Želite povečati svojo produktivnost? Naučite se uporabljati metodo Ivy Lee v storitvi Microsoft To Do za učinkovito upravljanje opravil in bolj osredotočen pristop.

Običajno je, da pogledate svoj seznam opravil in se sprašujete, kje začeti. Ker je tam tako veliko, je izbira začetne točke vsako jutro lahko izziv – da ne omenjamo stresa.

Z uporabo metode Ivy Lee za načrtovanje svojih opravil boste točno vedeli, kje začeti vsak dan. In če ga združite s preprostimi postavitvami kontrolnih seznamov v Microsoft To Do, boste na koncu dobili soliden postopek upravljanja opravil. Se želite naučiti, kako? Najprej se bomo poglobili v kratko razlago metode Ivy Lee.

Kaj je metoda Ivy Lee?

Metoda Ivy Lee je odličen način za zmanjšanje stresa pri dnevnem načrtovanju. Tukaj je kratek pregled delovanja:

  • Vsak večer si zapišite šest nalog, na katere se boste osredotočili naslednji dan.
  • Navedite jih po vrstnem redu, pri čemer najprej postavite predmete z višjo prednostjo.
  • Naslednji dan pregledajte svoj seznam in sproti odkljukajte elemente.
    • instagram viewer
  • Če dokončate svoj seznam, se izogibajte dodajanju novih nalog – morda izkoristite čas, da nadoknadite manjše stvari ali se sprostite.
  • Karkoli ostane na vašem seznamu, prenesite na naslednji dan, ko pišete nov seznam.

Ideja je, da boste točno vedeli, kje začeti naslednji dan in katera naloga sledi. Če ti primerjajte Apple Reminders, Google Keep in Microsoft To Do, boste opazili, da vsi ponujajo obliko kontrolnega seznama. Toda slednja se zdi, kot da je bila namenjena metodi Ivy Lee, zahvaljujoč svoji Moj dan in Naloge pogledi seznama.

Morda se sprašujete, kaj se zgodi z vsemi vašimi drugimi nalogami, šestimi, ki jih ni na dnevnem seznamu. Moj dan in naloge delujejo skupaj, da preprečijo, da bi stvari padle v vodo. Moj dan je vaš dnevni seznam, Opravila pa za vse ostalo. Temu lahko rečete vaš zaostanek.

Ustvarjanje zaostanka v Microsoft To Do

Zaostanek je mesto, kjer shranjujete vse svoje naloge. Morda se sliši nekako kaotično, vendar ni potrebe, da postanete preveč razdrobljeni. Pomislite na delovne naloge, opravila in projekte, ki se ne dogajajo kot del vaše dnevne rutine. Na primer, lektoriranje poročila ali pisanje trženjskega predloga, ne preverjanje e-pošte ali pomivanje posode.

Ko izveš za nalogo, jo dodaš v zaostanek, kjer ne bo pozabljena, ne bo moteča in je zlahka dostopna kadar koli.

Popolno mesto za vaše zaostanke v storitvi Microsoft To Do je na zavihku Opravila. Našli ga boste v stranski vrstici na levi. Ustvarjanje seznama opravil tukaj je preprosto kot vnašanje elementov, ki jih želite vključiti v dodajte nalogo polje in pritisnite enter.

Če želite nalogam dodati več podrobnosti, kliknite tisto, ki jo želite razširiti, in odprla se bo desna stranska vrstica. Tukaj lahko:

  • Dodajte nalogo na svoj seznam Moj dan.
  • Ustvari opomnike.
  • Svoji nalogi določite rok.
  • Opravite ga na ponavljajočem se opravilu – naredite ga ponavljajoče se opravilo dnevno, tedensko, mesečno, letno ali po meri.
  • Kategorizirajte svoje naloge.
  • Pripni datoteko.
  • Napišite opombo.

Ni vam treba biti preveč podroben, vendar boste želeli vključiti dovolj informacij o nalogi, da se pozneje spomnite podrobnosti. To je še posebej pomembno za predmete, ki bodo morda nekaj časa ostali v vašem zaostanku.

Ko navedete vsa svoja opravila, boste na podlagi zaostanka načrtovali svoj dnevni seznam opravil.

