Bralci, kot ste vi, pomagajo podpirati MUO. Ko opravite nakup prek povezav na našem spletnem mestu, lahko zaslužimo partnersko provizijo. Preberi več.

Podatkovna baza inventarja je bistvenega pomena za razcvet katerega koli podjetja, ki temelji na izdelkih. Omogoča preprost dostop do dragocenih podatkov in pomaga pri sprejemanju ključnih poslovnih odločitev, kot je naročanje novega inventarja.

Čeprav lahko na internetu najdete več zapletenih in podrobnih programov za upravljanje inventarja, je mogoče v Excelu ustvariti tudi preprost sistem inventarja. Ne samo, da je mogoče, ampak je tudi zelo enostavno.

Ustvarjanje preproste podatkovne baze inventarja v Excelu

Da bi razumeli postopek ustvarjanja sistema inventarja v Excelu, ustvarimo bazo podatkov inventarja za trgovino z mobilnimi telefoni, tako da sledimo spodnjim korakom:

  1. V zgornji vrstici novega Excelovega delovnega lista ustvarite naslednje glave: SKU, Ime modela, Podjetje, Cena na enoto, in Število razpoložljivih enot (Ustvarite lahko več glav glede na vaše zahteve).
    2. instagram viewer
  2. Za glave uporabite krepko pisavo.
  3. Če želite, da bodo glave vidne, celicam glave dodajte barvo ozadja.
  4. Izberite vse glave in pojdite na Pisava razdelek v domov zavihek.
  5. Kliknite puščico poleg Barva polnila in izberite želeno barvo.

Ko so glave pripravljene, je čas, da vnesete informacije. Do zdaj bi morali imeti nekaj takega:

Ti lahko dodajte obrobe, da bo vaša baza podatkov Excel vizualno prijetnain lažje branje, tako da sledite spodnjim korakom:

  1. Izberite vse celice v zbirki podatkov inventarja.
  2. Pojdi na Pisava razdelek v domov zavihek.
  3. Kliknite puščico poleg Meje ikona.
  4. Izberite vrsto robov, ki jih želite za celice baze podatkov inventarja.

Če želite dodati filter možnost za vašo bazo podatkov:

  1. Izberite katero koli celico v zbirki podatkov.
  2. Pojdi na Urejanje razdelek na skrajni desni strani domov zavihek.
  3. Kliknite puščico poleg Razvrsti in filtriraj ikona.
  4. Kliknite na Filter.

Čestitamo, pravkar ste ustvarili zbirko podatkov inventarja za mobilno trgovino.

Bazo podatkov lahko preprosto posodobite z dodajanjem novih podatkov ali spreminjanjem obstoječih podatkov. Prav tako lahko filtrirate želene informacije iz novo ustvarjene podatkovne baze inventarja.

Na primer, če želite filtrirati vnose v zbirko podatkov o inventarju za določeno podjetje:

  1. Kliknite puščico poleg Podjetje glava.
  2. Izberite želeno podjetje/podjetja.
  3. Baza podatkov bo prikazala samo vnose (mobilne telefone) samo za ta podjetja.

Uporaba funkcije VLOOKUP v Excelovem inventarnem sistemu

Recimo, da želite poiskati ceno določenega artikla v svoji bazi podatkov. Namesto da ga iščete v bazi podatkov, lahko uporabite funkcijo VLOOKUP v Excelu. Formula za VLOOKUP je naslednja:

=VLOOKUP(iskana_vrednost, polje_tabele, številka_indeksa_stolpca,[iskanje_območja])

Kje:

  • LOOKUP_VALUE je vrednost, ki jo želite iskati v prvem stolpcu dodeljene matrike tabele.
  • TABLE_ARRAY je dodeljen obseg celic, v katerem želite uporabiti funkcijo VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER je številka stolpca, ki vsebuje vrnjeno vrednost.
  • RANGE_LOOKUP (neobvezno) je bodisi PRAV oz LAŽNO. Navedite LAŽNO če želite, da Excel vrne natančno ujemanje oz PRAV če želite, da vrne približno ujemanje. Če ne podate nobene vrednosti, bo Excel (privzeto) nastavil a PRAV vrednost in vrni približna ujemanja.

