ClickUp je zmogljivo orodje za upravljanje nalog, projektov in drugega. Toda ali ste vedeli, da ga lahko z avtomatizacijo naredite še močnejšega? Evo kako.

ClickUp je robustno orodje za upravljanje nalog in projektov, ki ga lahko naredite še močnejšega z avtomatizacijo delovnega toka. S to funkcijo vam ni treba prenašati dolgočasnih in ponavljajočih se nalog – ClickUp bo opravil težko delo namesto vas.

Vse kar morate storiti je, da nastavite samodejna navodila za izvedbo tega, kar morate storiti. To bo odpravilo napake, pospešilo vaš potek dela in prihranilo čas, da se osredotočite na stvari, ki so dejansko pomembne. In veste, kaj je najboljše? Izkušnje s kodiranjem niso potrebne!

Poglobimo se torej v ClickUp Automations in poglejmo, kako lahko izboljša vašo produktivnost.

Kaj je ClickUp Automations?

The ClickUp Orodje za avtomatizacijo je zmogljiv nabor funkcij, s katerimi lahko avtomatizirate ponavljajoča se opravila in poenostavite potek dela. Vsaka avtomatizacija, ustvarjena v ClickUpu, je sestavljena iz treh komponent: sprožilca, pogoja in dejanja.

instagram viewer

1. Sprožilec

Dogodek, ki aktivira avtomatizacijo. Sprožilec je lahko karkoli, od ustvarjanja nove naloge do prihoda na rok.

2. Pogoj (neobvezno)

Sprožilcu je mogoče dodati dodatne kontrole – in morajo biti izpolnjene – za aktiviranje avtomatizacije. Na primer, morda boste želeli avtomatizirati nalogo samo, če je dodeljena določenemu članu ekipe ali ima določen rok.

3. Akcija

To se bo zgodilo, ko bodo izpolnjeni sprožilec in pogoji. To je lahko karkoli, od pošiljanja e-poštnega obvestila do posodobitve stanja opravila. Nastavite lahko toliko dejanj, kot želite.

Kako aktivirati avtomatizacijo ClickUp

Preden lahko nastavite avtomatizacijo v delovnem prostoru ClickUp, jo morate omogočiti Avtomatizacije v KlikniteApps. Do ClickApps lahko dostopate iz glavne navigacije stranske vrstice ali zgornje navigacije delovnega prostora.

1. Kliknite na vašo ikona profila na stranski navigacijski plošči.

2. Izberite KlikniteApps iz pojavnega menija.

Dostopajte do ClickApps iz vašega delovnega območja

1. Kliknite puščico spustnega menija Prilagoditi v zgornjem desnem kotu vašega delovnega prostora.

2. Izberite KlikniteApps s spustnega seznama.

Ko se odpre stran ClickApps, zagotovite Avtomatizacija je omogočeno. Nato kliknite na NAZAJ gumb za vrnitev na prejšnjo stran.

Kako nastaviti osnovno avtomatizacijo ClickUp

Preden nastavite avtomatizacijo ClickUp, se prepričajte, da ste znotraj določenega prostora, mape ali seznama, kjer želite, da se avtomatizacija uporabi.

Če ste novi v ClickUpu in želite razumeti razliko med delovnimi prostori, prostori, mapami in seznami, to začetni vodnik po terminologiji ClickUp vam bo pomagal odpraviti vse dvome in zmedo.

Zdaj, ko ste omogočili avtomatizacijo, je Prilagoditi gumb v vašem delovnem območju se spremeni v Avtomatiziraj, ki ga lahko kliknete, da odprete stran avtomatizacije.

V spustnem meniju kliknite Dodaj avtomatizacijo.

Za ustvarjanje avtomatizacije uporabite predloge za avtomatizacijo

Tako kot lahko dodajte predloge projekta ClickUp v svoj delovni prostor za hiter zagon projektnih načrtov lahko izberete tudi iz knjižnice avtomatizacijskih predlog za nastavitev vaše prve avtomatizacije. Te predloge so bile razvrščene pod kategorije in Integracije v levem podoknu strani Avtomatizacije.

Medtem ko so avtomatizacije, navedene pod kategorijami, osnovne in vplivajo samo na notranje spremembe, vam tiste pod integracijami omogočajo neposredne spremembe, povezane z zunanjimi aplikacijami. Trenutno ClickUp podpira samo neposredne avtomatizacije z naslednjimi aplikacijami:

  • Bugsnag
  • Calendly
  • E-naslov
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Tako lahko izberete katero koli skupino avtomatizacije na levi plošči, nato izberete določeno avtomatizacijo, povezano s skupino na desni, jo prilagodite svojim potrebam in jo shranite.

