Popoln vodnik po 15+ aplikacijah Google Workspace

Google Workspace (prej G Suite) je integrirana zbirka spletnih aplikacij, zasnovanih za poenostavitev delovnih tokov in izboljšanje produktivnosti za posameznike, skupine in podjetja.

Verjetno poznate nekatere priljubljene aplikacije Google Workspace, kot sta Gmail in Google Dokumenti. Morda pa se ne zavedate, da je v tem delovnem prostoru trenutno 18 aplikacij – vsaka služi edinstvenemu namenu in ponuja obilico funkcij za povečanje vaše učinkovitosti in sodelovanja z drugimi.

V tem članku se bomo podrobno poglobili v vsako od teh aplikacij, kaj počnejo in razpravljali o nekaterih njihovih najboljših funkcijah.

Gmail je e-poštno orodje, ki vam omogoča ustvarjanje edinstvenih e-poštnih naslovov (ki se končajo z at_gmail.com ali domeno po meri) za pošiljanje in prejemanje e-pošte. Uporabite lahko tudi funkcije, kot so prednostna mapa »Prejeto«, filtri, priljubljene in oznake, da upravljate svojo e-pošto in zmanjšate nered. Ustvarjanje računa Gmail je brezplačno in če ga še nimate, se lahko tega naučite

nastavite nov račun Gmail zase ali za druge.

Najboljše lastnosti Gmaila:

• Prekliči pošiljanje sporočila do 30 sekund po kliku »pošlji«.
• Brezhibno se integrira z drugimi aplikacijami Workspace, kot so Drive, Calendar in Meet.
• Napredni algoritmi za filtriranje neželene e-pošte za samodejno prepoznavanje in filtriranje zlonamerne e-pošte.
• Prilagodite svoj Gmail tako, da se povežete z zunanjimi aplikacijami iz tržnice Google Workspace.

Google Meet (prej Hangouts) je Googlova različica Zooma – orodja za videokonference za gostovanje virtualnih srečanj in spletnih seminarjev s prijatelji, sodelavci ali strankami. Sestanek lahko začnete takoj, ga ustvarite za pozneje ali ga načrtujete v Google Koledarju. Če potrebujete pomoč, kako to narediti, si oglejte to popoln vodnik za gostovanje sestankov v storitvi Google Meet.

Najboljše lastnosti Google Meeta:

• Funkcije za sodelovanje, kot je dvig roke, pošiljanje emojijev in klepet.
• Delite dokumente, diaprojekcije in druge dokumente s funkcijo skupne rabe zaslona.
• Zagotavlja podnapise v realnem času v več kot 10 jezikih, vključno z angleščino, francoščino in italijanščino, dodanih pa je še več.
• Obsežna knjižnica vizualnih učinkov za uporabo filtrov in zameglitev ali spreminjanje ozadja.

Google Chat je orodje za sporočanje, ki deluje kot centralizirano središče za brezhibno komunikacijo in sodelovanje znotraj ekosistema Google Workspace. Omogoča ekipam, da se povezujejo, komunicirajo in delijo datoteke v realnem času, kar spodbuja učinkovite razprave o projektih in povečuje produktivnost.

Najboljše funkcije Google Klepeta:

• Integrira se z Drive, Dokumenti, Preglednicami in Predstavitvami za ustvarjanje in skupno rabo datotek.
• Izvorna funkcija Tasks za ustvarjanje in dodeljevanje nalog članom ekipe.
• Opravite video klepete tako, da začnete takojšnji sestanek s funkcijo Dodaj video sestanek.
• Prejemajte e-poštna obvestila, ko vas nekdo omeni (z uporabo @omembe) ali vam pošlje neposredno sporočilo.

Google Koledar je orodje, ki vam omogoča načrtovanje dogodkov, usklajevanje sestankov in spremljanje pomembnih rokov. Ustvarite lahko več koledarjev za različne vidike svojega osebnega ali poklicnega življenja in preklapljate med koledarji, da si ogledate določene dogodke ali imate pregled nad vsemi svojimi dejavnostmi.

Najboljše lastnosti Google Koledarja:

• Delite koledarje z drugimi, da si lahko ogledajo ali načrtujejo sestanke.
• Nastavite prilagojene opomnike za prejemanje opozoril (prek mobilnega telefona ali e-pošte) pred dogodki ali opravili.
• Popolnoma se sinhronizira z aplikacijo Koledar v vaši mobilni napravi, tako da lahko ostanete povezani in posodobljeni.
• Dostopajte do vnaprej pripravljenih koledarjev z državnimi prazniki za vsako državo in jih preprosto dodajte v svoj koledar.

