8 nasvetov, kako kar najbolje izkoristiti svojo aplikacijo za pisanje zapiskov

Pisanje zapiskov je bistvena veščina, ki vam pomaga organizirati svoje misli in naloge ter učinkovito napredovati pri delu. In ker je vaš pametni telefon ali prenosnik vaš vsakodnevni pomočnik, je pisanje zapiskov na poti lažje kot kdaj koli prej.

Čeprav je na voljo več aplikacij za zapisovanje, od katerih ima vsaka edinstvene funkcije, ima večina teh orodij tudi podobne funkcije. Ne glede na to, katero aplikacijo za zapisovanje uporabljate, je tukaj nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali kar najbolje izkoristiti.

Vedno bodo časi, ko boste morali na hitro zapisati idejo ali pomembno informacijo. Vendar pa lahko vaša aplikacija za pisanje zapiskov hitro postane neurejena, če nimate načina za organizacijo svojih zapiskov, in kaj bi bilo dobro, če ne bi mogli najti informacij, kadar koli jih potrebujete? Večina aplikacij za pisanje zapiskov ponuja več načinov organiziranja zapiskov, vključno z mapami in oznakami.

Mape so odlične za združevanje sorodnih zapiskov ali tem in njihovo ločeno od drugih zapiskov. Ustvarite lahko na primer mape za delo, šolo, branje ali filme in v vsako mapo shranite vse povezane zapiske. Če uporabljate določene mape več kot druge, jim lahko dodelite sedež v prvi vrsti, tako da jih označite kot priljubljene ali jih dodate v stransko vrstico aplikacije.

Oznake so še en uporaben način za organiziranje vaših zapiskov, saj vam omogočajo, da vsakemu zapisku dodate ključne besede, ki jih lahko pozneje uporabite za iskanje in razvrščanje zapiskov. Če na primer več zapiskov označite z določenim datumom, lahko hitro potegnete vse zapiske, povezane s tem datumom, ne glede na njihove mape.

2. Uporabite konvencijo o doslednem poimenovanju

V redu je, če svoje zapiske razvrščate z uporabo map in oznak, a če nimate doslednega dogovora o poimenovanju svojih zapiskov, jih boste težko ločili.

Kako pogosto ste iskali zapisek na podlagi tega, kar ste mislili, da ste ga poimenovali, samo da bi našli več dokumentov s podobnimi naslovi ali nič? Najboljši način, da se temu izognete, je uporaba preprostega in doslednega sistema poimenovanja.

Nekaj ​​najboljših praks za poimenovanje zapiskov vključuje:

1. Uporabite preprosto in dosledno obliko (na primer LLLLMMDD_Naslov).
2. V naslov vključite kratke in smiselne ključne besede, da jih boste kasneje lažje iskali.
3. Izogibajte se posebnim znakom, kot je !, ?, oz * saj jih je težko iskati.
4. Uporabite običajno, skrajšano različico zadeve/teme, če je dolga (na primer "Fin_Strat" ​​za "Finančne strategije").

Z upoštevanjem teh najboljših praks ali ustvarjanjem lastnih lahko razvijete predvidljiv sistem poimenovanja, ki olajša iskanje zapiskov, ki jih potrebujete, ko jih iščete. Najpomembneje je, da ste dosledni in uporabljate sistem, ki vam ustreza.

3. Izkoristite glasovno snemanje

Nekaj najboljše aplikacije za zapisovanje ponujajo funkcije snemanja glasu, ki vam omogočajo snemanje zvočnih zapiskov, kar vam omogoča, da zajamete ideje, tudi če nimate časa, da bi jih zapisali. Ta funkcija je lahko uporabna med sestanki ali predavanji, kjer želite zajeti vse podrobnosti, vendar ne morete pisati tako hitro, kot govornik govori.

Podobno, če iz nekega razloga ne morete vnesti svojih zapiskov, morda zato, ker so vaše roke zaposlene z nečim drugim, potem lahko izkoristite funkcijo telefona za pretvorbo govora v besedilo, da hitro narekujete ideje v svoj zapisek aplikacija Obe funkciji vam lahko prihranita čas in olajšata zajemanje vaših misli na poti.

