10 osnovnih veščin, ki jih potrebujete za upravljanje katere koli datoteke PDF

PDF se uvršča med najpogosteje uporabljene formate datotek za dokumente, od življenjepisov in uradnih obrazcev do e-knjig. Kljub temu je bistvenega pomena, da imate osnovne veščine pri ravnanju s PDF-ji. Spodaj bomo z vami pregledali nekaj ključnih.

1. Spremenite besedilo v PDF

Ena izmed najbolj frustrirajočih stvari pri uporabi PDF-ja je, ko ga morate urediti ali posodobiti. To se lahko zgodi, ko ljudje pretvorijo datoteko Excel, Word ali PowerPoint v PDF, preden vam jo pošljejo.

PDF-jev privzeto ne morete spreminjati, razen če imate izvirno datoteko v obliki, ki jo je mogoče spreminjati, in jo tam uredite, preden jo ponovno pretvorite v PDF. Stvari postanejo zapletene, če nimate izvirne datoteke.

Na srečo obstaja nekaj rešitev za premagovanje te frustrirajoče omejitve. Ker je Adobe ustvaril PDF, je logično, da imajo orodje za urejanje. Vendar pa boste za urejanje PDF-ja potrebovali polno različico programa Adobe Acrobat. Če ga imate, lahko uredite PDF na naslednji način:

1. Kosilo Akrobat in odprite datoteko.
2. Kliknite na Uredi PDF orodje v desnem podoknu.
3. Uporabite orodja za urejanje Acrobat za dodajanje in urejanje besedila, vključno s spreminjanjem pisav besedila.
4. Ko končate, kliknite Shrani.

Če nimate dostopa do Adobe Acrobat, lahko uporabite Adobejev brezplačni spletni urejevalnik PDF. Če se vam zdijo njegove funkcije omejene, lahko poskusite tudi z drugo programsko opremo, kot je PDFelement. Druga možnost je preoblikovanje PDF-ja v format, ki ga je mogoče urejati, kot je Wordov dokument. Ko opravite potrebne popravke, ga znova pretvorite v PDF.

2. Shranite določeno stran

Večina datotek PDF vsebuje veliko strani. Če potrebujete le nekaj strani iz datoteke, jih lahko izvlečete in shranite kot nov PDF. Če uporabljate Mac, lahko dodajte, odstranite ali izvlecite strani iz datoteke PDF s funkcijo Predogled. Storiti to:

1. Odprite PDF s predogledom. Prepričajte se, da je stranska vrstica prisotna. To storite tako, da obiščete Pogled > kljukica Vedno pokaži stransko vrstico.
2. Izberite strani, ki jih želite ekstrahirati. Control-klik in izberite Izvozi kot v kontekstualnem meniju.
3. Vnesite ime datoteke in kam jo želite shraniti. Kliknite Shrani.

Če ste uporabnik sistema Windows:

1. Odprite datoteko. Izberite mapa > Tiskanje.
2. Izberite strani, ki jih želite shraniti, tako da vnesete strani. Če strani niso zaporedne, jih ločite z vejicami (npr. 2, 5, 7 ).
3. Kliknite PDF > izberite Shrani kot PDF iz spustnega menija.
4. Izberite Shrani.

3. Pretvarjanje datotek PDF

Datoteke PDF lahko pretvorite v formate, kot so TXT, HTML, DOCX, in vrste slikovnih datotek, kot sta PNG in JPG. Na namizju lahko to storite na veliko načinov. Za pretvorbo PDF-ja v različne vrste slikovnih datotek lahko na primer uporabite Predogled v računalniku Mac:

1. Odprite datoteko PDF v predogledu.
2. Izberite mapa > Izvozi. V spustnem meniju zraven izberite želeno obliko Oblika. Lahko pritisnete Možnost da si ogledate več možnosti formata datoteke.

Ker Windows nima protipostavke za predogled, je treba uporabiti rešitev Adobejev brezplačni pretvornik PDF ali aplikacije tretjih oseb. Lahko tudi uporabite Google Drive za pretvorbo PDF-ja v Word.

4. Shranite spletne strani kot datoteke PDF

Shranjevanje spletnih strani kot datotek PDF je priročno, ko pričakujete, da boste brez internetne povezave, vendar še vedno potrebujete dostop do določenih spletnih strani. K sreči vam večina brskalnikov omogoča shranjevanje spletnih strani kot datotek PDF.

Če uporabljate Google Chrome, pritisnite Ctrl + P na Windows oz Cmd + P na Macu. Prepričajte se, da ste izbrali Shrani kot PDF kot Destinacija in pritisnite Shrani.

Medtem obstajajo več načinov za shranjevanje spletnih strani kot datotek PDF v brskalniku Safari, odvisno od vaših želja. Najlažji način za shranjevanje spletne strani kot PDF v brskalniku Safari je uporaba naslednje metode:

1. Odprite spletno stran, ki jo želite shraniti v brskalniku Safari.
2. Kliknite na mapa meni.
3. Izberite Izvozi kot PDF ...
4. V pogovornem oknu vnesite ime za datoteko PDF in izberite mesto za shranjevanje.
5. Kliknite na Shrani gumb.

