Kako napisati sožalno e-pošto v službi (s predlogami)

Ko sodelavec doživi izgubo, je lahko vaša premišljena podpora zanj občutek velike tolažbe. Toda izražanje sožalja po elektronski pošti je lahko precej težko. Namesto da bi jih potolažili, lahko na koncu svojemu sodelavcu povzročite še večjo stisko, če slučajno rečete nekaj narobe.

Zato bi morali vedeti, kako napisati profesionalno sožalno e-pošto v službi. Preberite, če želite izvedeti, kaj je treba in česa ne storiti pri ponujanju tolažbe po e-pošti. Vključili smo tudi različne e-poštne predloge za sožalje, ki jih lahko uporabite za izražanje sočutja.

Stvari, ki jih morate storiti, ko pišete sožalje po e-pošti

Tukaj je nekaj stvari, ki jih morate storiti, ko pišete sožalno e-pošto:

Ustrezna zadeva

E-poštno sporočilo začnite z ustrezno zadevo. Uporabite lahko besedne zveze, kot so »Oprostite za vašo izgubo«, »Moje sožalje«, »Moje sožalje« ali »Žal mi je za vašo izgubo«.

Cilj je napisati nekaj jedrnatega in jedrnatega, tako da bo vaš sodelavec takoj vedel namen e-pošte. Nato se lahko odločijo, ali ga želijo odpreti ali ne.

Preidi naravnost k bistvu

Ko gre za profesionalne nastavitve, jih je nekaj pogoste napake, ki se jim morate izogniti v začetnih vrsticah e-pošte. Zato nikoli ne zavijte in ne govorite o nepovezanih stvareh, še posebej, ko pišete strokovna e-poštna sporočila z izrazi sožalja.

Morate razumeti, da vaš sodelavec žaluje, zato ne bi smeli izgubljati njegovega časa z nepotrebno dolgimi e-poštnimi sporočili. Preidi naravnost k bistvu, tako da rečeš nekaj takega: "Slišal sem za tvojo izgubo in ti izrekam globoko sožalje.", ali samo: "Zelo mi je žal za tvojo izgubo."

Prilagodite ga

Če veste, kakšen odnos je imel vaš sodelavec s pokojnikom, razmislite o vključitvi teh informacij, da bo e-poštno sporočilo zvenelo bolj osebno. Primer bi bil: "Res mi je žal, da je tvoj brat umrl."

Če osebno poznate osebo, ki je umrla, razmislite o vključitvi skupnega spomina nanjo v sožalno e-pošto. S tem ne boste le počastili njihovega spomina, temveč tudi izkazali svojo podporo žalujočim.

Ponudite svojo podporo

V zadnjem razdelku svojega e-poštnega sporočila z izrazi sožalja ne pozabite ponuditi podpore svojemu sodelavcu. Povejte jim, da jim boste vedno na voljo in da vas bodo v tem težkem času popolnoma podpirali. Tako se vaš sodelavec v procesu žalovanja ne bo počutil samega.

Še pomembneje, bodite pripravljeni ponuditi svojo podporo, če jo vaš sodelavec prosi, pa naj bo to v obliki hitrega klica ali osebnega obiska. Toda tudi če trenutno ne potrebujejo nobene pomoči, bo vaš sodelavec gesto zagotovo cenil.

Nato lahko e-poštno sporočilo končate s profesionalnim podpisom, saj je eden od top e-poštni bonton narediti tako. Ne samo, da ste videti bolj profesionalni, ampak tudi pomaga prejemniku, da vas po potrebi kontaktira.

Stvari, ki se jim morate izogibati pri pisanju sožalnega e-poštnega sporočila

Tukaj je nekaj stvari, ki se jim morate za vsako ceno izogniti, ko pišete sožalno e-pošto v profesionalnem okolju:

Priložnostni pozdrav

Ko gre za poklicna e-poštna sporočila, velja pravilo, da se izogibajte naključnim pozdravom. To je še posebej pomembno, ko gre za e-poštna sporočila z izrazi sožalja.

