Kako napisati e-poštno sporočilo s prošnjo za poklicni dopust (s predlogami)

Težko je dobiti odobritev dopusta. Toda zanesljivo e-poštno sporočilo s prošnjo za dopust vam lahko zelo pomaga zagotoviti nekaj prepotrebnega dopusta. E-poštno sporočilo s profesionalno zahtevo za dopust zahteva, da predhodno raziščete politiko podjetja o dopustu.

Zapisati morate tudi vse potrebne informacije, vključno z datumi dopusta, vašo strategijo in morebitnimi sekundarnimi načini stika. Tukaj je podroben vodnik za pisanje profesionalne e-pošte s prošnjo za dopust, skupaj s predlogami, ki vam bodo v pomoč pri začetku.

Stvari, ki jih morate narediti, preden napišete e-pošto s prošnjo za dopust

Tukaj je nekaj stvari, ki jih morate narediti, preden napišete e-poštno sporočilo s prošnjo za dopust:

Raziščite politiko podjetja glede dopustov

Različna podjetja imajo različne postopke in smernice v zvezi s prošnjami za dopust. Skladnost s temi standardi je bistvenega pomena, če želite, da je vaša prošnja za dopust odobrena. Zato morate predhodno raziskati politiko vašega podjetja glede dopustov.

To vam bo povedalo, kako zgodaj morate oddati obvestilo, ko se prijavite za dni dopusta. Prav tako vam bo pomagal ugotoviti število dni dopusta, do katerih ste upravičeni glede na vaše okoliščine.

Posvetujte se s svojimi sodelavci

Zelo pomembno je, da se pred prijavo na dopust pogovorite s svojimi sodelavci. Klepetajte o njihovi razpoložljivosti v dneh, ko vas ne bo, da preprečite morebitna ozka grla v poteku dela.

Prav tako je dobro poklepetati o politiki podjetja in odnosu vodstva do prošenj za dopust. Kdo ve, morda vam bo sodelavec s preteklimi izkušnjami s pisanjem prošenj za počitnice lahko pomagal napisati zmagovalno pritožbo.

Naključno omenite to vnaprej

Ni dobra ideja, da svojega šefa zaslepite z e-poštnim sporočilom, v katerem zahtevate dopust. Zato razmislite o tem, da bi jim prej mimogrede omenili svoje načrte.

To je lahko preprosto ali bolj subtilno, odvisno od komunikacijskega sloga, ki ga ima vaš šef. Poznavanje takšnih majhnih stvari o svojem nadrejenem je bistveno, če to želite izboljšati odnos s šefom.

Če naključno omenite svoje načrte za odhod na dopust, bo imel vaš šef čas, da prilagodi potek dela. Prav tako bodo lahko načrtovali dodatne izmene, da bodo nadomestili vašo odsotnost, če bo potrebno.

Kako napisati e-pošto s prošnjo za poklicni dopust

Tukaj je vodnik po korakih za pisanje profesionalnega e-poštnega sporočila s prošnjo za dopust:

1. Začnite s pravo vrstico zadeve

Za e-pošto izberite jasno in jedrnato zadevo. Namen vrstice z zadevo je razkriti namen vašega e-poštnega sporočila, ki je v tem primeru zahteva za dopust. Torej, lahko uporabite nekaj, kot je "Zahteva za dneve dopusta" ali "Zahteva za dopust". Tako bo vaš šef na prvi pogled vedel, o čem govori vaša e-pošta.

2. Preidi naravnost k bistvu

Pri pisanju prvih nekaj vrstic e-poštnega sporočila s prošnjo za dopust morate preiti naravnost k bistvu. Pišite na vljuden način in povejte svojemu šefu, da potrebujete dopust.

Čeprav vam ni treba razkriti razlogov za prošnjo za dopust, jih lahko zapišete, če ste v tesnem odnosu s svojim šefom. Če pa svojega šefa obvestite le na kratko, je dobro, da razkrijete svoje okoliščine, ne glede na to, kako blizu ste svojemu nadrejenemu.

3. Ne pozabite na datume

Nato morate vključiti točne datume, ko boste odsotni z dela. Če ste v vrstici z zadevo omenili datume počitnic, še enkrat preverite, ali se ujemajo z datumi v telesu e-poštnega sporočila. Če ima vaše podjetje politiko plačane odsotnosti, ne pozabite omeniti, koliko ur boste odšli.

4. Podrobno opredelite svojo strategijo

V razdelku o strategiji svojega e-poštnega sporočila boste svojemu šefu povedali, kako bo potekalo vaše delo, ko boste odsotni. Povedati morate, na katerih projektih trenutno delate in kakšne odgovornosti ti projekti vključujejo.

