Ali imate podatke, ki so razpršeni po več stolpcih? Naučite se uporabljati funkcijo TOCOL, da vse skupaj hitro združite v en sam stolpec.
Microsoft Excel se ponaša z različnimi načini za pretvorbo vaših podatkov v dragocene vpoglede, in ko se boste naučili, se lahko preprosto poglobite v kar najbolje izkoristite svojo preglednico.
Kaj pa, če vaši podatki niso pripravljeni za takojšnjo uporabo? Kaj pa, če vam je bilo dano v neurejeni zmešnjavi? K sreči Excel ponuja funkcije za hitro reorganizacijo vaših podatkov in eno od teh orodij je funkcija TOCOL.
Kaj je funkcija TOCOL v programu Microsoft Excel?
Funkcija TOCOL pretvori določen nabor podatkov ali matriko v en sam stolpec. Reorganizacija naborov podatkov v stolpce bi bila zahtevna in zamudna naloga za ročno izvedbo, zlasti če želite počistiti prazne prostore ali napake, ki jih upošteva ta formula.
Razumevanje sintakse funkcije TOCOL
Celotna sintaksa funkcije TOCOL je prikazana na naslednji način:
=TOCOL(niz, [ignore], [scan_by_column])Funkcija TOCOL vsebuje tri argumente. The
niz argument določa celice, ki bodo prerazporejene v stolpec.Čeprav to ni obvezno, lahko določite, ali je celice mogoče preskočiti (in pod kakšnimi merili) prek ignoriraj prepir. Argument prezri omogoča štiri kriterije:
- "0", privzeto, ohrani vse vrednosti.
- "1" pove funkciji, naj izključi prazne celice.
- »2« ukaže funkciji, naj izključi celice, ki vsebujejo napake (kot je na primer »#NAME!« ali »#VALUE!«).
- »3« ukaže funkciji, naj prezre prazne celice in celice z napakami.
Excelu lahko naročite, kako prevesti stolpec prek neobveznega skeniranje_po_stolpcu prepir. Če je ta argument vključen in nastavljen na TRUE, bo funkcija dodala vrednosti v navpičnem vrstnem redu, stolpec za stolpcem. Če je argument nastavljen na false ali ni vključen v funkcijo, bo TOCOL dodal vrednosti v vodoravnem vrstnem redu, vrstico za vrstico.
Tukaj je primer razlike, kot je prikazana skozi niz koledarskih dni brez praznih celic:
Funkcije, ki so del matrike, bodo prenesene v nov stolpec. Vendar je dobro, da še enkrat preverite in zagotovite, da so pravilno razrešeni, ne glede na to, ali gre za preprosta logična funkcija v Excelu ali kaj bolj nenavadnega, npr eno od funkcij COUNT za analizo na višji ravni.
Uporaba funkcije TOCOL v programu Microsoft Excel
Postavimo primer, kjer imamo niz neurejenih podatkov, ki bi jih radi bolje organizirali. Večinoma so številke, vendar vključuje tudi nekaj praznin in napak, ki nam niso uporabne.
Če želite samo pretvoriti to matriko v stolpec, kliknite celico H2 in znotraj celice ali vrstice s formulami vnesite spodnjo formulo in pritisnite Vnesite.
=TOCOL(B2:F5)Vidimo, da je bilo naše polje pretvorjeno v stolpec, vendar opazite, da so napake še vedno prisotne. Praznine v izvirni matriki so bile zapolnjene z ničlami. Vendar pa lahko preprosto uredimo formulo, da odstranimo te težave.
Kliknite celico J2 in znotraj celice ali vrstice s formulami vnesite spodnjo formulo in pritisnite Vnesite.
=TOCOL(B2:F5;3)To je enaka formula kot tista zraven v H2, le da doda argument "ignore", nastavljen na vrednost "3", "ignore blanks and errors", da te vnose odstrani iz našega novega nabora podatkov. En alfanumerični vnos, ki ostane, v resnici ni napaka; služi le kot način za prikaz, da ta formula deluje z besedilnimi in številskimi vrednostmi.
Preprosto organizirajte svoje podatke za večjo produktivnost
Neurejeni podatki se lahko včasih zdijo kot nepričakovana ovira za produktivnost preglednic v Excelu. Toda s funkcijami, kot je funkcija TOCOL, ni nujno, da je tako. Svoje podatke lahko hitro in enostavno reorganizirate, da bo z njimi lažje delati, ne da bi vas to upočasnilo ali odvrnilo od drugih nalog.
Obstaja tudi veliko drugih načinov za organizacijo in čiščenje vaše preglednice, s čimer dodatno napolnite svoje delo in naredite svoje liste prilagodljive in razumljive.