10 napak, zaradi katerih je vaša e-pošta zunaj pisarne neprofesionalna

Ugotovili boste, da delate proti uri, preden greste na dopust. Kot večina zaposlenih morate tudi vi dodeliti naloge, dokončati čakajoče rezultate in organizirati sestanke. Vse te obveznosti lahko trajajo cel teden.

Glede na vaš naporen urnik boste morda spregledali na videz manjše, a kritične naloge, kot je nastavitev e-pošte za odsotnost iz pisarne (OOO). Da, hitite, vendar prosim ne kopirajte in prilepite predlog. Ohranite profesionalno, ugledno podobo tudi med odmorom, tako da se izognete tem 10 napakam v vaši e-pošti, ko ste odsotni.

1. Okrajšava za Out-of-Office kot OOO

Okrajšavo OOO uporabljajte zmerno. Čeprav večina ljudi ve, kaj to pomeni, je tipkanje »odsoten« videti bolj profesionalno. Ohranja uradni ton. Konservativnim posameznikom se lahko pretirana uporaba okrajšav zdi celo neprimerna v poslovni komunikaciji.

Enako pravilo velja za druge kratice. Vedno navedite njihovo prvo omembo – žargon uporabite šele, ko jih izrecno opredelite. Poskrbite za čim lažje razumevanje vaših e-poštnih sporočil.

OOO lahko uporabite v svojem zadeva e-pošte če je celoten stavek predolg. V idealnem primeru ostanite pod 60 znaki.

2. Pretirana uporaba šal in besednih iger

Številni zaposleni se šalijo v e-pošti, ko so odsotni. Duhovite pripombe o neodgovarjanju, ker srkajo margarite ali plavajo z delfini, so pogoste. Morda ste jih celo že prejeli.

Medtem ko humor krepi moralo in spodbuja prijateljstvo, ga morate podajati previdno. Obstaja čas in prostor za šale na delovnem mestu. In množično pošiljanje besednih iger prek sporočil o odsotnosti lahko povzroči nesporazume, zlasti med tistimi, ki jih komaj poznate.

Izogibajte se šalam v elektronski pošti, ko ste odsotni. Lahko jih pošljete bližnjim kolegom, vendar se izogibajte žaljivim šalam o svojem delodajalcu in sodelavcih. Uporabljajte šale o varnem delu ali pa jih sploh ne uporabljajte.

3. Brez navedbe, kdaj se boste vrnili v pisarno

Čeprav je neobičajno, nekateri ljudje v e-poštnih sporočilih o odsotnosti pozabijo omeniti datum vrnitve. Uporabljajo splošne predloge ali se osredotočajo na nepotrebne informacije. To je neprofesionalna in draga napaka. Vaši sodelavci morda celo mislijo, da ste nezanesljivi, ker spregledate tako ključne podrobnosti.

Da zagotovite jasnost, razčlenite svojo razpoložljivost. Navedite datume dopusta in vrnitve ter nastavite obdobja, ko boste na spletu odgovarjali na službena sporočila. Podrobni razporedi zmanjšajo tveganje nezaželene ali napačno usmerjene e-pošte.

4. Nenavedba, kaj je izredna situacija

Eksplicitno opredelite, kaj je nujen primer, če e-poštnemu sporočilu o odsotnosti priložite nadomestne kontaktne številke. Reči: "Pošlji SMS v nujnih primerih!" je nejasen. Nekateri prejemniki bi lahko prekoračili meje in vas zasuli z zahtevami, povezanimi z delom, ter tako prekinili vaš odmor.

Zaradi jasnosti navedite primere incidentov, ki se bodo verjetno zgodili. Pri neposrednem pošiljanju sporočil določite ustrezne kanale za nenujne zadeve in protokole. In ne oklevajte in ignorirajte sodelavce, ki ignorirajo ta navodila.

5. Vsem poveste svojo številko za klic v sili

Nehajte prilagati svoje kontaktne številke vsem svojim e-poštnim sporočilom o odsotnosti. Nekateri ljudje bodo še vedno prekoračili meje, tudi če postavite jasne protokole in navodila. Na žalost vsi ne spoštujejo odmorov svojih sodelavcev.

Namesto da se prepirate s temi posamezniki, popolnoma omejite svojo interakcijo z njimi. Ne posredujte jim svojih kontaktnih podatkov. Zaupajte svojo številko nekaj osebno izbranim osebam, s katerimi se razumete v pisarni in zunaj nje.

