Če imate težave z roki, ste nagnjeni k temu, da veliko odlašate ali vas zlahka zmoti naključno obvestilo; morda ste žrtev Parkinsonovega zakona. Parkinsonov zakon pojasnjuje, da več časa ko imamo za določeno nalogo, več časa bo potrebno za njeno dokončanje.
To je razlog, zakaj je odlašanje tako razširjeno. Toda kako to premagati? Preden lahko govorimo o premagovanju Parkinsonovega zakona, je pomembno razumeti njegovo naravo in zakaj prevladuje.
Kaj je Parkinsonov zakon?
Parkinsonov zakon je pregovor, ki ga je slavno skoval Cyril Northcote Parkinson, britanski pomorski zgodovinar. Navaja:
Splošna ugotovitev je, da se delo razširi tako, da zapolni čas, ki je na voljo za njegovo dokončanje.
Da bi razumeli koncept, razmislite o osebi, ki je zadolžena za pisanje eseja v 48-urnem roku. Oseba bo prvi dan zbirala ustrezne podatke za raziskavo in oblikovala oris. Naslednji se bodo lotili dela in napisali prvi osnutek eseja.
Ko se rok bliža, ko ostane še nekaj ur, bodo uredili, lektorirali in končno oddali osnutek. Kaj pa, če je oseba dobila 24-urni rok? Povsem možno je, da bi oseba zlahka napisala dodeljeni esej v 24 urah, ne da bi pri tem žrtvovala kakovost.
Zdaj pa pomislite, kako pogosto ste naleteli na podobne okoliščine. Verjetno se lahko spomnite več primerov, ko ste dobili nalogo z daljšim rokom. Toda namesto da bi nalogo dokončali v času, ki je potreben za dokončanje naloge, ste vzeli ves razpoložljivi čas (glede na rok) za dokončanje naloge.
Uporaba Parkinsonovega zakona za povečanje vaše produktivnosti
Čeprav je Parkinsonov zakon razširjen in se mu zdi neizogiben, ga lahko uporabite v svojo korist, tako da nadzirate, kako preživljate svoj čas. Tukaj je nekaj strategij, s katerimi lahko premagate Parkinsonov zakon in postanete bolj produktivni:
1. Postavite PAMETNE cilje
Ljudje so nagnjeni k opuščanju in odlašanju, ko se jim delo ne zdi pomembno. Drug pomemben vzrok za odlašanje je negotovost glede naslednjih korakov. Če ne veste, kaj boste počeli, ko končate projekt, boste verjetno odložili njegovo dokončanje.
Zato je pomembno, da postavite PAMETNE cilje premagati Parkinsonov zakon. Če imate v mislih določen in časovno omejen cilj, boste bolj pripravljeni delati na njem ter bolj zavestno uporabljati svoj čas in druge vire.
2. Učinkovito načrtujte
Vsi se zavedamo pomena urnika. Pomaga nam, da se zavedamo, kako preživljamo svoj čas, in zmanjšuje negativni vpliv Parkinsonovega zakona. Za učinkovito razporejanje in načrtovanje lahko uporabite koledarje za načrtovanje opravil.
Vendar pa morate v svoj urnik vedno vključiti presečni čas. Določen presečni čas (za dan) vam daje občutek nujnosti in prisiljeni ste dokončati naloge za ta dan v tem časovnem okviru.
Ko nimate določenega presečnega časa, se vam zdi, da imate več časa in vas bo verjetno motilo ali boste delali počasi. Rečete si, da boste to nadoknadili z dodajanjem več ur ponoči in s tem »razširjanjem dela«.
Parkinsonov zakon najbolj prizadene, ko imate ogromen projekt z dolgim rokom. Daljši rok pomeni, da imate več časa za sprostitev in raztresenost. Da bi se temu izognili, morate projekt razdeliti na manjše naloge. Zdaj določite vmesne roke za vsako od manjših nalog in jih ustrezno razporedite.