Ko uporabite funkcijo VLOOKUP, Excel poišče LOOKUP_VALUE v prvem stolpcu dodeljenega obsega celic. Zato je za delovanje funkcije VLOOKUP pomembno, da je vaša LOOKUP_VALUE v prvem stolpcu TABLE_ARRAY (dodeljen obseg celic.)

Ko najde LOOKUP_VALUE, Excel prešteje število celic na podlagi navedene COL_INDEX_NUMBER in vrne rezultat. Vrnjena vrednost bo natančna ali približna, odvisno od tega, ali ste podali vrednost FALSE ali TRUE za RANGE_LOOKUP.

Zdaj, ko dobro razumete funkcijo VLOOKUP, jo uporabimo za pridobivanje podatkov iz naše podatkovne baze inventarja mobilnih telefonov. Če želite v svoji bazi podatkov poiskati ceno določenega mobilnega telefona, sledite spodnjim korakom:

  1. V novih celicah ustvarite naslednji dve glavi: SKU in Cena.
  2. Pod glavo Cena vnesite naslednjo formulo: 
    =VLOOKUP(
  3. Za zagotovitev a LOOKUP_VALUE, izberite celico pod SKU glava (I5 v našem primeru), nato dodajte vejico.
  4. Za TABLE_ARRAY izberite vse celice v bazi podatkov pod naslovi (A2:E10 v našem primeru), ki mu sledi vejica.
  5. Želimo najti ceno naše želene SKU, zato bomo nastavili COL_INDEX_NUMBER do 4 (ker je glava Cena na enoto 4. stolpec v naši bazi podatkov) in ji sledite z vejico.
  6. Nazadnje navedite RANGE_LOOKUP kot LAŽNO, saj želimo, da Excel vrne točne vrednosti.
  7. Pritisnite Enter.

Excel bo vrnil napako #N/A, vendar ne skrbite. To je samo zato, ker pod glavo SKU nismo dodali želene SKU (LOOKUP_VALUE).

Če želite izvedeti ceno določene SKU (iz našega dodeljenega obsega, tj. naše baze podatkov), jo vnesite pod glavo SKU in Excel bo vrnil natančno ceno artikla. To lahko storite za kateri koli element v bazi podatkov.

Če želite izvedeti dodatne informacije o predmetu, ponovite isti postopek. Recimo, da želite izvedeti tudi število razpoložljivih enot artikla. Če želite to narediti, ustvarite drugo glavo poleg Cena glavo in ga poimenujte Število enot. Pod to novo glavo vnesite naslednjo formulo:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Upoštevajte, da se je naš COL_INDEX_NUMBER spremenil s 4 (v prejšnji formuli) na 5, medtem ko je preostali del formule enak. To je zato, ker Število enot glava je v 5. stolpcu naše baze podatkov.

Kako ustvariti sistem popisa z uporabo Excelovih predlog

Če se ne želite ukvarjati z ročnim ustvarjanjem sistema popisa v Excelu, lahko izberete enostavnejšo pot z uporabo predloge popisa Excel.

  1. Pojdite na spletno mesto Office in poiščite pripravljeno za uporabo Excelove predloge popisa.
  2. Izberite predlogo, ki jo želite uporabiti, in jo prenesite.
  3. Ko je prenos končan, ga dvokliknite, da odprete datoteko predloge.
  4. Kliknite Omogoči urejanje na vrhu, da začnete izvajati prilagoditve glede na vaše zahteve.

Zdaj lahko dodate ali odstranite glave glede na svoje potrebe in začnete uporabljati predlogo za upravljanje svojega inventarja z dodajanjem elementov in posodabljanjem ustreznih informacij.

Dvignite svoj Excelov sistem inventarja na naslednjo raven

Zdaj, ko ste se seznanili z osnovami, je čas, da svoj sistem inventarja Excel dvignete na višjo raven. To lahko preprosto storite tako, da spoznate različne Excelove formule in jih uporabite v svoji zbirki podatkov inventarja Excel. To vam bo pomagalo, da postanete ustvarjalni z zbirko podatkov inventarja Excel in jo boste lahko učinkoviteje uporabljali.