Kako izbrati pravo orodje za vodenje projektov

Če delate na nečem pomembnem z majhno ekipo ali na osebnem projektu, je pomembno, da ostanete na tekočem in organizirate potek dela. Najboljši način za to je naložba v orodje za vodenje projektov. Uporaba specializirane programske opreme vam lahko pomaga poenostaviti potek dela in ohraniti organiziranost vseh gibljivih delov.

Kako pa izbrati pravo, saj je na voljo toliko možnosti? Prvi korak je vedeti, katere funkcije in vidike je treba iskati. Osredotočite se na tisto, kar je res pomembno za vas in vašo ekipo. Pomislite na funkcionalnost, prilagodljivost, vmesnik, varnost in podporo.

1. Značilnosti in funkcionalnost

Preden poiščete orodje za vodenje projektov, bi morali ugotoviti funkcije, ki vam bodo pomagale učinkovito opraviti stvari. Zastavite si nekaj vprašanj, preden nadaljujete. Na primer, ali boste delali sami ali z ekipo? Če je slednje, kakšna je velikost in obseg vaše ekipe? Katera orodja potrebujete in brez katerih lahko?

Na splošno boste želeli možnosti za ustvarjanje nalog, mejnikov, urnikov in časovnic, da bodo vsi na pravi poti. Bolj kot so ta orodja prilagodljiva in prilagodljiva, bolje je. Nekatera orodja vam omogočajo, da nastavite ponavljajoče se naloge, odvisnosti in obvestila, da zagotovite učinkovito izvajanje projektov.

Nekatera orodja so bolj vsestranska od drugih. Na primer, lahko uporabite ClickUp kot orodje za osebno produktivnost kot tudi za majhne ekipe. Torej, prvi korak je ocena potreb vašega poteka dela in nato izbira orodja, ki mu najbolj ustreza.

2. Vmesnik, ki ga boste dejansko uporabljali

Veliko orodij za vodenje projektov je zelo vsestranskih in se lahko prilagodijo različnim situacijam. na primer z Notionom lahko naredite veliko, kot je pisanje zapiskov, ustvarjanje seznamov opravil ali celo ustvarjanje CRM po meri. Čeprav je to morda eno najboljših orodij za produktivnost, nekateri morda raje nekaj preprostejšega, s čimer se lahko hitro naučijo.

Če je temu tako, poiščite preprosto in intuitivno zasnovo, po kateri je enostavno krmariti z nekaj kliki. Funkcije morajo biti lahko dostopne in ne smejo biti zakopane pod plastmi menijev. Oznake, oštevilčeni seznami in veliko belega prostora olajšajo skeniranje navodil in informacij.

Aplikacija bi morala vsebovati tudi nadzorno ploščo, ki omogoča hiter pregled nalog, urnikov in obvestil, da boste lahko učinkovito na tekočem z vsem. Ne pozabite, da boste to orodje uporabljali skoraj vsak dan, zato poiščite nekaj, v čemer boste morda uživali.

3. Možnosti personalizacije

Idealno orodje bi vam moralo dati popoln nadzor nad tem, katere funkcije in pogledi so vidni vam ali vaši ekipi. Nekateri boste morda potrebovali preprosto tablo Kanban in seznam opravil, drugi pa imajo raje grafikone, grafike in sledilnike časa za pomoč pri vizualizaciji vseh teh podatkov. V vsakem primeru morajo biti razdelki prilagodljivi in ​​enostavni za omogočanje ali onemogočanje.

Prav tako bi morali imeti možnost dodati polja po meri, poglede in filtre za sledenje napredku, ki je resnično pomemben. Morda boste na primer želeli označiti določena opravila z imenom stranke ali stopnjo prioritete. Podobno bi morda želeli pogled po meri, ki prikazuje samo naloge z visoko prioriteto, dodeljene vaši ekipi.

4. Sodelovanje in komunikacija

Sodelovanje je ključ do vsakega dobrega orodja za vodenje projektov. Želite nekaj, kar vam omogoča enostavno delo s člani skupine in strankami, tako da lahko vsi spremljajo napredek in ostanejo obveščeni. Prepričajte se, da lahko dodate uporabnike in določite njihovo raven dostopa.