Google Drive je platforma za shranjevanje v oblaku, ki posameznikom, skupinam in podjetjem omogoča shranjevanje, dostop in skupno rabo datotek iz katere koli naprave – če imate internetno povezavo. Vse datoteke, ki jih ustvarite v Google Dokumentih, Preglednicah, Diapozitivih ali Obrazcih, se samodejno shranijo tukaj. Prav tako lahko naložite datoteke iz svojega računalnika in upravljate vse svoje dokumente tako, da jih združite v mape in podmape.

Najboljše lastnosti Google Drive:

• Ponuja 15 GB prostora za shranjevanje za brezplačne uporabnike, ki si ga delijo Google Drive, Gmail in Google Photos.
• Oglejte si in uredite svoje datoteke na poti z mobilno aplikacijo Drive, ki je na voljo v napravah Android in iOS.
• Ponuja dostop brez povezave do vaših datotek, tako da lahko z njimi delate brez internetne povezave – spremembe se samodejno sinhronizirajo, ko se znova povežete z internetom.

Google Dokumenti so Googlova različica Microsoft Worda – orodja za obdelavo besedil v oblaku, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje, urejanje in sodelovanje pri dokumentih v realnem času. Ima več kot 50 predlog, ki zajemajo več kategorij, vključno z življenjepisi, poslovnimi pismi, predlogi in načrti učnih ur, kar olajša začetek dela z vašim dokumentom v zelo kratkem času.

Najboljše lastnosti Google Dokumentov:

• Preprost in intuitiven vmesnik, ki uporabnikom vseh ravni znanja olajša iskanje.
• Širok nabor možnosti oblikovanja – od prilagajanja slogov besedila do ustvarjanja kazala vsebine – za ustvarjanje dokumentov profesionalnega videza.
• Funkcija zgodovine revizij olajša sledenje spremembam, pregledovanje popravkov in po potrebi obnovitev prejšnje vsebine.

Google Preglednice so Googlova različica Microsoft Excela – aplikacije za preglednice v oblaku za urejanje in analiziranje podatkov na organiziran in sodelovalen način. Podatke lahko vnesete ročno ali uvozite velike nabore podatkov iz več formatov datotek, vključno s CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML in ODS.

Najboljše lastnosti Google Preglednic:

• Obsežne formule in funkcije za izvajanje manipulacij s podatki, zapletene izračune in statistične analize.
• Ima funkcije za vizualizacijo podatkov, kot so grafikoni, toplotni zemljevidi, iskrive črte in vrtilne tabele.
• Povežite Excelove tabele in grafikone v Google Dokumentih in Predstavitvah ter jih posodobite s klikom gumba, ko se spremenijo izvorni podatki.

Google Slides je Googlova različica Microsoft PowerPointa – orodja za predstavitve v oblaku, ki vam omogoča ustvarjanje, urejanje in prikazovanje privlačnih predstavitev. Dodate lahko govornikove opombe, ki so lahko v pomoč pri organiziranju vaših misli ali namigov med predstavitvijo. Pogled predstavitelja ponuja ločen zaslon, ki prikazuje zapiske vaših govornikov, trenutni diapozitiv in prihajajoče diapozitive, kar vam pomaga pri nemoteni predstavitvi.

Najboljše lastnosti Google Diapozitivov:

• Pritegnite svoje občinstvo z izvajanjem anket v živo in sej vprašanj in odgovorov.
• Izvozite diapozitive v več formatih, kot so PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP in SVG.
• Ima več kot 20 predlog (in več z drugih spletnih mest), ki zajemajo več kategorij, kot so predlog, predlog, študija primera, učni načrti in kartice.

Google Forms je vsestranski ustvarjalec obrazcev, ki vam omogoča ustvarjanje in distribucijo spletnih anket, kvizov, vprašalnikov, aplikacij in obrazcev za povratne informacije. Poleg besedila lahko obrazcem dodate slike in videoposnetke, spremenite barvne sheme in celo vstavite svoj logotip. Obrazec lahko delite prek povezave, ga vdelate na spletno mesto ali celo pošljete neposredno na določene e-poštne naslove.

Najboljše lastnosti Google Obrazcev:

• Določite zahtevana vprašanja, uveljavite posebne oblike (kot so e-poštni naslovi ali URL-ji) in omejite izbiro odgovorov na določen obseg ali vzorec.
• Ustvarite razvejano ali preskočno logiko v svojih obrazcih, tako da anketirance vodite v različne razdelke na podlagi njihovih odgovorov.
• Vsi odgovori se posodabljajo v realnem času pod zavihkom Odgovori v obrazcih.
• Odgovore je mogoče izvoziti v Google Sheers (za nadaljnjo analizo) s klikom gumba.