Določite začasno kontaktno osebo, namesto da množično pošiljate svoje osebne kontaktne podatke. Prosite jih, naj obravnavajo vaša sporočila med vašim dopustom. Organizirajo naj čakajoče naloge, da lahko hitro začneš delati, ko se vrneš v pisarno.

V takih primerih, najem osebnega asistenta je priročno. Če ga ne morete dobiti, prosite svoje sodelavce, če lahko začasno odgovorijo na vaša službena sporočila. Prepričajte se, da sledite pravilnemu postopku. Prelaganje delovne obremenitve na naključne podrejene je žaljivo in nepravično.

7. Izmenjava preveč podrobnosti o tem, zakaj ste na dopustu

Preglednost na delovnem mestu je občudovanja vredna, vendar zaradi prekomerne deljenja v e-poštnih sporočilih o odsotnosti izgledate neprofesionalno. Naj bo vaše osebno življenje zasebno. Večji del vašega sporočila mora vsebovati vaš datum vrnitve in začasno kontaktno točko, ne pa razloga za vaš dopust.

Poleg tega svojim vrstnikom ne dolgujete razlage. Razlog za oddih naj ostane skrivnost, razen če to vpliva na poslovanje. Recimo, da je vaš partner na operaciji. Samo recite, da morate opraviti nekaj osebnih zadev, namesto da vsem poveste o nujni medicinski pomoči.

8. Če rečete, da boste občasno preverjali svojo mapo »Prejeto«.

Izogibajte se besedam, da boste preverili svoja sporočila. Ponudba stalne razpoložljivosti iz premisleka izniči namen pošiljanja e-pošte o odsotnosti. Prejemniki morda niti ne bodo upoštevali vašega dopusta. Mislili bodo, da je v redu, da vas pokličejo in vam pošljejo sporočilo, kot počnejo redno.

Držite se določenega datuma vrnitve. Seveda lahko preverite svojo mapo »Prejeto«, odgovarjate na kritična sporočila in upravljate opravila, vendar nikoli ne jamčite za svojo razpoložljivost. Vaši sodelavci nimajo nadzora nad vašimi osebnimi zadevami.

9. Recikliranje istih generičnih predlog za odsotnost

Zaposleni delavci običajno reciklirajo svojo e-pošto, ko niso v pisarni. Preprosto bodo kopirali in uredili svoja stara sporočila ter jim prihranili težave pri pisanju od začetka. Čeprav je priročen, deluje leno. Nekateri prejemniki morda celo menijo, da ste jim sporočilo poslali naknadno.

Namesto tega pokažite strokovnost tako, da sestavite nova e-poštna sporočila OOO, kadar koli greste na dopust. Pisanje ni tako dolgotrajno, kot se morda bojite. Lahko bi se celo zgledovali po spletnih predlogah oz ChatGPT pri pisanju težavnih e-poštnih sporočil-samo ne kopirajte jih.

10. Samo pošiljanje e-pošte o odsotnosti prek ene komunikacijske platforme

Nastavite sporočila o odsotnosti na svojih delovnih platformah. Ker sodobna podjetja maksimizirajo digitalna orodja, je danes za pisarniške delavce običajno, da žonglirajo z več komunikacijskimi kanali. Uporabljajo različne aplikacije za e-pošto, neposredna sporočila in video klice. Pokrijte vse te platforme za učinkovito sporočanje vašega dopusta; sicer nekateri morda ne bodo prejeli vaše beležke.

Spremenite tudi svoja sporočila o odsotnosti. E-poštna sporočila zahtevajo formalno besedilo, vendar lahko v aplikacijah za neposredno sporočanje sledite ležernemu pristopu. Recimo, da vaša pisarna uporablja Slack. Namesto da prilepite isto e-pošto o odsotnosti, sestavite kratko, sproščeno sporočilo in posodobite status svojega profila na »Odsoten«.

Upravljanje več delovnih aplikacij je neučinkovito. večina delavci zapravljajo ure za preklapljanje med platformami— poenostavite svoj sistem za upravljanje nalog.

Nikoli ne pošljite drugega neprofesionalnega e-poštnega sporočila o odsotnosti

Prizadevajte si za prilagojeno e-pošto ob odsotnosti. Odgovoriti mora na vprašanja, ki bi jih lahko postavili vaši nadzorniki, partnerji in kolegi. Tako vaša odsotnost ne bo vplivala na poslovanje.

In poskusite uporabiti nove končne vrstice, da bodo vaša e-poštna sporočila o odsotnosti še bolj profesionalna. Reči: "Veselim se tvojega odgovora!" zveni oddaljeno. Prejemniki vaših e-poštnih sporočil bodo cenili prilagojen, a delu primeren izhod.