Kako spremeniti e-pošto v naloge in komentarje s ClickUp

Ali ste utrujeni od spremljanja svojega seznama opravil z nenehnim preklapljanjem med mapo »Prejeto« v Gmailu in delovnim prostorom ClickUp? No, ClickUp ima rešitev za odpravo te težave.

Svoja e-poštna sporočila lahko spremenite v opravila in komentarje v ClickUpu, ne da bi morali zapustiti Gmail. Popeljali vas bomo skozi ta proces, da spremenite način dela in povečate svojo splošno produktivnost.

Če želite posredovati e-poštno sporočilo v razdelek za komentarje opravila v ClickUp, boste morali pridobiti edinstven e-poštni naslov opravila. Da, prav ste slišali! Vsako opravilo, ki ga ustvarite v ClickUpu, ima edinstven naslov. Če želite pridobiti ta naslov, premaknite miškin kazalec nad nalogo, ki ji želite posredovati e-pošto, in kliknite na ikona elipse.

Na spustnem seznamu izberite Pošlji e-pošto nalogi.

V pojavnem oknu kliknite Kopirati da kopirate e-poštno sporočilo opravila v odložišče.

Zdaj odprite Gmail in pritisnite Ctrl + V v naslovno vrstico, da prilepite e-poštno sporočilo opravila. Opazili boste, da se besedilo takoj spremeni v ime opravila ClickUp. To je zelo koristno, če želite poslati drugo e-pošto na isti naslov – samo vnesite ime opravila in ga izberite v spustnem meniju.

E-poštnemu sporočilu dodajte zadevo in telo ter pritisnite Pošlji gumb.

Ko pošljete e-pošto, se prikaže v razdelku s komentarji opravila (kot je prikazano na spodnji sliki). Opazite, kako ClickUp identificira pošiljatelja in prikaže zadevo in telo e-pošte. Vključuje tudi datoteko HTML z vsebino e-pošte, ki jo lahko prenesete na svoj računalnik.

Tako kot vsak komentar, dodan v ClickUp, lahko tudi v posredovani e-pošti naredite številne spremembe. Ko miškin kazalec premaknete nad komentar, ga lahko uredite, si ogledate v celozaslonskem načinu ali ga dodelite članu ekipe. Člani vaše ekipe se lahko tudi vključijo v komentar tako, da se nanj odzovejo z emojijem ali pustijo neposreden odgovor.

S klikom na ikono elipse komentarja dobite dodatne možnosti, ki vam omogočajo:

• Kopirajte URL komentarja.
• Dodajte komentar v področje opisa vaše naloge.
• Nastavite opomnik za ukrepanje glede komentarja.
• Izbriši komentar.

Ustvarite nova opravila v aplikaciji ClickUp prek e-pošte

Podobno kot opravila v ClickUpu ima tudi vsak seznam edinstven naslov. To pomeni, da lahko na ta seznam posredujete e-pošto kot nalogo. Če želite pridobiti naslov katerega koli seznama, premaknite miškin kazalec nad ime seznama v glavni navigaciji stranske vrstice in kliknite ikona elipse da odprete nastavitve seznama.

Iz spustnih možnosti izberite E-pošta seznamu.

V pojavnem oknu kliknite Kopirati da kopirate e-pošto seznama v odložišče.

Prilepite e-pošto v naslovno vrstico Gmaila, dodajte zadevo in telo ter pritisnite Pošlji. Tokrat bo vaša zadeva ime vaše naloge v ClickUpu, telo pa bo dodano v področje opisa naloge. Vse datoteke, ki jih dodate e-poštnemu sporočilu, bodo šle v razdelek s prilogami opravila (poleg datoteke HTML, ki jo ClickUp samodejno pripne).

Za novo opravilo lahko nastavite dodatne lastnosti tako, da jih dodate v zadevo:

• Prejemnik: Dodelite novo nalogo sebi ali članu ekipe (npr. John Doe) z uporabo oz.
• Datum zapadlosti: Nastavite datume zapadlosti tako, da navedete točne datume, npr ali z uporabo naravnega jezika, kot je npr, , oz.
• Oznake: Svojemu opravilu dodajte oznake z uporabo. Če ime oznake, ki ga določite, ne obstaja, bo ustvarjeno samodejno.

Ko pošljete e-pošto, se prikaže na vašem seznamu ClickUp, kot je prikazano na spodnji sliki.

Če v svojem delovnem prostoru pogosto delate z določenimi seznami, si vzemite nekaj časa in shranite njihove naslove v Gmail, da boste lažje hitro dostopali do njih.

Kako samodejno posredovati e-pošto ClickUpu

Če ugotovite, da nenehno posredujete e-poštna sporočila določenega pošiljatelja ClickUpu kot opravilo ali komentar, vam bo nastavitev avtomatizacije prihranila dragoceni čas. Naj vas izraz »avtomatizacija« ne prestraši – vse, kar morate storiti, je, da v Gmailu nastavite filter za posredovanje.

Dodajte e-poštni naslov za posredovanje v Gmail

Preden lahko začnete s posredovanjem e-pošte, morate dodati e-poštni naslov za posredovanje (opravila ali seznama), kamor bodo poslana e-poštna sporočila. Če želite to narediti, kliknite na ikona zobnika v zgornjem desnem kotu Gmaila in izberite Oglejte si vse nastavitve.

Pod zavihkom Posredovanje in POP/IMAP kliknite Dodajte naslov za posredovanje gumb.

Prilepite svoje opravilo ClickUp ali naslov seznama v besedilno polje. Prepričajte se, da ste počistili dodatno besedilo in kotne oklepaje, dodane na začetku in koncu naslova, nato kliknite Naslednji. V naslednjih dveh pojavnih oknih, ki se pojavita, kliknite Nadaljuj potem v redu.

Ko odprete svoj delovni prostor ClickUp, se potrditvena povezava prikaže kot novo opravilo na seznamu, kamor boste posredovali e-pošto.

Ko odprete nalogo, kliknite na potrditveno povezavo, ki bo v polju za opis. V pojavnem oknu, ki se prikaže, kliknite Potrdi da končno dodate e-poštni naslov v Gmail.

Nastavite filtre za posredovanje e-poštnih sporočil ClickUpu

Ko dodate e-poštni naslov za posredovanje, lahko zdaj nastavite filter za pošiljanje e-pošte na ta naslov. Na spodnji sliki filter samo preveri, ali ima pošiljatelj e-pošte določen naslov.

Ko e-poštno sporočilo ustreza nastavljenim kriterijem, bo arhivirano in posredovano na izbrani naslov ClickUp.

Uspešno ste zaključili nastavitev avtomatizacije za posredovanje določenih e-poštnih sporočil ClickUpu. Če želite to dvigniti na višjo raven, lahko nastavite filtre za posredovanje e-pošte v Slack, in drugo filter za posredovanje e-pošte v Outlook. To je zelo uporabna funkcija za odstranjevanje nereda iz vaše mape »Prejeto« in ohranjanje organiziranosti, hkrati pa ostajate na vrhu svojega seznama opravil.

Razčistite svojo e-pošto in ostanite organizirani s ClickUp

Pretvarjanje vaših e-poštnih sporočil v opravila in komentarje v ClickUpu spremeni igro, ko gre za upravljanje poteka dela. Z le nekaj kliki lahko kaos v svoji e-pošti spremenite v poenostavljeno in organizirano »opravilo«, ki mu je enostavno slediti in upravljati. In to je šele začetek – obstaja več kreativnih načinov, kako se lahko naučite uporabljati ClickUp, ki jih morda ne poznate.