Google Sites je orodje za ustvarjanje spletnih mest, ki vam omogoča preprosto oblikovanje in objavo spletnih mest. Ima uporabniku prijazen vmesnik povleci in spusti, ki olajša dodajanje in razporejanje različnih elementov na vašem spletnem mestu. Ti elementi vključujejo besedilna polja, slike, videoposnetke, datoteke Google Drive in vdelano vsebino prek URL-ja ali kode.

Najboljše lastnosti Googlovih spletnih mest:

• Spletna mesta, ustvarjena v Google Sites, so odzivna.
• Ima 15+ prilagodljivih predlog v kategorijah, kot so študentski portfelj, poroka, salon in restavracija.
• Vgrajena funkcija iskanja, ki obiskovalcem omogoča iskanje določene vsebine na vašem spletnem mestu.
• Integrira se z Google Analytics za sledenje in analizo prometa na spletnem mestu in vedenja uporabnikov.

Google Keep je aplikacija za pisanje zapiskov, ki vam omogoča hitro beleženje zapiskov, idej ali opomnikov. Ustvarjate lahko besedilne opombe, dodajate kontrolne sezname, dodajate slike in celo dodajate risbe in skice na poti. Zaradi preprostosti in hitrosti te aplikacije je priročna za zajemanje informacij, kadar koli pride do navdiha.

Najboljše lastnosti Google Keep:

• Svojim zapiskom dodajte barvno kodirane oznake, da svoje zapiske vizualno razvrstite in organizirate.
• Na svoje zapiske nastavite opomnike glede na čas in lokacijo ter prejemajte obvestila, ki vam pomagajo ostati na tekočem z opravili.
• Uporabite funkcijo Arhiv, da skrijete zapiske iz glavnega pogleda in zmanjšate nered.
• Vaši zapiski se samodejno sinhronizirajo, kar vam omogoča dostop do njih in njihovo urejanje od koder koli, kadar koli in iz katere koli naprave.

Google Apps Script je skriptna platforma, ki temelji na JavaScriptu in omogoča razširitev funkcionalnosti aplikacij Google Workspace. To vam omogoča dodajanje novih funkcij, kot so meniji po meri, pogovorna okna, funkcije po meri in celo izvajanje avtomatizacije opravil za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje.

Ustvarite lahko tudi dodatke za aplikacije Google Workspace in jih objavite v Workspace Marketplace, da jih lahko drugi uporabljajo.

Najboljše lastnosti skripta Google Apps:

• Apps Script podpira sodelovanje, kar omogoča več uporabnikom, da skupaj delajo na istem skriptu ali projektu.
• Zagotavlja zmožnosti testiranja in odpravljanja napak, vključno z beleženjem, prelomnimi točkami in obravnavanjem napak.
• Aktivna skupnost razvijalcev, ki deli delčke kode, vadnice in najboljše prakse.

Google Cloud Search je napredno mega-iskalno orodje, ki podjetjem omogoča iskanje in pridobivanje podatkov od vsepovsod Aplikacije Google Workspace (Gmail, Drive, Dokumenti, Spletna mesta, Keep itd.) in aplikacije tretjih oseb – z enim samim iskanjem poizvedbo. To je veliko lažje in hitreje kot izvajanje posamezne iskalne poizvedbe v vsaki od aplikacij Workspace.

Najboljše lastnosti Google Cloud Search:

• Je izjemno hiter in pameten – z uporabo predlogov za samodokončanje lahko hitro najdete natančne informacije, ki jih iščete, tudi če je v vaši iskalni poizvedbi nekaj napak.
• Omogoča predogled rezultatov iskanja, kar vam omogoča, da hitro pogledate vsebino in poiščete, kar iščete, ne da bi jo odprli v ločeni aplikaciji.
• Napredne možnosti filtra (kot so datumsko obdobje, vrsta datoteke, lokacija itd.) za hitro zoženje rezultatov iskanja.

Google Jamboard je orodje za digitalno tablo, ki posameznikom in skupinam omogoča zapisovanje zapiskov, skiciranje diagramov, razmišljanje o idejah in vizualno sodelujte od koder koli. Opremljen je z risalnimi orodji, samolepilnimi lističi, oblikami, poljem za besedilo in laserskim kazalcem – kar olajša kreativno izražanje vaših idej.