Ustvarite avtomatizacije iz nič

Izberete lahko tudi ustvarjanje avtomatizacije po meri iz nič. Če želite začeti, kliknite + Animacija po meri v zgornjem desnem kotu strani za avtomatizacijo.

Pod Kdaj morate nastaviti sprožilni dogodek (označen kot "1" na spodnji sliki). Nekatere možnosti sprožitve, ki so na voljo, vključujejo:

  • Naloga ustvarjena,
  • Spremembe prejemnika,
  • spremembe stanja,
  • Prioritetne spremembe,
  • Spremembe datuma zapadlosti,
  • Spremembe datuma začetka itd.

Določite lahko poljubne pogoje (označene z "2" na zgornji sliki), ki morajo biti izpolnjeni – v tem primeru nobenega – za začetek dejanja.

In pod Potem dodajte dejanja (označena kot "3"), ki naj se zgodijo, ko so izpolnjeni sprožilni dogodek in pogoji. Nekatera dejanja, med katerimi lahko izbirate, vključujejo:

  • Ustvari nalogo,
  • Ustvari podnalogo,
  • Spremenite prioriteto,
  • Spremenite pooblaščence,
  • Dodaj komentar,
  • Izbriši opravilo itd.

Ko končate, kliknite Ustvari gumb za shranjevanje in aktiviranje avtomatizacije.

Upoštevati morate, da paketi ClickUp Free and Unlimited ne dovoljujejo dodajanja pogojev in več kot enega dejanja vaši nastavitvi avtomatizacije. Za odstranitev te omejitve boste morali kupiti paket Business, Business Plus ali Enterprise.

Kako upravljati svoje ClickUp avtomatizacije

Medtem ko nastavitev nove avtomatizacije poteka pod Prebrskaj zavihek, upravljanje avtomatizacije poteka pod Upravljaj zavihek.

Ko ste tukaj, lahko svoji avtomatizaciji dodate opis (označeno kot "1"), da pojasnite njeno funkcijo ali zagotovite kontekst vsem drugim, ki si morda ogledujejo vaš delovni prostor. Prav tako lahko onemogočite avtomatizacijo (označeno kot "2"), da jo začasno ustavite brez izbrisa.

Ko miškin kazalec premaknete nad avtomatizacijo, jo lahko podvojite, uredite ali izbrišete.

Če delate z dolgimi seznami avtomatizacij, ClickUp olajša iskanje katere koli od njih, tako da ponuja več možnosti filtra.

Najprej lahko filtrirate po Aktiven in Neaktiven avtomatizacije. Ko onemogočite katero koli aktivno avtomatizacijo, gre v neaktivni razdelek.

Avtomatizacije lahko filtrirate tudi po prostorih, mapah ali seznamih, znotraj katerih so bile ustvarjene.

Končno lahko filtrirate po sprožilcu, stanju ali dejanju avtomatizacije in tudi po osebi, ki je nazadnje posodobila ali kakor koli spremenila.

Kako slediti vaši uporabi avtomatizacije

Čeprav lahko v ClickUpu ustvarite neomejeno avtomatizacijo, je število zagonov omejeno. Tako se vsakič, ko se v ozadju izvede samodejno dejanje, šteje v vašo uporabo, ki jo lahko spremljate pod Uporaba zavihek.

Brezplačni načrt je omejen na izvajanje 100 samodejnih dejanj vsak mesec. Med brezplačnim načrtom ne morete kupiti dodatnih avtomatizacij, zato morate najprej kupiti plačljivi načrt. Tukaj je največje dovoljeno število samodejnih dejanj za vsak plačan načrt.

  • Neomejeno: 1.000/mesec
  • Podjetje: 10.000/mesec
  • Business Plus: 25.000/mesec
  • Podjetje: 250.000/mesec

Da bi vam pomagal ostati na tekočem z uporabo, ClickUp pošilja opozorila o uporabi lastnikom in skrbnikom delovnega prostora po e-pošti, ko uporaba delovnega prostora doseže 90 % in 100 %. Če dosežete omejitev uporabe in želite kupiti dodatne avtomatizacije, stane 19,99 USD za dodatnih 1000 dejanj na mesec, 99,99 USD za dodatnih 10.000 in 299,99 USD za dodatnih 100.000 dejanj.

Delajte pametneje, ne težje, z avtomatizacijo ClickUp

ClickUp Automations je preprosta, a zmogljiva funkcija, ki bo pomagala odpraviti ponavljajoče se naloge in povečati splošno produktivnost. Z upoštevanjem korakov, opisanih v tem vodniku za začetnike, boste na dobri poti, da obvladate ClickUp Automations in spremenite svoje delo. In če želite to dvigniti na višjo raven, so predloge ClickUp odličen način za to.