Dobro je, da navedete vse naloge, ki jih opravljate v času pisanja e-pošte. Nato omenite, katere naloge lahko in katerih ne morete dokončati pred zahtevanim prostim časom.

Poleg tega jim povejte, katere naloge boste prenesli in kakšni bodo njihovi roki med vašo odsotnostjo. Te informacije morajo vključevati ime in kontaktne podatke sodelavca ali ekipe, ki bo prevzela vaše odgovornosti.

Odklop od dela pred dopustom je dobra ideja. Če pa želite, da vaša organizacija lahko stopi v stik z vami med vašim dopustom, razmislite o vključitvi razdelka o želenem načinu stika.

Navedite čas, v katerem boste dosegljivi na ta način stika. Če želite, lahko vključite tudi številko za klic v sili, če mora podjetje stopiti v stik med urami, ko ne boste dosegljivi na želeni način stika.

6. Prenesite svojo zahvalo in odprtost za vsa vprašanja

Običajna vljudnost je, da končate e-pošto tako, da svojemu šefu poveste, da ste odprti za vsa vprašanja. Da bi to olajšali, lahko dodate želeni službeni stik, na primer službeni e-poštni naslov. Po potrebi lahko poveste celo svojemu šefu, da ste pripravljeni na klepet iz oči v oči.

Ko končate e-poštno sporočilo s prošnjo za dopust, se ne pozabite zahvaliti svojemu šefu, ker vam je namenil svoj čas. Preprost "Hvala." bo dovolj.

E-poštne predloge za prošnje za dopust

Tukaj je nekaj e-poštnih predlog za prošnje za počitnice, ki vam bodo pomagale začeti z lastno pritožbo:

Predloga 1:

Zadeva: [Vaše ime] Prošnja za dopust

Spoštovani [Šefovo ime],

Upam, da se boste s tem e-poštnim sporočilom dobro znašli.

Želim zahtevati dopust od [vstavi datum] do [vstavi datum]. Vse svoje projekte bom dokončal pred datumom začetka zahtevanega dopusta. Poleg tega se je [vstaviti ime sodelavca] strinjal, da bo prevzel moje delo v času moje odsotnosti.

Za stik v sili med mojim dopustom me lahko pokličete na mojo mobilno številko [vstavite telefonsko številko]. Če imate kakršna koli vprašanja, me kontaktirajte na moj službeni e-poštni naslov: [vstavite e-poštni naslov].

Hvala za vaš čas.

[Tvoje ime]

Preberi več

Predloga 2:

Zadeva: [Vaše ime] E-pošta s prošnjo za dopust

Spoštovani [Šefovo ime],

Lep pozdrav dneva!

Po e-pošti pošiljam zahtevo za dopust od [vstavi datum] do [vstavi datum]. Potrebujem ta prosti čas, ker [vstavi razlog]. Svoje čakajoče projekte in naloge sem dodelil [vstavite ime sodelavca], ki se je strinjal, da bo prevzel moje projekte v času moje odsotnosti.

Moja ekipa se je tudi strinjala, da bo pokrivala moje delo v času dopusta. V tem prostem času ne bom dosegljiv za stik, če pa me nujno potrebujete, me lahko pokličete na [vstavite telefonsko številko].

Če imate dodatna vprašanja, me lahko kontaktirate na [vstavite elektronski naslov].

Hvala za vaš čas.

[Tvoje ime]

Preberi več

Predloga 3:

Zadeva: [Vaše ime] Zahtevam dopust od [Datum] do [Datum]

Spoštovani [Šefovo ime],

Upam, da si dobro.

Kot smo že omenili, bi rad zahteval dopust od [vstavi datum] do [vstavi datum]. Po vrnitvi z dopusta bom dokončal svoje predvidene projekte. Medtem se je moja ekipa strinjala, da bo prevzela moje delo v času moje odsotnosti.

Če imate vprašanja o moji zahtevi, mi pišite na [vstavite e-pošto]. Če me želite kontaktirati, ko me ni, me lahko pokličete na mojo številko mobilnega telefona [vstavite telefonsko številko].

Veselimo se vašega odgovora v naslednjih dneh.

Hvala za vaš čas.

[Tvoje ime]

Preberi več

Zahteva za dopust ne bi smela biti izziv

Če želite zagotoviti, da bo vaša prošnja za dopust sprejeta, se prepričajte, da raziščete politiko vašega podjetja o odsotnosti. Ko pišete e-pošto, se držite bistva in podrobno opišite, kako bo vaše delo potekalo v vaši odsotnosti.

Povejte tudi svojemu šefu, kako lahko stopi v stik z vami v nujnih primerih. Prav tako je dobro, da o tem obvestite svoje nadrejene, preden pošljete e-pošto s prošnjo za dopust. To jim bo preprečilo, da bi oslepeli ali nenamerno prezrli e-pošto.