7 osnovnih orodij, ki jih potrebujete za spletne sestanke

Spletni sestanki so postali nepogrešljivi na delovnem mestu, ne glede na to, ali delate od doma ali v pisarni. Čeprav so nedvomno priročni, saj povezujejo ljudi lokalno in globalno, kako pogosto so produktivni?

Če želite zagotoviti, da so spletna srečanja učinkovita in vredna vašega časa, je treba premagati več izzivov. Na srečo lahko s pravo kombinacijo orodij ustvarite bolj sodelovalno okolje za sestanke. Spodaj bomo opisali nekaj osnovnih orodij za produktivna spletna srečanja.

1. Zoom za sinhrona spletna srečanja ali srečanja v realnem času

Produktiven spletni sestanek ne bo mogoč brez najboljša programska oprema za videokonference za delo na daljavo. Z obsežno paleto orodij za virtualna srečanja, ki ponujajo različne funkcije in funkcije, Zoom izstopa s svojim intuitivnim vmesnikom.

To ne pomeni, da Zoom nima zmogljivih funkcij, saj ponuja visokokakovosten video in zvok, snemanje in možnosti deljenja zaslona.

To še ni vse; za spreminjanje ozadja lahko uporabite tudi Zoomovo funkcijo Virtual Background, kar je lahko koristno, če imate natrpan delovni prostor. Zoom podpira tudi integracije z drugimi priljubljenimi orodji za produktivnost, kot so Slack, Google Calendar in Asana, kar olajša ustvarjanje virtualnega okolja za sodelovanje.

2. Statve za asinhrone sestanke

Kaj se zgodi, ko se ne morete zbrati vseh hkrati na spletnem sestanku? To je eden izmed najbolj pogosti izzivi dela na daljavo s katerimi se soočajo ekipe, ki delajo v različnih časovnih pasovih.

Učinkovita rešitev tega problema bi bila asinhrona srečanja, ki ne zahtevajo, da so ljudje istočasno na spletu. Poleg tega so asinhroni spletni sestanki običajno bolj produktivni, saj lahko zagotovite bolj premišljene izmenjave in neprekinjene razprave.

Na srečo jih je več orodja za asinhrono video komunikacijo lahko uporabite za svoja virtualna srečanja. Eden od teh je Loom, ki vam omogoča snemanje videoposnetkov in njihovo skupno rabo s svojimi ekipami, ko vam ustreza. To je idealno za ustvarjanje vadnic po korakih ali pošiljanje povratnih informacij članom ekipe, ne da bi morali načrtovati sestanek.

3. Krisp za odpravo hrupa v ozadju med sestanki

Hrup iz ozadja na več načinov ovira produktivnost na delovnem mestu, zlasti med virtualnimi sestanki. Ne glede na to, ali gre za lajanje vašega psa, jokajočega otroka, gradnjo pred oknom ali pogovore sodelavcev v ozadju, je lahko hrup med virtualnimi sestanki moteč.

Krisp je neverjetno orodje za odpravljanje hrupa, ki ga poganja umetna inteligenca in lahko poveča produktivnost vaših spletnih sestankov z odpravljanjem neželenega hrupa v ozadju. S Krispom lahko zagotovite jasen glas, kar zmanjša motnje in ustvari bolj produktivno delovno okolje.

Poleg tega je Krisp združljiv z nekaterimi najbolj priljubljenimi spletnimi komunikacijskimi orodji, vključno z Microsoft Teams, Zoom, Skype in drugimi.

4. Camo za uporabo pametnega telefona kot spletne kamere

Ko smo rešili slušni izziv v obliki hrupa v ozadju, usmerimo pozornost na običajno vizualno težavo med virtualnimi sestanki. Večina ljudi za videokonference uporablja računalnike s slabo vgrajenimi spletnimi kamerami. Camo je popolno orodje, če želite izboljšati kakovost svojih video klicev in med spletnimi sestanki videti bolj profesionalno.