Namesto tega lahko uporabite različne poklicne pozdrave, na primer »Lep pozdrav«, »Dragi gospod/gospa« ali preprosto »Gospod/gospa« pred imenom vašega sodelavca. Uporabite lahko "Pozdravljeni", če je žalujoči tesen delovni prijatelj. Toda vse, kar je bolj priložnostno, se lahko zdi nevljudno.

Prevzemanje verskih prepričanj

Predpostavka o verskem prepričanju vašega sodelavca in vključitev verskega sožalja v vaše e-poštno sporočilo na podlagi teh predpostavk nikoli ni dobra ideja. Vašemu kolegu se bo to morda zdelo neprimerno ali naravnost nespoštljivo.

Če pa ste blizu žalujočim in resnično verjamete, da jih bo potolažilo, če omenite znan verski rek, lahko to storite. Toda poskrbite, da bo kratko in da bodo besede pravilno oblikovane.

Dajanje nezaželenih nasvetov in primerjava njihove izgube s svojo

Mnogi ljudje delajo napako, ko dajejo nezaželene nasvete, ko izrekajo sožalje. Morate razumeti, da bi človek, če bi bil potreben, sam vprašal za nasvet. Zato se izogibajte besedam, kot je: "Poskusi ostati zaposlen, da odvrneš misli od te tragedije."

Poleg tega nihče ne želi, da bi njegovo žalost razveljavili ali primerjali z žalostjo nekoga drugega. Zato se izogibajte ustvarjanju vzporednic med izgubo vaših sodelavcev in svojo lastno.

Predloge za sožalje po e-pošti

Tukaj je nekaj predlog e-poštnih sporočil za sožalje, ki jih lahko uporabite, da izkažete svojo podporo sodelavcu. Ustvarite lahko tudi:

Predloga 1:

Zadeva: Moje sožalje

Pozdravljeni [ime sodelavca],

Zelo sem užaloščen, ko slišim o vaši izgubi. Rad bi izrekel svoje najgloblje sožalje. [Ime pokojnika] je bila neverjetna oseba in z veseljem se ju spominjam od takrat, ko sva se srečala [Navedite, kdaj ste srečali pokojnika].

Želim, da veš, da sem tukaj zate, če karkoli potrebuješ.

S spoštovanjem,

[Tvoje ime]

Preberi več

Predloga 2:

Zadeva: Žal mi je za vašo izgubo.

Pozdravljeni [ime sodelavca],

Slišal sem za nedavno izgubo v vaši družini. Sprejmite moje globoko sožalje. Upam, da boste našli tolažbo v lepih spominih, ki ste jih delili z njimi. [Vstavite skupni lep spomin] je še vedno eden mojih najlepših spominov z njimi, ki jih zelo cenim.

Če karkoli potrebujete ali želite nekoga za pogovor, vedite, da sem oddaljen le en klic.

S spoštovanjem,

[Tvoje ime]

Preberi več

Predloga 3:

Zadeva: Moje sožalje.

Spoštovani [ime sodelavca],

Zelo mi je žal, da je [ime pokojnika] umrl. Upam, da imate vso podporo, ki jo potrebujete, da prebrodite to težko obdobje. Oglasite se, če sploh kaj potrebujete.

S spoštovanjem,

[Tvoje ime]

Preberi več

Profesionalna e-poštna sporočila sožalja lahko okrepijo delovne odnose

To je tisto, kar morate in česa ne storite pri pisanju profesionalnega e-poštnega sporočila z sožaljem, skupaj z nekaj predlogami, ki vam bodo v pomoč. E-poštno sporočilo začnite z jedrnato zadevo in uporabite profesionalni pozdrav.

Ne pozabite naj bo e-poštno sporočilo kratko, izrazite sožalje in podporo. Ne pozabite še enkrat prebrati svojega e-poštnega sporočila, preden pritisnete »pošlji«, da ne boste pomotoma rekli česa, kar bi stvari poslabšalo.