Če velik projekt razdelite na manjše naloge, postane manj zastrašujoč in bolj izvedljiv; tako je manj verjetno, da boste odlašali. Poleg tega si s tem, ko si določite krajše in takojšnje roke, ne daste veliko časa. Ker ni veliko časa na pretek, čutite nujnost, ki vas motivira, da dokončate naloge.
4. Track Time
Verjetno bodo vaše ocene na začetku netočne. Lahko si daš 3 ure za projekt. Toda med delom na njem ugotovite, da boste potrebovali še 2 uri, da ga dokončate. Če se to zgodi, preprosto prilagodite svoj urnik in si zagotovite več časa. Nastavitev natančnih rokov za vaše projekte vam pomaga pri njihovem učinkovitem načrtovanju. Za to lahko začnete spremljati čas, potreben za dokončanje vsakega projekta.
Več jih je odlične aplikacije za sledenje časa ki jih lahko uporabite za sledenje, koliko časa traja določen projekt. Ko uporabljate aplikacijo za sledenje časa, lahko dostopate do časovnega dnevnika in vidite, koliko časa vam je vzelo dokončanje različnih projektov. To vam pomaga narediti boljše ocene in določiti bolj realistične roke za vaše projekte ter preprečiti izgubo časa.
5. Uporabite Timeboxing
Ko moramo nekaj narediti, ne razmišljamo o tem, koliko časa bo trajalo, da dokončamo projekt. Namesto tega razmišljamo o tem, koliko časa imamo za projekt. Tu pride v poštev Parkinsonov zakon. Če je dani čas za dodeljeno nalogo daljši od zahtevanega časa, nalogo ponavadi odlašamo do zadnje minute.
Da se to ne bi zgodilo, uporabite časovni okvir. Časovni okvir vključuje razmišljanje o tem, koliko časa bo določen projekt potreboval za dokončanje naloge, določanje roka, ki si ga določite sami (časovni okvir) glede na potreben čas za nalogo, in upoštevanje to.
Recimo, da imate tri dni časa, da dokončate projekt. Po oceni ugotovite, da je to mogoče narediti v treh urah. Določite 3-urni rok za projekt in si ga prizadevajte dokončati v roku. S timeboxingom se bolj zavedate, kako in kje porabljate svoj čas. Ko je v vaših mislih bližajoči se rok, je manj verjetno, da boste odlašali.
6. Uporabite tehniko Pomodoro
Tako kot timeboxing lahko uporabite metodo Pomodoro, da postanete bolj produktivni in premagal Parkinsonov zakon. Metoda Pomodoro vključuje kratke, a intenzivne delovne ure z vmesnimi kratkimi odmori.
Ko uporabljate metodo Pomodoro, ne razmišljate o dejanskem roku za nalogo, ampak o 25 minutah, ki ste si jih zastavili. To odstrani možnost ukrepanja Parkinsonovega zakona. Tukaj je opisano, kako lahko uporabite tehniko Pomodoro:
- Zapišite si seznam opravil po prednostnem vrstnem redu.
- Nastavite časovnik na 25 minut.
- Začnite delati na nalogi z najvišjo prioriteto, dokler se časovnik ne izklopi.
- Vzemite si odmor za 5 minut.
- Ponovite štiri 25-minutne seje.
- Vzemite si odmor za 30 minut.
Medtem ko lahko uporabljate časovnik v telefonu ali prenosniku, obstajajo namenski aplikacije za tehniko Pomodoro zaradi česar je veliko lažje in učinkovitejše.
Opravite več v krajšem času
Ni vam treba začeti z vsemi temi strategijami od prvega dne; lahko izberete eno ali dve in ju izvedete čim bolj učinkovito. Trik je v tem, da se zaveste, kako porabljate svoj čas, in preprečite, da bi Parkinsonov zakon "razširil vaše delo".
Ko se tega naučite, lahko v svojo rutino vključite več teh strategij. Ampak ne ustavite se le pri tem! Izvedete lahko o več načinih za povečanje produktivnosti in v krajšem času naredite več.