Če poznate Applovo kamero Continuity Camera, ki lastnikom računalnikov Mac omogoča uporabo svojih iPhonov kot spletne kamere, Camo počne enako za uporabnike macOS, Windows, iOS in Android. Vse kar morate storiti je, da prenesete Camo na svoj pametni telefon in računalnik ter seznanite obe napravi s kablom USB ali prek brezžične povezave s skeniranjem kode QR.

Ko seznanite svojo napravo, lahko prilagodite nastavitve glede na svoje želje in jo začnete uporabljati s priljubljenimi aplikacijami za videokonference, kot je Zoom, za vaša spletna srečanja.

5. Calendly za načrtovanje sestankov

Torej, kako pogosto pripravite svoje kolege ali stranke, da se pridružijo vašim spletnim sestankom? Stavimo, da porabite veliko časa za pošiljanje e-pošte ali klicanje, da ugotovite najprimernejši čas za vse. Calendly je učinkovito spletno orodje za načrtovanje sestankov, ki vam lahko pomaga avtomatizirati postopek načrtovanja, tako da se lahko osredotočite na produktivne izmenjave s svojimi strankami ali sodelavci.

Načrtovanje sestankov in opravil z uporabo Calendly je preprosto. Vse kar morate storiti je, da ustvarite vrsto dogodka, od individualnih do skupinskih srečanj. Izberite ime, lokacijo, opis, trajanje in datum dogodka.

Ko vnesete vse potrebne podrobnosti, lahko delite povezavo po e-pošti s svojimi povabljenci, da jim omogočite, da izberejo najboljši čas glede na vašo razpoložljivost. Tukaj je nekaj Calendly nasveti, ki vam bodo pomagali izboljšati načrtovanje.

6. Otter.ai za snemanje vaših sestankov

Eden najboljših načinov za zagotovitev, da so vaši spletni sestanki produktivni, je, da posnamete vse ključne točke, o katerih razpravljate med sejo. Vendar pa je lahko ročno ustvarjanje zapiskov med aktivno sejo izziv, zlasti med dolgim ​​sestankom ali pri poslušanju hitrih govornikov. Tu je Otter.ai lahko koristen.

Otter je pomočnik za sestanke, ki ga poganja AI, ki snema zvok in prepisuje govor v besedilo v realnem času. Otter lahko uporabite za snemanje spletnih sestankov v vaši odsotnosti, ustvarjanje povzetkov, zajemanje diapozitivov v svoje zapiske in iskanje ustreznih informacij z iskanjem po ključnih besedah.

Z Otterjem se lahko osredotočite na to, da bodo vaši virtualni sestanki bolj privlačni in produktivni, medtem ko vam ponuja zapiske in prepise, ki jih ustvari umetna inteligenca.

7. Trello da zapiske s sestanka spremenite v opravilna opravila

Srečanja služijo kot platforma za izmenjavo idej ter razpravo o strategijah in rešitvah. Toda kaj sledi po koncu sestanka? Kako zagotovite, da se vsi načrti in strategije, o katerih razpravljate na sestanku, spremenijo v izvedljive naloge? Ti lahko uporabite Trello za organiziranje svojih projektov.

Trello je orodje za upravljanje projektov v slogu Kanban, ki vam lahko pomaga organizirati osebne in poklicne naloge. Je idealno orodje za ekipe, ki želijo vizualni pregled nad projekti z ustvarjanjem Deske za vsak projekt in kartice za posebne naloge v okviru projekta.

Nato lahko nastavite roke, dodelite naloge članom skupine in pripnete datoteke, povezane z nalogo. To vaše zapiske s sestanka z lahkoto spremeni v opravila, ki jih je mogoče izvesti.

Brez pravih orodij lahko vaša spletna srečanja hitro postanejo nered na koledarju in dogodki, ki izgubljajo čas. Vendar pa lahko ta orodja med drugim uporabite za avtomatizacijo ponavljajočih se opravil, snemanje in povzemanje pogovorov ter spreminjanje zapiskov s sestanka v opravila, ki jih je mogoče izvesti. Vse to vam bo pomagalo kar najbolje izkoristiti virtualna skupinska srečanja in zagotovilo, da bodo privlačna in produktivna.