Kako uporabljati funkcijo SORTBY v programu Microsoft Excel

Microsoft Excel ponuja zmogljiva orodja za zbiranje, organiziranje in vizualizacijo vaših podatkov na skoraj kakršen koli način. Včasih boste naleteli na scenarij, ko boste morali ustvariti več specifičnih pogledov svojih informacij.

Funkcija SORTBY v Excelu ponuja priročen način za ustvarjanje zapletenih razčlenitev in specializirano izdelavo ureditev podatkov, ki dodaja jasnost vašim informacijam, ne da bi pri tem povzročala zmedo v izvirniku nabor podatkov.

Uporablja se za Excelovo funkcijo SORTBY v Excelu

Obstaja več načinov za razvrščanje vaših podatkov v Excelu, čeprav imajo lahko metode, ki vam najbolj pridejo na misel, pomanjkljivosti za bolj zapletene potrebe.

Uporaba funkcije SORT ustvari ločen, organiziran nabor podatkov, vendar lahko razvrstite samo po enem naboru kriterijev. Razvrščanje z Excelovim orodjem za razvrščanje in filtriranje

ponuja veliko boljšo razdrobljenost, vendar neposredno razvrsti izvirni nabor podatkov, zaradi česar je ustvarjanje in prikazovanje več pogledov težje, še posebej, če jih želite videti hkrati.

Funkcija SORTBY v bistvu združuje najboljše dele teh dveh funkcij; ustvari ločen pogled na vaš nabor podatkov (ali "matriko"), ki ga je mogoče razvrstiti po več kot enem kriteriju. Tako lahko na primer razvrstite semafor igralcev v igri po imenu ekipe, nato po rezultatu in nato po določenih dosežkih v igri.

V primeru, ki ga bomo uporabili za ta članek, imamo seznam podatkov o prodaji v regiji. Stolpci vsebujejo priimke našega prodajnega osebja, državo, v kateri delajo, število prodaj, ki so jih opravili, in skupni zaslužek s to prodajo.

Kako uporabljati funkcijo SORTBY v Excelu

Če želimo ustvariti naše prvo razvrščanje s funkcijo SORTBY, organizirajmo svoje prodajalce po državah.

1. Izberite celico F2.
2. Znotraj celice ali vrstice s formulami vnesite naslednje:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16)

3. Pritisnite Vnesite.

Ta funkcija sporoči Excelu, naj razvrsti naš celoten obseg (celice A2 skozi D16) z vrednostmi »Stanje« v celicah B2 skozi B16. Samodejno se nastavi na naraščajoči vrstni red (A-Z). Nastali niz navaja naše podatke, razvrščene po državah (najprej Arizona, nato Kalifornija, nato Nova Mehika ...).

Upoštevajte, da seznam imen ni razvrščen po abecedi, ker tega nismo zahtevali. Vendar pa je to formulo preprosto spremeniti, da podate več meril.

Razvrščanje po več merilih hkrati z SORTBY v Excelu

Spremenimo naš novi nabor podatkov tako, da jih najprej razvrstimo po državi, nato po številu opravljenih prodaj, s čimer ustvarimo miniaturno razvrstitev, kako uspešen je bil vsak od naših prodajalcev v vsaki državi.

1. Izberite celico F2 ponovno. Če pa želite obdržati tudi prvo formulo za primerjavo razlik, izberite celico K2 namesto tega.
2. Znotraj celice ali vrstice s formulami vnesite naslednje:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Pritisnite Vnesite.

Nastala nova matrika ima nekoliko bolj zapleteno formulo zdaj, ko zahtevamo, da Excel razvrsti po več poljih.

Formula se začne enako kot prejšnja formula, saj od Excela zahtevamo, da razvrsti naše niz v stolpcih od A do D s podatki o "državi" v stolpcu B, vendar glede na to, da imamo zdaj več obsegov, po katerih želimo razvrstiti, moramo Excelu pojasniti obe matriki, po katerih želimo razvrstiti ( po_matriki sintakso) in tudi vrstni_vrstni red, ali smer, v katero želimo, da Excel razporedi podatke.