Najboljše lastnosti Google Jamboard:

• Izjemno preprost in intuitiven vmesnik, po katerem lahko krmarijo tudi prvi uporabniki.
• Spremenite ozadje platna s katero koli od vnaprej pripravljenih predlog ali tako, da naložite sliko po meri.
• Prenesite vsak okvir v svoj računalnik kot sliko ali datoteko PDF.

Google Admin je administrativni portal za upravljanje uporabnikov in naprav, registriranih v vašem poslovnem računu. Dodate lahko nove uporabnike, posodabljate podatke o uporabnikih in uporabnike organizirate v organizacijske enote za lažje upravljanje.

Najboljše funkcije Google Admin:

• Upravljajte nastavitve shranjevanja in skupne rabe podatkov v storitvi Google Drive na ravni organizacije.
• Nadzorujte dostop do aplikacij Workspace tako, da omogočite ali onemogočite določene aplikacije za uporabnike ter upravljate nastavitve aplikacij in dovoljenja za dostop.
• Konfigurirajte organizacijske nastavitve, kot je prilagajanje poslovnih logotipov in barv, nastavitev enotne prijave (SSO) in upravljanje aplikacij tretjih oseb.

Google Endpoint je funkcija za upravljanje varnosti aplikacije Google Admin, ki ščiti podatke in naprave, ki se uporabljajo v vašem podjetju, pred kibernetskimi grožnjami. Zagotavlja, da lahko samo pooblaščeni posamezniki dostopajo do informacij, in omogoča oddaljeno brisanje podatkov, kadar je to potrebno.

Najboljše lastnosti Google Endpoint:

• Na daljavo zaklenite ali izbrišite podatke iz izgubljenih ali ukradenih poslovnih naprav.
• Zaščitite naprave v svojih podjetjih ne glede na njihov operacijski sistem.
• Uveljavite varnostne politike in nadzor dostopa, kot je nastavitev zahtev za geslo in omogočanje dvostopenjske avtentikacije.

Google Vault je orodje za arhiviranje in hrambo podatkov, ki zagotavlja skladnost z zakonskimi zahtevami in pomaga pri olajšanju postopkov e-odkrivanja, ko se pojavi potreba. Poleg hrambe lahko skrbniki iščejo ali izvozijo podatke iz aplikacij Google Workspace, tudi če so te podatke izbrisali posamezni uporabniki.

Najboljše lastnosti Google Vault:

• Nastavite pravilnike hrambe za samodejno hrambo podatkov za določeno časovno obdobje.
• Postavite pravne zadržke za določene uporabniške račune ali organizacijske enote, s čimer zagotovite, da podatkov, povezanih s temi računi, ni mogoče izbrisati.
• Napredne možnosti iskanja, vključno z iskanjem po določenih kriterijih, kot so pošiljatelj, prejemnik, datumsko obdobje, ključne besede in oznake.
• Izvozite podatke iz Google Vault v standardnih formatih, kot sta PST (za e-pošto) in MBOX (za klepete).

Google Work Insights je analitično orodje, ki vam omogoča sledenje, kako uporabniki v vašem podjetju uporabljajo aplikacije Workspace. To vam daje vpogled v uporabniško dejavnost, uporabo aplikacij in vzorce sodelovanja – tako da lahko optimizirate produktivnost in strategije sodelovanja v svojem podjetju.

Najboljše lastnosti storitve Google Work Insights:

• Filtrirajte vpoglede po določenih organizacijskih enotah (tudi oddelkih, skupinah ali ekipah) in časovnih obdobjih.
• Sledi, ali uporabniki aktivno uporabljajo aplikacije Google Workspace izven delovnega časa in med vikendi.
• Interaktivne vizualizacije, ki predstavljajo ključne meritve s pisanimi grafi, kar olajša hitro prepoznavanje trendov in uporabniških vzorcev.

Delajte pametneje, hitreje in učinkoviteje z aplikacijami Google Workspace

Zdaj ste seznanjeni s funkcijami vseh 18 orodij, ki so združena v Google Workspace zbirko, lahko izkoristite polni potencial vsakega orodja za dvig osebnega in timskega napredka produktivnost.

Ker se tehnologija razvija, Google Workspace ostaja v ospredju, saj redno objavlja nove funkcije in posodobitve, zato je nujno, da ste na tekočem in se prilagajate najnovejšim napredkom. In če še vedno ugotovite, da Google Workspace ni vaša skodelica čaja, obstajajo druge možnosti, ki jih je vredno raziskati.