Kaj je treba in česa ne smemo govoriti pri delu na daljavo

Ne glede na to, ali ga imate radi ali sovražite, je mali pogovor bistveni del team buildinga. Toda klepet je lahko težak v oddaljenem okolju, saj so zanj povezana določena pravila. Čeprav so ta pravila lahko nekoliko prevelika, zagotavljajo spoštljivo in učinkovito komunikacijo.

Zadnja stvar, ki si jo želite, je, da izpadete nesramni do svojih sodelavcev, če ne spoštujete njihove razpoložljivosti ali jih pošiljate z neželeno pošto z enovrstičnimi sporočili. Tukaj je vse, kar morate in česa ne smete pogovarjati pri delu na daljavo.

Kaj je treba storiti v pogovoru na daljavo

Tukaj je nekaj najboljših praks za pogovor v oddaljeni delovni skupini za klepet:

Poiščite pravi način za začetek pogovora

Pogovor s sodelavci lahko začnete na različne načine. Na primer, večina delovnih komunikacijskih platform na daljavo prikaže, ko je v skupino dodana nova oseba. To je odlična priložnost, da se novi zaposleni počuti dobrodošlega. Lahko jih preprosto označite in dodate toplo pozdravno sporočilo.

Lahko jih kontaktirate tudi preko zasebnega sporočila. Predstavite se in jim povejte, da ste jim na voljo, če potrebujejo pomoč pri čemer koli. Sledite lahko prijaznim vprašanjem, da vzpostavite stik, če menite, da novi sodelavec zanima.

Če ste se nedavno pridružili, je kratek pogovor z obstoječimi člani ekipe lahko odličen način za to spoznajte svojo ekipo na daljavo v novi službi. Razmislite o tem, da bi zasebno odgovorili na njihove javne teme in delili svoje misli o tej temi. To je lahko odličen način za vzpostavitev povezave.

Bistveno pa je, da ocenite primernost klepeta. Niso vsi zadovoljni z zasebnimi sporočili. Zato razmislite o umiku, če menite, da druga oseba ni zainteresirana.

Pogovarjajte se o trenutnih dogodkih

Običajna praksa je, da se s sodelavci pogovarjate o aktualnih dogodkih. To velja tudi za majhne pogovore pri delu na daljavo. Omenite lahko teme, kot so šport ali nedavni dogodki v zabavni industriji. Ko razlagate novice ali svoje mnenje o nečem, vedno govorite nepokroviteljsko. Prav tako morate spoštovati mnenja drugih.

Večina komunikacijskih platform omogoča skupno rabo medijev. Zato razmislite o prilaganju vira novice v obliki videa, slike ali internetne povezave. Tako si ga lahko vaši sodelavci ogledajo sami in z vami delijo svoje misli.

Platforme, kot je Discord, vam to celo omogočajo delite zaslon svojega pametnega telefona z drugim uporabnikom. Tako lahko skupaj gledata medije in se o njih pogovarjata.

Poiščite ravnotežje med temami

Tako kot v pisarniškem okolju bi moral tudi mali pogovor med sodelavci pri delu na daljavo vzpostaviti ravnotežje med temami. To je lahko težko v spletnih pogovorih, saj nimajo socialnih znakov in govorice telesa. Tako lahko na koncu preveč govoriš o sebi in izpadeš nesramen, ne da bi se tega sploh zavedal.

Razmislite o sprejemanju toka pogovora naprej in nazaj. Ne pošiljajte nenehno sporočil s podrobnostmi o svojem mnenju, ne da bi svojim kolegom dali čas za odgovor.

Raje povejte, kar imate za povedati, in potem počakajte. Dovolite svojemu sodelavcu, da izrazi svoje mnenje, tudi če traja nekaj časa, da odgovori. Nadaljujte s tem tokom, da zagotovite ravnotežje med temami in da nobena stran v pogovoru ni premočna.

Izvedite priložnostne prijave

Ker pri delu na daljavo svojih prijateljev iz službe ne vidite vsak dan, je dobro, da se redno prijavljate. Preprosto pošljite kratek pozdrav in se pozanimajte, kako jim gre.

Če želite, da se prijava razvije v pogovor, razmislite o začetku dialoga. To je lahko preprosto: "Ste videli nov Marvelov film?" ali "Ne boste verjeli, kaj se je zgodilo, ko sem prejšnji teden šel v nakupovalno središče!".

Če je vaš kolega zainteresiran in ima čas za pogovor, se bosta odzvala z obojestranskim navdušenjem. Če ne, potem je tudi v redu. Ne bi smel tega jemati osebno. Vedno ne pozabite spoštovati njihovih prioritet in meja.

Spoštujte razpoložljivost drugega

Če vaša organizacija nima posebnega časovnega okvira za poročanje, je verjetno, da vaši oddaljeni sodelavci ne bodo vedno na svojih delovnih postajah, niti čez dan. Zato morate biti zelo pozorni na razpoložljivost svojih sodelavcev, preden začnete pogovor z njimi.

