preimenujete. Tu lahko tudi prilagodite videz strani.
- Zdaj lahko uvozite obstoječe podatke v svojo tabelo, uporabite predlogo Airtable ali ustvarite svojo tabelo iz nič.
- Airtable privzeto že doda nekaj polj za lažji začetek. Če želite urediti ta polja, dvokliknite na ime polja. To vam omogoča, da spremenite ime in vrsto polja.
- Če želite dodati več polj, kliknite na + v glavi tabele. Izberite želeno vrsto polja, vnesite ime polja, nastavite konfiguracijo in kliknite na Ustvari polje.
- Ko dodate vsa potrebna polja, je vaša zbirka podatkov pripravljena! Stolpce lahko tudi povlečete in spustite glede na to, kako jih želite razporediti.
Če Airtable uporabljate prvič, vam orodje ponuja odličen potek, ki vam bo pomagal pri postavitvi vaše prve baze.
2. korak: Ustvarjanje in prilagajanje pogledov
Airtable je resnično spremenil enostavnost pregledovanja podatkov. Konfiguracije ogledov, kot so mreža, koledar, galerija, obrazec, kanban itd., ponujajo edinstvena sredstva za interakcijo s podatki. Airtable vam omogoča ustvarjanje do 1000 ogledov na mizo.
Pogled Airtable nastavite tako:
- Airtable privzeto ustvari mrežni pogled za vašo mizo. Ustvarite lahko tudi dodatne mrežne poglede ali druge poglede z različnimi konfiguracijami.
- Pod Ustvari ... kliknite na želeno vrsto pogleda, da ustvarite nov pogled.
- V novo ustvarjenem pogledu lahko prilagodite polja, ki si jih želite ogledati, filtrirate zapise na podlagi nekaterih kriterijev in tudi razvrstite zapise po svojih potrebah.
3. korak: Dodajanje in upravljanje sodelavcev
Na Airtable lahko dodate člane ekipe/sodelavce v svoj celoten delovni prostor kot tudi v posamezne baze. To pomaga zagotoviti, da so vsi, ki delajo na projektu, na isti strani, z jasnim pregledom skupnih informacij, nalog, časovnic itd.
Tukaj je opisano, kako dodate sodelavce v svoj delovni prostor Airtable:
- Pojdite na domačo stran Airtable in izberite delovni prostor.
- Kliknite na Deliti in dodajte svoje sodelavce prek e-pošte.
- Vaši sodelavci bodo prejeli e-poštno povabilo, da se pridružijo vašemu delovnemu prostoru. Ko bodo sprejeli povabilo, bodo lahko dostopali do vseh baz znotraj skupnega delovnega prostora.
Tukaj je opisano, kako dodate sodelavce svoji bazi Airtable:
- Pojdite do svoje baze Airtable.
- Kliknite na Deliti in dodajte svoje sodelavce prek e-pošte.
- Vaši sodelavci prejmejo e-poštno povabilo, da se pridružijo vaši bazi. Ko sprejmejo povabilo, bodo lahko dostopali le do podatkov v skupni bazi.
Ko se vaši sodelavci pridružijo, lahko kliknete na Deliti znova, da si ogledate seznam sodelavcev in uredite dovoljenja za dostop.
Znotraj baze lahko s tipom polja »Uporabnik« v posamezne zapise dodate svoje sodelavce. To ima tudi funkcijo obveščanja, ki obvesti sodelavca z e-pošto, kadar koli je dodeljen zapisu.
Druge uporabne lastnosti Airtable
Zgoraj omenjeni koraki bi morali zadostovati za začetek vodenja projektov in sodelovanja z uporabo Airtable. Če želite nadgraditi svojo igro Airtable, si lahko ogledate tudi naslednje funkcije, ki bodo zagotovo izboljšale vašo izkušnjo vodenja projektov:
1. Vmesniki
Z Airtable's Interface Designer lahko ustvarite izkušnjo po meri za vas in vaše člane ekipe. Orodje omogoča prilagodljivost vizualizacije in urejanja zapisov na prilagojene načine brez ogrožanja celovitosti osnovnih pogledov.
Lahko ga uporabite za ustvarjanje edinstvene projektne nadzorne plošče ki vam pokažejo točno tisto, kar želite videti, na način, kot ga želite videti.
2. Avtomatizacije
Airtable Automations pomaga pri avtomatizaciji ponavljajočih se opravil, kot je pošiljanje e-pošte, posodabljanje zapisov itd. S to funkcijo lahko svojo bazo integrirate tudi z zunanjimi aplikacijami, kot sta Outlook in Google Preglednice, za samodejno izvajanje določenih nalog.
Airtable ima tudi funkcijo ustvarjanja povezanih baz, tj. baz, ki delujejo skupaj s povezovanjem podobnih polj med tabelami. To pomaga zagotoviti, da so vaši podatki vedno posodobljeni v tabelah, s čimer se povečata jasnost in preglednost.
4. Skupna raba samo za branje
Zmožnost skupne rabe samo za branje Airtable vam omogoča skupno rabo podatkov iz izbranih pogledov z zunanjimi uporabniki. Teh uporabnikov ni treba dodati kot sodelavce v vašo bazo in bodo lahko videli zapise le na podlagi načina, kako ste konfigurirali skupni pogled.
5. Funkcija formule
Podobno kot programska oprema za preglednice, kot sta Microsoft Excel in Google Sheets, ima tudi Airtable možnost ustvarjanja izračunanih podatkov. Ustvarite lahko polje z vrsto "Formula" in nastavite želeno formulo in pravila oblikovanja za izvajanje česarkoli, od preproste aritmetike do kompleksne analize podatkov.
Izboljšajte svoje projektno vodenje z Airtable
V okoljih s hitrim tempom je ključnega pomena, da imate v danem trenutku jasnost glede svojega projekta. Zato potrebujete pravo orodje za poenostavitev stvari za vse vpletene in Airtable zagotovo ustreza temu.
Uporabniku prijazen, barvit vmesnik Airtable olajša nastavitev projektne baze podatkov v nekaj minutah. Platforme, kot je Airtable, so nujne za produktiven, sodelovalen in učinkovit delovni prostor.
