Ni vam več treba med sodelavci pošiljati Wordovega dokumenta po e-pošti, da bi opravili stvari. Lahko bi, a s spletnimi urejevalniki besedil, kot je Google Dokumenti, je sodelovanje in komuniciranje preprosto.
Znotraj programske opreme boste našli različna orodja in funkcije, ki vam pomagajo, da ostanete na tekočem in drug drugemu ne v napoto. V tem članku boste našli popoln vodnik za uporabo teh orodij v Google Dokumentih.
Če želite poenostaviti povratne informacije in sodelovanje svoje ekipe, tukaj je opisano, kako omeniti druge in učinkovito uporabiti komentarje v Google Dokumentih.
Omenjanje drugih v vaših Google Dokumentih
Če želite omeniti stik kjer koli v Google Dokumentu, vnesite @ in nadaljujte z njegovim e-poštnim naslovom. Če ste jih shranili kot stik v svojem Google Računu, bo njihovo ime prikazano na seznamu, ko to storite. Tam lahko kliknete njihovo ime, da jih dokončate z dodajanjem.
Če jih omenite v dokumentu, jim ne boste poslali obvestila, vendar boste ustvarili oznako, nad katero se lahko premaknete, da si jo ogledate kartico stika z bližnjicami, da jim pošljete e-pošto, ustvarite ali načrtujete srečanje ali si ogledate svoje nedavne interakcije z Googlom.
Če svojemu sodelavcu še niste omogočili dostopa, obstajajo nekaj načinov za skupno rabo vaših Google Dokumentov, najhitrejši je Deliti gumb v zgornjem desnem kotu. Ko ga kliknete, boste morali vnesti njihov e-poštni naslov in neobvezno sporočilo. Potem udari Pošlji.
Komentarji bodo pingali vaše sodelavce in njihovo pozornost preusmerili na vaš dokument v skupni rabi. Za uporabo komentarjev:
- Označite besedilo ali medij, kjer želite pustiti komentar.
- Na desni strani dokumenta se prikaže orodna vrstica. Tam izberite modro ikono govora s simbolom plus. Lahko pa najdete ta simbol v sivi barvi v zgornji orodni vrstici ali z desnim klikom za seznam dodatnih možnosti.
- Prikaže se okno za komentarje. Vnesite svoje misli v polje z @ in e-poštnim naslovom, da dodate svoje sodelavce.
- Ko ste pripravljeni na skupno rabo, kliknite Komentiraj, in vaša opomba se bo pojavila v dokumentu. Vsi, ki so označeni znotraj, bodo prejeli obvestilo. Vsakdo z dostopom do dokumenta si lahko ogleda in doda svoje misli.
Če želite preprečiti, da bi komentarji zasuli vaš dokument, jih lahko razrešite, ko jih preberete ali dokončate katero koli povezano nalogo. Če želite to narediti, kliknite kljukico v glavi niti. To dejanje bo skrilo zapisek, vendar lahko dostopate do in obnovite razrešene komentarje v Google Dokumentih z dostopom do vaše zgodovine. To lahko najdete tako, da izberete ikono govora v zgornjem desnem kotu zaslona.
Kako uporabljati predlagane popravke v Google Dokumentih
Včasih je pri sodelovanju koristno dati predloge namesto sprememb. Namesto da svojemu sodelavcu pošiljate pinge s predvajanjem za predvajanjem ali brskanjem po zgodovini različic dokumenta, lahko predlagate spremembe z Način predlaganja v Google Dokumentih. Narediti tako:
- Označite besedilo ali medij, na katerega se sklicujete.
- Na desni strani dokumenta se prikaže orodna vrstica. Tam s svinčnikom izberite zeleno ikono govora. Druga možnost je, da preklapljate med načini tako, da kliknete ikono svinčnika v orodni vrstici ali z desnim klikom za seznam dodatnih možnosti.
- Ko ste v načinu za predlaganje, bodo vse spremembe, ki jih naredite, prikazane kot predlog, besedilo, ki ga zamenjujete, pa bo še vedno prikazano z zeleno prečrtano barvo. Na desni strani bodo prikazana polja za komentarje, ki odražajo vse predlagane spremembe.
- Ko ste pripravljeni, označite sodelavca, ki mu želite predlagati spremembe v eni ali več nitih komentarjev, in pritisnite Ponovno predvajaj, da pošljete obvestilo.
Ko ste pripravljeni, da se vrnete v način urejanja, z desno miškino tipko kliknite in izberite možnost s seznama ali kliknite ikono načina predlaganja na desni strani orodne vrstice.
Če pregledujete predloge nekoga drugega, lahko kliknete polja za komentarje, da jih pregledate. Ko to storite, kliknite kljukico na vrhu niti za sprejem in x za zavrnitev. Če sprejmete spremembe, bodo popravki vašega sodelavca vneseni v dokument. Prav tako jim lahko pustite komentarje v niti, da komunicirajo naprej in nazaj o določenih predmetih.
Nastavitve obvestil za Google Dokumente
Hiter način za iskanje nastavitev obvestil za dokumente je uporaba ikone govora v zgornjem desnem kotu zaslona. Ko odprete ploščo, kliknite ikono zvonca, da odprete meni z nastavitvami. Tukaj lahko prilagodite vrste obvestil, ki jih prejmete za oba Komentarji in Urejanja.
Za komentarje se lahko odločite za vse, samo za tiste, v katerih vas drugi omenijo, ali pa za nobenega od njih. Če ne izberete nobenega, boste še vedno prejeli vizualni indikator, vendar ne boste prejeli obvestila ali e-pošte. Pri tem boste morali biti še posebej pozorni, da ne boste zamudili posodobitve sodelavca.
Pri urejanju se lahko odločite za prejemanje obvestil vsakič, ko nekdo spremeni dokument, ali nič. Še vedno pa lahko vidite, kdo je kaj spremenil v zgodovini različic vašega dokumenta.
Kako uporabljati zgodovino različic v Google Dokumentih – in zakaj je to priročno
Ker sodelujete z drugimi, je dobro, da imate varnostno kopijo dokumenta, če kdo pomotoma izbriše ali prepiše pomembne informacije. Na vrhu zaslona je hiperpovezava, ki navaja, kdaj je prišlo do zadnjega urejanja. Kliknite to in videli boste varnostne kopije prejšnjih delovnih sej in spremembe, ki so se zgodile.
Uporaba zgodovine različic je priročna, saj lahko vidite, kaj so drugi spremenili, če ni jasno. Poleg tega se lahko vrnete na prejšnjo različico, če niste zadovoljni s trenutnim dokumentom ali če je šlo kaj narobe.
Kako ugotoviti, ali nekdo drug dela v Google Dokumentu
K sreči vas Google pokriva, ko je treba vedeti, ali vaš sodelavec trenutno ureja dokument ali ne. Če so z vami v delovnem prostoru, se bo njihova profilna slika pojavila na vrhu vašega zaslona z barvno obrobo. Če so tam, vendar neaktivni, bo videti zbledelo.
Prav tako lahko natančno vidite, kje so, če pogledate njihov kazalec v ustrezni barvi. Tako se lahko izognete prekrivanju ali pa se vrnete pozneje, če raje delate sami.
Začnite sodelovati z Google Dokumenti
Zahvaljujoč Google Dokumentom je sodelovanje s sodelavci preprosto. Lahko prispevate k dokumentom ali predlagate popravke. Poleg tega je na voljo veliko funkcij, kot so nastavitve obvestil po meri, zgodovina različic in posodobitve v realnem času, za nemoten in stabilen potek dela.