Obstaja več načinov, kako lahko ocenite, ali je član vaše ekipe na voljo. Najenostavnejši način je, da preverite stanje njihove razpoložljivosti na klepetalnici, ki jo uporablja vaše podjetje. Vaš sodelavec bo svoj status verjetno nastavil na »Ne moti«, če ni na voljo za klepet.

Če vaša organizacija uporablja pretvorniki časovnih pasov, jih lahko uporabite tudi za sklepanje o razpoložljivosti svojih čezmorskih kolegov. Če ni mogoče uporabiti nobene od teh metod, jih lahko vprašate neposredno tako, da jim pošljete nekaj takega: »Hej, ali si dosegljiv? Želel sem govoriti o nečem.”

Komunikacijske platforme, kot je Slack, vam omogočajo tudi pinganje drugih uporabnikov, tudi če so njihova obvestila izklopljena. Nikoli ne uporabljajte te funkcije, razen če je zadeva izredno pomembna in nujna.

Prepovedi pogovora na daljavo

Tukaj so stvari, ki se jih morate izogibati, ko se pogovarjate z oddaljeno ekipo:

Ne govorite o neomejenih temah

Največji ne-ne pogovor o delu na daljavo je razpravljanje o kontroverznih ali vznemirljivih temah. Nočete se prepirati s kolegom zaradi nečesa, o čemer se sploh ne bi smeli pogovarjati.

Prepovedane teme vključujejo vero, denar, politično pripadnost in intimne informacije. Neprimerne šale ali izjave tudi nikoli ne smejo biti del vaših pogovorov.

Tudi o občutljivih temah, kot so nacionalizem in teorije zarote, ni dobro govoriti. Prepričajte se, da so tudi vsi videoposnetki, slike ali drugi mediji, ki jih delite s sodelavci, primerni in varni za delo.

Ne pošiljajte več enovrstičnih sporočil

Ko se pogovarjate, se izogibajte pošiljanju več enovrstičnih sporočil svojemu sodelavcu. Zaradi tega vaši kolegi težko ugotovijo, kdaj ste končali s pogovorom, in lahko se odzovejo, ne da bi slišali vse, kar imate povedati.

Vsako enovrstično sporočilo ustvari tudi ločen ping in obvestilo. To je lahko za člane vaše ekipe neprijetno. Namesto pošiljanja več sporočil z neželeno pošto, si vzemite čas in napišite vse, kar želite povedati, v enem bloku besedila.

Če želite po pošiljanju sporočila nekaj dodati, razmislite o urejanju začetnega sporočila ali počakajte na odgovor in nato povejte nekaj dodatnega. S tem se lahko izognete zmedi in sitnosti svojih sodelavcev.

Ne jemljite zamud osebno

Ko delate na daljavo, ne pričakujte, da bodo vaši sodelavci takoj odgovorili na vaša sporočila, še posebej, če so ta sporočila le klepet. Morda so na sestanku, delajo na projektu ali so zaposleni s čim drugim doma.

Ne jemljite te zamude osebno. Raje počakajte na njihov odgovor. Če polna dva dni niste prejeli odgovora, lahko pošljete nadaljnje sporočilo. Nadaljevanje morda ni dobra ideja, če si s kolegom, s katerim klepetate, niste tako blizu.

Če ne prejmete odgovora niti po nadaljnjem pregledu, počakajte, saj verjetno trenutno nočejo sodelovati v malih pogovorih. Bodite potrpežljivi in ​​razumevajoči. Vaš sodelavec bo verjetno odgovoril, ko bo pripravljen.

Ne končajte pogovora nenadoma

Ko delate na daljavo, se ne smete zbuditi in zapustiti pogovora, tudi če je klepet le prazne besede. Vaši sodelavci morda čakajo na odgovor in če ga nikoli ne dobijo, bo morda izpadlo nevljudno. Torej, če boste nenadoma morali zapustiti sredi pogovora, razmislite o tem, da to sporočite v pogovoru.

Če odhajate za kratek čas, bi zadostoval preprost "Takoj nazaj". Če odhajate za dlje, jim povejte, za koliko časa odhajate. Povejte jim lahko tudi razlog za odhod iz klepeta, če je to primerno.

Majhni pogovori pri delu na daljavo imajo svoja pravila

Mali pogovor pri delu na daljavo je nekoliko drugačen od običajnega pisarniškega klepeta. Vendar ga je enostavno obvladati, če veste, kaj smete in kaj ne.

Prosto začnite pogovore z novimi ljudmi v ekipi in razpravljajte o stvareh, ki vaju oba zanimajo. Vendar se izogibajte spornim temam in zapoznelih odgovorov ne jemljite osebno.

Majhni pogovori se morda včasih zdijo nepotrebni, a če so opravljeni pravilno, so lahko odličen način za navezovanje delovnih prijateljstev. Te povezave so bistvenega pomena v oddaljenem okolju, kjer se zlahka počutiš osamljenega.