Pri delu v Notion solo je veliko možnosti. Mešanici dodajte robustne možnosti skupne rabe in to se bo znatno povečalo. Od združevanja na seznamu opravil do izdelave spletnega mesta brez kode, verjetno imate nalogo, ki se je lahko lotite s funkcijami skupne rabe v Notionu.
Kako torej deluje? Nadaljujte z branjem za popoln vodnik za skupno rabo v Notionu in seznam primerov uporabe vsakega.
Kako zasebno deliti svoje strani s pojmi
Za skupno rabo z izbranimi osebami vam ni treba objaviti svojih strani Notion. Na primer, ne bi si želeli več oči, kot je potrebno Sledilnik proračuna Notion. Če želite, da ostane izključno med vami in še eno osebo, ga lahko delite zasebno tako, da sledite tem korakom:
- Pojdi do Deliti v zgornjem desnem kotu zaslona.
- Kliknite na polje, ki pravi Dodajte e-poštna sporočila ali osebe— pojavi se polje z vsebino in seznam trenutnih gostov, če jih imate.
- Če je oseba, ki jo dodajate, že gost v vašem delovnem prostoru Notion, bo njeno ime prikazano na seznamu. Kliknite njihov profil, da jih dodate. Če ni gost, vnesite njegov e-poštni naslov v polje, da ga dodate.
- V spustnem meniju na desni izberite raven dovoljenja, ki jim jo želite dati – programska oprema jo privzeto nastavi na Popoln dostop, ki vašim gostom omogoča urejanje in skupno rabo. Vendar pa obstajajo možnosti za komentiranje in samo za branje.
- Dodajte sporočilo v polje z vsebino spodaj ali ga pustite tako, kot je.
- Kliknite Povabi da delite stran.
Od tam bo oseba, ki ste jo povabili, prejela e-poštno sporočilo s povezavo, ki jo lahko uporabi za dostop do strani.
Z brezplačnim načrtom lahko v svojem delovnem prostoru gostite do deset gostov – kar pomeni skupno, ne samo na stran. Toda gostje bodo videli samo strani, ki jih delite z njimi.
Pomembno si je zapomniti, da ko daste stran v skupno rabo s komerkoli, bo ta pridobil tudi dostop do katere koli podstrani znotraj, zato pred tem še enkrat preverite, kaj je tam.
Kako javno deliti svoje idejne strani
Če želite javno prikazati svojo stran Notion, pojdite na Deliti meni v zgornjem desnem kotu in vklopite Deli v splet. S tem ustvarite edinstveno povezavo do vaše strani, ki jo lahko uporabite, da drugim omogočite dostop – to je podobno kot bi naredili spletno mesto brez kode v Notionu.
To tudi pomeni, da bo vsakdo z dostopom do povezave imel dostop do vaše strani, zato poskrbite, da imate nastavljena dovoljenja, preden to storite. Ko enkrat obrneš Deli v splet vklopljen, se prikaže seznam nastavitev. Če ne, lahko kliknete Prikaži možnosti povezave v spodnjem levem kotu plošče za skupno rabo.
Znotraj možnosti povezave lahko izberete, ali želite drugim dovoliti urejanje, komentiranje ali podvajanje vaše strani. Če imate paket Plus, lahko nastavite tudi potek povezave in omogočite indeksiranje iskalnika.
Tako kot če svojo stran delite zasebno, je dobra praksa, da pred skupno rabo še enkrat preverite, kaj je tam, saj bodo vaši gledalci dobili dostop do katere koli podstrani.
Kako ustvariti Teamspace v Notionu
Notionova funkcija teamspace omogoča ekipam, da sodelujejo v enem prostoru.
- Kliknite Ustvarite teamspace v stranski vrstici in pojavil se bo meni.
- V ustrezna polja dodajte ime in opis ter kliknite Ustvari timski prostor.
- Zdaj boste imeli možnost dodati člane teamspacea. Lahko jih dodate po imenu, če ste jih že postavili za gosta v svojem delovnem prostoru. Če ne, vnesite njihov e-poštni naslov. Lahko pa kliknete Preskočite ta korak za zdaj.
- S spustnim menijem na desni jim dodelite vlogo. Notion ga privzeto nastavi na Član Teamspacea, ki jim omogoča samo dostop do strani. Lastnik Teamspacea omogoča popoln dostop do strani in nastavitev.
- Kliknite na Povabi.
Nato vas Notion popelje v vaš Teamspace. Vse strani, ki jih dodate znotraj, se samodejno prikažejo drugim članom tega prostora.
Pomembno je tudi vedeti, da bo vsakdo, ki ima dostop do vašega delovnega prostora, na primer vaši trenutni gostje, imel dostop do vaših timskih prostorov. Če želite omejiti dostop in ustvariti zasebne timske prostore, potrebujete poslovni ali poslovni račun.
Kje najti strani, ki so jih drugi delili z vami
Iskanje strani, ki ste jih poslali drugim, je preprosto kot iskanje pod V skupni rabi v stranski vrstici. Tam ga Notion loči od ostalih kot opomnik, da bo vse, kar počnete na teh straneh, vidno tistim z dostopom.
Iskanje strani, ki jo je prijatelj delil z vami, ni tako preprosto, še posebej, če ne veste, kje iskati. Če jih želite poiskati:
- V zgornjem levem kotu kliknite ime svojega delovnega prostora.
- Delovni prostori drugih ljudi, do katerih imate dostop, se bodo odprli v meniju. Izberite račun, ki si ga želite ogledati.
- V stranski vrstici boste našli vse strani, ki jih je vaš prijatelj delil z vami.
Vaš prijatelj je te strani morda dal v skupno rabo z drugimi, kar pomeni, da podatki, ki jih dodate, morda niso izključno med vama. Kdo ima dostop, si lahko ogledate tako, da pogledate profilne slike v zgornjem desnem kotu.
Katero metodo izmenjave pojmov bi morali uporabiti?
- Če želite posamezne strani dati v skupno rabo z izbrano skupino, kot je projektna plošča Notion, ali karkoli drugega, kar želite ohraniti ekskluzivno, je zasebna skupna raba prava pot.
- Če želite ustvariti Wiki v Notionu in ga želite deliti z drugimi, je javna skupna raba verjetno vaša najboljša možnost – poleg tega, če drugim dovolite urejanje, lahko prispevajo. Lahko pa objavite tudi dokumente samo za ogled v primeru spletnih življenjepisov, spletnih strani in promocijskih strani.
- Če želite sodelovati pri več projektih, bo uporaba skupinskih prostorov najpreprostejši način za vaše sodelavce. Tako je v stranski vrstici vse dostopno vsem in nikomur ne bo treba zahtevati dostopa. Samo ne pozabite, da boste morali nadgraditi brezplačni načrt, če želite imeti več kot deset ljudi.
Zagotovite si skupno rabo z Notion
S številnimi možnostmi skupne rabe in dovoljenj Notion olajša sodelovanje s prijatelji in sodelavci. Poleg tega, če imate informacije, ki jih želite deliti z večjim občinstvom, lahko uporabite Notion za ustvarjanje spletne strani brez kode ali celo večstranskega mesta.