4. Zaščitite svoje zapiske z geslom

Vaša aplikacija za zapiske verjetno vsebuje občutljive osebne in poklicne podatke, kot so gesla, kontaktni podatki ali finančni podatki. Da zagotovite, da ti podatki ostanejo varni in da kar najbolje izkoristite svojo aplikacijo za pisanje zapiskov, je pomembno, da svoje zapiske zaščitite z močnim geslom.

Na ta način, tudi če lahko nekdo drug dostopa do vašega pametnega telefona, ne bo mogel dostopati do teh informacij. To funkcijo bi morali najti v nastavitvah večine aplikacij za pisanje zapiskov.

5. Sinhronizirajte svoje zapiske med napravami

Ena najpomembnejših funkcij, ki jih lahko uporabite v aplikaciji za pisanje zapiskov, je možnost sinhronizacije zapiskov v več napravah in platformah. Na primer, kadarkoli imate idejo, jo lahko hitro zapišete v svojo aplikacijo za zapisovanje na pametnem telefonu in nato dostopate do beležke ali jo popravite iz prenosnika ali tablice.

Na ta način lahko preprosto spremljate vse svoje ideje in opravila, ne da bi zamudili utrip. Medtem ko večina aplikacij za pisanje zapiskov samodejno shranjuje in sinhronizira podatke, boste morda želeli to narediti ročno, če niste bili povezani v internet, ko ste ustvarili zapisek.

Poleg tega boste zaradi dodatne previdnosti morda želeli izvoziti svoje zapiske in obdržati kopijo v računalniku ali rešitvi za shranjevanje v oblaku. Tako lahko, če pride do težave z vašo napravo ali aplikacijo, vedno obnovite svoje zapiske in poskrbite, da bodo vaši najpomembnejši zapiski ostali na varnem.

Povezovanje aplikacije za pisanje zapiskov z drugimi orodji v vašem naboru orodij je odličen način za prihranek časa in povečanje učinkovitosti. Na primer, eden najboljših trikov, da kar najbolje izkoristite Evernote je, da ga povežete z računom za Google Koledar. To vam omogoča pogled iz ptičje perspektive na vaše zapiske in koledarske dogodke, kar vam omogoča učinkovitejše načrtovanje dneva.

To je samo vrh ledene gore, saj boste morda lahko povezali svojo aplikacijo za zapisovanje s Slackom, Microsoft Teams, Microsoft Outlookom in Gmailom, če naštejemo le nekatere. To je eden od osnovne stvari, ki jih morate upoštevati, preden izberete svojo naslednjo aplikacijo za zapisovanje.

7. Uporabite predloge

Predloge so priročna funkcija, ki jo ponujajo številne aplikacije za pisanje zapiskov, saj vam pomagajo prihraniti čas. Še posebej so uporabne za ponavljajoče se naloge, ki zahtevajo isto vrsto vnosa, kot je načrtovanje dnevnega reda sestanka, vodenje dnevnika ali zapisovanje med sejo možganske nevihte. Te predloge so običajno prilagodljive, kar vam omogoča, da jih prilagodite svojim potrebam.

8. Dodajte opomnike svojim zapiskom

Eden najboljših načinov, da kar najbolje izkoristite svojo aplikacijo za pisanje zapiskov, je dodajanje opomnikov svojim zapiskom, saj se vam ni treba spominjati vsakega elementa na seznamu opravil. To je še posebej uporabno, če vaša aplikacija za zapisovanje deluje tudi kot upravitelj opravil ali aplikacija za seznam opravil. Torej, če želite zagotoviti, da ostanete na tekočem s svojimi nalogami ali se spomnite, da pregledate idejo, ki ste si jo zapisali, je dodajanje opomnikov odličen način za to.

Povečajte svojo produktivnost s temi nasveti za pisanje zapiskov

Vaša aplikacija za pisanje zapiskov je pomemben del vaše produktivne sestavljanke, podobna "drugim možganom". Upoštevanje nasvetov, ki smo jih omenili, vam bo pomagalo, da kar najbolje izkoristite svoje aplikacije za zapiske in vsebino, ki jo shranjujete v njih. Prava kombinacija orodij in strategij je ključna za izgradnjo vaših drugih možganov in organiziranje vašega digitalnega.