Morali bi imeti možnost dodati skrbnike, člane skupine z različnimi dovoljenji in odjemalce z omejenim dostopom. Enostavno naj bo tudi dodeljevanje nalog in rokov. Ko je naloga dodeljena, mora biti prejemnik takoj opozorjen z obvestilom. Razen tega bi morali člani skupine imeti možnost komentirati naloge, deliti posodobitve, postavljati vprašanja in preprosto deliti datoteke.

5. Prilagodljivost

Dobro orodje za vodenje projektov je tisto, ki se prilagaja vašim potrebam, ko vaš projekt raste v obsegu, kompleksnosti in podatkih. Orodje bi moralo biti sposobno obvladati to povečanje podatkov in zapletenost brez ogrožanja zmogljivosti ali sodelovanja.

Ko boste projekt še razširili, boste sčasoma potrebovali več orodij za upravljanje vseh procesov. Kot tako je pomembno, da se lahko orodje dobro integrira z drugo programsko opremo, kot so aplikacije za skupno rabo datotek, e-poštne storitve in poslovna orodja.

6. Mobilna dostopnost

Če nekateri člani vaše ekipe delajo na daljavo in nimajo vedno dostopa do namenskega delovnega prostora, jim lahko mobilna aplikacija pomaga ostati povezani skoraj povsod. Preverite, ali ima orodje namensko aplikacijo za iOS ali Android in ali so funkcije prenesene iz celotne izkušnje namizja.

Uporabniki morajo med uporabo mobilne aplikacije vsaj imeti možnost odgovarjati na komentarje, preverjati dodeljene naloge in slediti napredku projekta. To je dandanes manj problem kot nekateri najboljša orodja za vodenje projektov že imajo namenske mobilne aplikacije, ki zagotavljajo produktivno izkušnjo.

7. Varnost in zasebnost podatkov

Čeprav mnogi ljudje morda spregledajo varnostni vidik, je bistvenega pomena, ko orodju zaupate občutljive podatke, dokumente in informacije, povezane s projektom. Orodja za šifriranje, kot je npr SSL certifikati so zelo pomembni. To pomeni, da so vaši podatki in dokumenti kodirani, da preprečijo nepooblaščen dostop.

Pomembna je tudi dvofaktorska avtentikacija, ki ne zahteva samo gesla, ampak tudi kodo, poslano v vaš telefon ali aplikacijo za avtentikacijo. Zaradi tega je hekerjem veliko težje dostopati do vašega računa.

Končno bodite pozorni na orodja za varnostno kopiranje in obnovitev podatkov. Možno je, da strežniki programske opreme odpovejo ali postanejo žrtev kibernetskih napadov. Redno avtomatizirano varnostno kopiranje in načrt za ponovno vzpostavitev delovanja vaših podatkov sta v teh situacijah bistvena.

8. Cene in načrti

Veliko orodij za vodenje projektov je brezplačnih za uporabo, vendar ima večina od njih funkcije, zaklenjene za naročnino. Morda boste lahko uporabljali določeno orodje popolnoma brezplačno, vendar boste imeli omejen dostop do števila oseb, ki jih lahko dodate.

Prepričajte se, da ima orodje, ki ga uporabljate, razumno ceno, tako da popolnoma ustreza proračunu vašega projekta. Medtem ko upoštevate ceno, preverite ocene na spletu, da vidite, ali je podpora strankam dobra. Želite preprost dostop do klepeta, klica ali e-pošte podjetju, če gre kaj narobe.

Orodje za vodenje projektov je zelo pomembno za podjetja ali ljudi, ki želijo zgraditi nekaj s potencialno rastjo v prihodnosti. Za neodvisne samostojne podjetnike morda ni tako pomembno, a vseeno zelo pomaga pri racionalizaciji delovnega toka in zagotavljanju, da ne zamudite rokov.

Najboljši del je, da je veliko teh orodij več kot le programska oprema za upravljanje projektov. Uporabite jih lahko za zapisovanje, ustvarjanje cestnih zemljevidov ali celo kot delovni koledar. Zaradi te vsestranske funkcionalnosti imajo veliko vrednost, če najdete prave primere uporabe za vsako funkcijo.