Pisanje vašega dnevnega seznama opravil v Microsoft To Do

Tako kot zaostanki Microsoft To Do ponuja popolno mesto za vaš dnevni seznam, Moj dan zavihek. Najdete ga v levi stranski vrstici na vrhu. Pomembno si je zapomniti, da se bo vaš seznam samodejno počistil, ko se datum spremeni, zato ne boste želeli premikati elementov, ko izbirate, kaj želite narediti naslednji dan.

Namesto tega, ko pregledujete elemente v zaostanku, kliknite zvezdico na šestih elementih, na katerih želite delati.

Zjutraj kliknite opravila, ki jih želite premakniti, in izberite Dodaj v moj dan narediti tako. Z oznako bodo ostali tudi v vašem zaostanku ali zavihku Opravila Moj dan. Ko Microsoft To Do počisti vse nedokončane elemente, jih lahko hitro znova najdete zahvaljujoč zvezdicam, ki ste jih prej postavili nanje.

Vsekakor bi bilo lažje, če se vaš seznam ne bi počistil vsako noč, toda to vam daje čas, da zjutraj pregledate svoje naloge in vsak dan začnete znova. Znotraj vašega Moj dan kliknite in povlečete elemente sem, da jim določite prednost. S klikom si lahko še enkrat pogledate nekaj postavk v zaostanku Predlogi v zgornjem desnem kotu.

Ko opravilo odkljukate, ga najdete v Dokončano na zavihku Opravila. Poleg tega lahko vklopite Dokončano pametni seznam v nastavitvah—zobnik v zgornjem desnem kotu zaslona—za prikaz končanih opravil v stranski vrstici.

Morda boste našli različno število nalog, ki vam ustrezajo. Nič hudega, če jih ne najdete vsak dan šest, še posebej, če veste, da jih toliko ne boste dokončali.

Pametni seznami za uporabo skupaj z metodo Ivy Lee v Microsoft To Do

obstajajo veliko produktivnih načinov uporabe Microsoft To Do. Microsoft To Do poleg preprostih postavitev seznamov opravil ponuja pametne sezname, ki vam pomagajo ostati organizirani in opraviti stvari. Ti so še posebej priročni, če želite hraniti dodatne sezname za opomnike, ideje ali naključne stvari, da preprečite, da bi zasuli vaš seznam opravil ali zaostanke.

Evo, kaj počnejo:

  • Pomembno— če kliknete zvezdico poleg katerega koli elementa, ga ocenite kot pomembnega. Microsoft To Do nato ta opravila zaokroži na zavihek Pomembno v aplikaciji, tako da jih lahko najdete vse na enem mestu. To je še posebej koristno, če je vaš zaostanek dolg in želite hitro najti predmete z zvezdico.
  • Načrtovano—Microsoft To Do prav tako zbira vse elemente, ki jim dodelite datum, na zavihku Načrtovano. Tukaj boste našli svoje naloge v skupinah, kot so Danes, jutri, Naslednji teden, in Kasneje.
  • Dodeljeno meni – če sodelujete z drugimi v programu Microsoft To Do ali Microsoft Planner, lahko tukaj preverite tudi opravila, ki so vam jih dodelili.
  • Vse— ta pametni seznam prikazuje vsa opravila, ki jih ustvarite v Microsoft To Do.
  • Dokončano— prostor za vsa vaša dokončana opravila. Ko izdelek odkljukate, ga lahko najdete tukaj ali v Dokončano del svojega seznama.

Če ne želite, da se ena ali katera od teh prikaže v vaši stranski vrstici, jih lahko izklopite v nastavitvah pod ikono zobnika v zgornjem desnem kotu. Poleg tega lahko samodejno skrijete prazne pametne sezname in skrijete naslove stranske vrstice pred povezanimi aplikacijami—Planer in E-pošta z zastavico.

Zmožnost, da skrijete tisto, česar ne uporabljate, daje več pozornosti funkcijam, ki jih počnete. Na ta način ste pozorni samo na najpomembnejše in manj verjetno je, da bodo naloge spregledane ali pozabljene.

Preprečite, da bi naloge padle med razpoke z Microsoft To Do

Skoraj se zdi, da so imeli razvijalci Microsoft To Do v mislih metodo Ivy Lee. Njegovi zavihki Opravila in Moj dan se združijo, da vam zagotovijo brezhiben dnevni seznam, ki vam bo olajšal načrtovanje. Če morate svoj seznam opravil vzeti s seboj na pot, preprosto prenesite mobilno aplikacijo. Še bolje, Microsoft To Do je na voljo brezplačno z Microsoftovim računom.