Lahko ga tudi shranite v Pogled bralnika da odpravite nepotrebno spletno navlako ali ga shranite točno tako, kot je videti v brskalniku.

5. Ustvarite portfelj PDF

Ker datoteka PDF podpira široko paleto vrst datotek, lahko ustvarite portfelj PDF, da združite različne vrste datotek v eno samo integrirano enoto PDF. Portfelj PDF omogoča, da datoteke ohranijo svojo individualno identiteto, vendar so zbrane v eni sami datoteki PDF.

V portfelju PDF lahko odprete, formatirate in uredite vsako sestavno datoteko neodvisno od drugih datotek v portfelju. Ko urejate datoteko, ki ni PDF, se datoteka, recimo preglednica, odpre v izvorni aplikaciji iz vašega portfelja PDF. Nato shrani vse spremembe, ki jih naredite v svojem portfelju.

Opozorilo je, da lahko to storite samo v programu Adobe Acrobat. Druga podobna orodja vključujejo Nitro PDF Editor in PDFelement. Če imate na namizju Adobe Acrobat, portfelj PDF naredite takole:

1. Odprto Akrobat > mapa > Ustvari.
2. Izberite PDF portfelj.
3. Povlecite datoteke v pogovorno okno ali kliknite Dodaj datoteke in izberite med razpoložljivimi možnostmi.
4. Kliknite Ustvari.
5. Preuredite in odstranite datoteke tako, da premaknete sličice datotek v levem podoknu.

6. Združi PDF-je

Če nimate težav s pretvorbo vseh datotek v PDF, lahko uporabite Adobe Acrobat Združite datoteke orodje. To pretvori vse druge vrste datotek v PDF in jih združi. Če nimate programa Adobe Acrobat, obstajajo rešitve. Slike in datoteke PDF na vašem Macu lahko združite v en sam PDF.

Če želite to narediti, izberite elemente, dvokliknite, da si ogledate kontekstualni meni, in izberite Hitra dejanja > Ustvari PDF. Vendar to ne deluje, če dodate Wordove dokumente in preglednice. Če nameravate dodati te vrste datotek, jih morate najprej pretvoriti v PDF, preden jih združite.

Uporabite lahko tudi Adobejevo brezplačno orodje za združevanje datotek PDF.

7. Zavrtite in obrežite strani PDF

Včasih določen pogled (pokončno ali ležeče) bolje ustreza besedilu v dokumentu PDF. Pogled besedila lahko preprosto spremenite tako, da zasukate stran ali celoten dokument. Na srečo ima večina bralcev PDF to funkcijo. Preprosto odprite dokument z bralnikom in poiščite Zasukaj možnost.

Če uporabljate Adobe Acrobat, lahko pritisnete Shift + Ctrl + plus (+) za vrtenje v smeri urinega kazalca in Shift + Ctrl + minus (-) za vrtenje v nasprotni smeri urinega kazalca. Druga možnost je, da poskusite Adobejevo brezplačno orodje za vrtenje PDF.

V Macu lahko uporabite Predogled za obračanje strani iz datoteke PDF. Odprite datoteko PDF v predogledu, v stranski vrstici izberite določene ali vse strani in kliknite Orodje za vrtenje v orodni vrstici.

8. Uredite zaupne informacije

Ena napaka, ki jo naredi veliko ljudi, ko poskušajo zaščititi občutljive podatke v delih dokumentov (kot je licenca številke in kontaktne podatke) uporabite orodje za označevanje in narišete črn pravokotnik s polnim polnilom njim.

Najboljši način za pokritje teh informacij je z orodjem za urejanje, ki je prisotno v večini programske opreme PDF. Namesto prekrivanja besedila ali slik zamenjajo izbrana območja slikovno piko za slikovno piko s polnilom za redigiranje.

9. Zaščitite PDF-je z geslom

Datoteke PDF zelo olajšajo skupno rabo, vendar tvegate, da bi prišli v napačne roke. Zaščita vaših datotek PDF z geslom šifrira vsebino vašega dokumenta in od prejemnikov zahteva, da vnesejo geslo, preden pridobijo dostop.

Tako kot večina zgoraj omenjenih funkcij tudi večina bralcev PDF omogoča dodajanje gesla dokumentu. Če nimate bralnika PDF, lahko uporabite Adobejevo brezplačno orodje za zaščito PDF z geslom oz ustvarite z geslom zaščiten PDF v Wordu.

10. Dodajte vodne žige

Dodajanje vodnih žigov vašim datotekam PDF je najpreprostejši način za zaščito vaše intelektualne lastnine. Prav tako obvešča ljudi o tem, ali je dokument izvirnik ali kopija. Če jih dodate, lahko delujejo tudi kot "žigi" in povečajo prepoznavnost blagovne znamke.

Večina bralcev PDF zahteva, da za to funkcijo odštejete nekaj denarja. Na srečo obstajajo brezplačni načini za dodajanje vodnega žiga vašim datotekam PDF na spletu.

Obvladajte svoje PDF-je

S pravimi orodji in tehnikami, od urejanja do varovanja, lahko preprosto krmarite in optimizirate dokumente PDF. Izkoriščanje teh veščin lahko pomaga povečati vašo učinkovitost in produktivnost, ko gre za upravljanje digitalnih dokumentov.