7 bistvenih Excelovih funkcij za lastnike malih podjetij

Excel je močno orodje za upravljanje vaših financ kot lastnika malega podjetja. Njegov arzenal orodij za obdelavo podatkov vam lahko prihrani čas in trud pri spremljanju vaših stroškov, prihodkov in drugih finančnih podatkov.

Funkcije so hrbtenica Excela in vir njegovih superzmoči. Če ste novi v Excelu, je tukaj nekaj bistvenih funkcij, ki bi se jih morali naučiti za učinkovito upravljanje financ.

1. SUM

SUM je morda najpogosteje uporabljena funkcija v Excelu in je še bolj uporabna v financah. Omogoča vam, da seštejete obseg celic in dobite skupno.

=SUM(values)

Vrednosti lahko posredujete neposredno funkciji SUM ali pa jih imenujete celice in obsegi.

S funkcijo SUM lahko na primer seštejete skupno prodajo vsakega artikla v določenem obdobju.

=SUM(D2:D8)

V tem primeru D2:D8 je obseg celic, ki vsebuje prodajno vrednost, ki jo želite dodati. Funkcija SUM vzame vse vrednosti v tem obsegu in izračuna skupno prodajo vseh artiklov.

2. POVPREČJE

Funkcija AVERAGE je še ena uporabna funkcija pri delu s številkami. AVERAGE izračuna povprečno vrednost obsega celic.

=AVERAGE(range)

Na primer, lahko uporabite funkcijo AVERAGE za izračun povprečne cene za različne artikle.

=AVERAGE(B2:B8)

V tej formuli je B2:B8 je obseg celic, ki vsebujejo cene izdelkov, za katere želite izračunati povprečje. Funkcija AVERAGE bo izračunala povprečno vrednost vseh števil v tem obsegu in izpisala povprečno ceno artikla.

3. ŠTEJTE

Funkcija COUNT prešteje število celic, ki vsebujejo številsko vrednost.

=COUNT(range)

S to funkcijo lahko dobite število artiklov, ki so bili razprodani. Če je število prodaj artikla prazno ali ni številčno, ga COUNT ne bo štel.

=COUNT(C2:C8)

V tem primeru COUNT pregleduje prodajo v C2:C8 in vrne število artiklov s prodajo. Izdelek A in izdelek D nimata razprodaj, zato ju COUNT izpusti.

Nič je tudi število in COUNT jo bo vključil v svoj izhod. Posledično ta nastavitev deluje le, če za artikle brez razprodaj ne vnesete ničle in jih pustite prazne. Ti lahko uporabite COUNTIF in COUNTIFS za določitev pogojev po meri za celice, ki jih želite prešteti.

4. COUNTIF

COUNTIF je naprednejša različica COUNT. Če COUNT šteje le celice s številskimi vrednostmi, COUNTIF šteje celice, ki izpolnjujejo določen pogoj.

=COUNTIF(range, criteria)

V tej sintaksi obseg je obseg, kjer želite, da COUNTIF išče vrednosti, ki ustrezajo merila.

Za štetje artiklov, ki so bili prodani nad določeno količino, lahko uporabite COUNTIF.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

V tem primeru COUNTIF pregleda prodajo v D2:D8 in vrne število predmetov, ki so bili prodani v vrednosti 600 USD ali več.

5. ČE

Funkcija IF preizkusi pogoj in vrne vrednost na podlagi rezultata preizkusa. Izhode po meri lahko nastavite za oba izida testa.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

V sintaksi, logični_izraz je pogoj, ki ga želite preizkusiti. IF se bo vrnil izhod_če_true oz izhod_če_napačen, odvisno od rezultatov testa. Ti lahko ugnezdi več funkcij IF eno v drugo določiti različne pogoje.

S funkcijo IF lahko na primer preverite, ali je določen artikel dosegel prodajni cilj, in na podlagi rezultata vrnete sporočilo.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

V tej formuli je D2 je celica s skupno prodajo artikla in E2 je celica s ciljno prodajo tega artikla. Če je vrednost v D2 večja ali enaka E2, se vrne funkcija IF Target Met. Če je vrednost v D2 manjša od E2, se vrne funkcija IF Cilj ni uspel.

Ročico za samodejno izpolnjevanje lahko povlečete čez preostale celice, da jih zapolnite. Za nadaljnji poudarek lahko uporabite pogojno oblikovanje v Excelu za prikaz rezultatov IF v različnih slogih.

6. VLOOKUP

The funkcija VLOOKUP lahko najde vrednost v tabeli in vrne ustrezno vrednost v isti vrstici.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

V sintaksi, iskalna_vrednost je tisto, kar želite pogledati, tabela_matrika je tisto, kar želite videti, in col_index_num je številka stolpca table_array, ki vsebuje vrnjeno vrednost. iskanje_razpona je neobvezen argument, ki vam omogoča, da se odločite, ali želite iskati približne rezultate. Vnašanje PRAV omogoča približna ujemanja in vnos LAŽNO omogoča samo natančna ujemanja.

Na primer, če imate tabelo z imeni in cenami izdelkov in želite ceno določenega izdelka prikazati drugje, lahko uporabite funkcijo VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

V tem primeru izdelek A v celici A2 je vrednost, ki jo želite najti v referenčni tabeli, L2:N8 je obseg celic, ki vsebuje tabelo, 2 je številka stolpca, ki vsebuje cene izdelkov, in LAŽNO pove VLOOKUP-u, naj vrne natančno ujemanje.

7. ZDRUŽI

Funkcija CONCATENATE združi več vrednosti ali celic in jih prikaže v eni celici.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Sintaksa za CONCATENATE je enostavna. Pokličete funkcijo in vnesete vrednosti, ki jih želite združiti, ločene z vejico.

To funkcijo lahko uporabite za združevanje in povzemanje podatkov iz več celic. Na primer, recimo, da imate preglednico s finančnimi podatki za vaše podjetje. Ustvarite lahko povzetek za vsak artikel, vključno z njegovo oznako, ciljno prodajo in dejansko prodajo.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Naj vas dolžina te formule ne skrbi. Vsi argumenti so iste vrste in predstavljajo dele celotnega stavka. V tej formuli CONCATENATE zgrabi ime predmeta iz A2, kategorija iz F2, število prodanih enot od C2, in skupna prodaja od D2. Besedilni nizi povezujejo vrednosti v stavek.

Ko delate s takšnimi dolgimi formulami, je pomembno, da ste pozorni na vejice in narekovaje. Postavite besedilne nize med narekovaje in dvakrat preverite, ali ste zaprli vsak narekovaj in med argumente postavili vejico. V besedilni niz pred ali za vrednostjo lahko dodate presledke ali simbole, kot je znak za dolar.

Razvijte svoje podjetje z Excelom

Upravljanje in manipuliranje s finančnimi podatki je bistveno za vsako podjetje; tvoja ni izjema. Excel je elektrarna za ta namen. Z ustreznim poznavanjem Excelovih funkcij in zmožnosti lahko Excel spremenite iz zastrašujočega nasprotnika v prijaznega poslovnega spremljevalca.

Z obvladovanjem bistvenih Excelovih funkcij, opisanih tukaj, boste na poti k učinkovitemu upravljanju financ vašega malega podjetja. Dosledna praksa z Excelom vam lahko pomaga, da postanete strokovnjak za uporabo tega programa in razširite svoje podjetje prek trenutnih omejitev.