Vsak od po_matriki argumenti so lahko široki le en stolpec, z vrednostmi, navedenimi navpično, kot jih imamo tukaj (za na primer celice B2:B16) ali eno vrstico z vrednostmi, navedenimi vodoravno (na primer celice A4:D4).

Čeprav sta dva stolpca, za katere smo pravkar zahtevali, da ta formula razvrsti, sta stolpca B in C poleg vsakega drugo, ne moremo združiti dveh stolpcev v eno samo zahtevo za obseg znotraj formule (kot "B2:C16"). Rezultat tega je "#REF!" napaka, saj Excel ni prepričan, po katerem od teh dveh polj naj razvrsti ali v kakšnem vrstnem redu.

Da ne omenjam, da je povsem možno, da so obsegi, ki jih želite razvrstiti, ločeni drug od drugega (kot na primer stolpca B in D tukaj), ali pa bi radi razvrstite svoje celice po obsegih, ki niso v vrstnem redu znotraj vaših podatkov (na primer, če želite razvrstiti po »Stanje« v stolpcu B, nato po »Imenu« v stolpcu A, kot je predlagano prej).

Tako morata biti dva stolpca navedena v formuli kot ločena obsega, da Excelu izrecno poveste vrstnem redu, v katerem želimo razvrstiti matriko – v primeru zgornjega primera najprej po stanju, nato po številu prodaja.

The vrstni_vrstni red sintakso je mogoče definirati v dveh smereh: "1" za naraščajoči vrstni red (vrstni red A-Z ali najnižje številke, razvrščene najprej) ali "-1" za padajoči vrstni red (vrstni red Z-A ali najvišje številke, razvrščene najprej). The vrstni_vrstni red polja ne smejo biti nobena druga števila razen 1 ali -1 ali pa "#VALUE!" napaka bo vrnjena, ker ni drugih načinov za urejanje podatkov.

Določanje vrstni_vrstni red je bilo v prvi različici naše formule le neobvezno, ker je bilo takoj jasno, po čem razvrščamo, in že smo razvrščali v naraščajočem vrstnem redu.

Če pa želimo te vrednosti razvrstiti v padajočem vrstnem redu ali kadar koli razvrščamo po več merilih, je to obvezno sintakso, ki jo je treba izpolniti, ker je vrstni red razvrščanja mogoče urediti v različnih smereh za različne obsege, kot smo storili v tem formula.

Prav tako od te formule ne moremo zahtevati, da delno razvrsti našo matriko – na primer razvrsti A1:D16 glede na obseg B1:B10. Vsak argument obsega v formuli mora obsegati enako število celic – torej, če je naš izvirnik niz vrednost ima 15 celic, nato vse po_matriki argumenti, po katerih zahtevamo, da formula razvrsti, morajo prav tako vsebovati 15 celic. V nasprotnem primeru bomo prejeli "#VALUE!" napaka.

Zdaj, ko razumemo gradnike te formule, je enostavno videti, kako uporabiti SORTBY za organizacijo naših podatkov po toliko merilih, kot jih želimo ali potrebujemo. Vnesite niz najprej vnesite po_matriki razvrsti, nato pa vrstni_vrstni red, potem naš naslednji po_matriki, naš naslednji vrstni_vrstni redin tako naprej, kot v sintaksi formule:

=SORTBY(niz, po_matriki1, [razvrsti_vrstni red1], [po_matriki2, razvrsti_vrstni red2],...)

SORTBY je še ena zmogljiva in vsestranska funkcija v Excelu

Funkcija SORTBY v Microsoft Excelu olajša ustvarjanje določenih razčlenitev informacij in je vsestranska orodje za enostavno organiziranje neurejenih nizov podatkov na zapletene načine, da bodo vaše informacije jasnejše in lažje pripravljene ukrepljiv.

Obstaja še več načinov za uporabo Excelovih številnih funkcij, orodij in funkcij za organiziranje vaših preglednic ter učinkovitejšo in produktivnejšo porabo vašega časa.