Pomemben, a pogosto spregledan izziv, s katerim se soočajo delavci na daljavo, je učinkovito delo v različnih časovnih pasovih. Virtualna podjetja pogosto zaposlujejo po vsem svetu. Čeprav sodelovanje z globalnimi strokovnjaki spodbuja karierno rast, od vas zahteva tudi, da sledite napornim urnikom. Verjetno ne morete delati v običajni izmeni od 9 do 5.
Usklajevanje s posamezniki v različnih časovnih pasovih je težko. Da bi vam pomagali pri urejanju delovnega dne, bomo delili osem nasvetov za brezhibno sodelovanje s čezmorskimi partnerji.
1. Obvestite tretje osebe o vaši lokaciji takoj na začetku
Takoj razkrijte svoj časovni pas. Med predstavitvijo navedite svoj urnik in želene komunikacijske kanale, da bodo vaši sodelavci vedeli, kako vas lahko dosežejo. Izkoristite tudi to priložnost in postavite meje. Pojasnite redke primere, v katerih bi bilo sprejemljivo pošiljanje sporočil tudi po koncu vaše izmene.
Če želite učinkoviteje sporočiti svoj urnik, ga označite na svojih spletnih profilih. Navsezadnje se tega ne bodo vsi spomnili. Če v svoj e-poštni podpis, profil službenega klepeta, račun LinkedIn in Google profil vključite svoje uradne ure, boste preprečili nesporazume.
Samo poskrbite, da jih posodobite, kadar koli je to potrebno. Ne glede na to, ali delate v različnih izmenah ali odhajate zgodaj, je deljenje sprememb s svojim urnikom vaša odgovornost.
2. Prenesite natančen pretvornik časovnih pasov
Določanje sestankov z oddaljenimi ekipami je težavno. Ne samo, da sledijo neusklajenim delovnim urnikom, nekateri pozabijo izračunati razlike v časovnih pasovih. Gostitelji sestankov ne morejo kar tako zagotoviti istega urnika v 24 časovnih pasovih.
Če želite zagotoviti, da vsi sledijo istemu urniku, bi morala vaša ekipa uporabiti pretvorniki časovnih pasov. Na voljo je več možnosti. Lahko bi jih celo integrirali z delovnimi orodji za celotno skupino, kot so sistemi za vodenje projektov in koledarske aplikacije.
3. Pri razporejanju načrtov uporabite vojaški čas in določite časovne pasove
Navadite se uporabljati vojaški čas in določite časovne pasove pri načrtovanju sestankov. Ne pustite prostora za ugibanja. Lahko celo vključite opomnik, ki prejemnikom sporoča, naj navedeni čas pretvorijo v svoje lokalne časovne pasove. Tako nihče ne spregleda okrajšav časovnih pasov.
Da se izognete zmedi, sledite najpogosteje uporabljenemu časovnemu pasu v vaši ekipi. Recimo, da ste iz New Yorka. Čeprav bi bilo priročno uporabiti svoj lokalni časovni pas, bi lahko vaši soigralci iz druge države ali države imeli pogoste konverzije težave.
Kar zadeva samostojne podjetnike, upoštevajte časovne pasove, ki bodo koristili vašim strankam. S prilagajanjem na vaši strani boste videti profesionalni in prijazni, vaši partnerji pa bodo imeli o vas pozitiven vtis.
Ko rezervirate sestanke z delavci na daljavo, boste opazili, da se veliko časa izgubi s čakanjem na potrditev. Zaradi razlik v časovnem pasu je pridobivanje odgovorov v realnem času težko. Če drugi strani živita na nasprotnem koncu sveta, se jima verjetno ne boste oglasili do naslednjega delovnega dne. Celo nekaj e-poštnih sporočil naprej in nazaj lahko traja teden dni.
Za poenostavitev postopka uporabite a zanesljivo orodje za načrtovanje terminov. Pogosto uporabljene možnosti, kot sta Google Calendar in Calendly, samodejno prikažejo razpoložljive datume za vse vpletene strani. Uporabniki preprosto izberejo svoje želene reže. Ko vsi izberejo datum, bo aplikacija seštela rezultate, tako da se bo gostitelj lahko odločil, ali bo nadaljeval s sestankom.
5. Oddajte zunanje izvajanje ali avtomatizirajte določene poslovne procese
Če pogosto spreminjate urnike za časovno občutljiva, a ponavljajoča se opravila, jih raje preložite na AI. Sprostite svoj čas za zahtevnejše projekte. Avtomatizirani sistemi lahko obravnavajo dolgočasne zadeve, kot so načrtovanje sestankov, beleženje časa, razvrščanje e-pošte in sledenje projektom.
Za naloge, ki jih AI ne more avtomatizirati, najemite samostojne sodelavce. Poiščite usposobljene, zaupanja vredne strokovnjake, ki vas lahko nadomestijo med vašim delovnim časom. Ko pa se delovna obremenitev vaše ekipe poveča, prosite svoj kadrovski oddelek ali nadrejenega, da najde stalnega zaposlenega.
6. Uporabite organizirano platformo za vodenje projektov za svojo ekipo
Čeprav so postopki odobritve ključni, ovirajo dokončanje naloge. Celo pregledovanje prodajnih ponudb ali poslovnih predlogov lahko zapravi več dni, če stranke potrebujejo ure za odgovor.
Če želite pospešiti postopek, poenostavite sledenje opravilom. Uporaba programska oprema za vodenje projektov kot osrednja lokacija za timske projekte, kjer lahko uporabniki dodeljujejo, odkljukajo, prekličejo in odobrijo naloge v svojem tempu. Tu lahko delavci na daljavo dokončajo naloge, ne da bi komunicirali stran od platforme.
Preglejte funkcije vašega bodočega orodja za vodenje projektov. Če delate v različnih časovnih pasovih, predlagamo, da izberete program, ki že vsebuje pretvornike časovnih pasov, tehnologijo za takojšnje sporočanje in razporejanje sestankov.
7. Seznanite se s prazniki, ki jih praznujejo v različnih državah
Ker delate z oddaljenimi ekipami po vsem svetu, se morate seznaniti s prazniki, ki jih praznujejo v drugih državah. Religije in kulture imajo različna prepričanja. Nespoštljivo je omalovaževati glavni praznik druge države samo zato, ker ga ne upoštevate.
Recimo, da delate z Indijci. Čeprav je zahvalni dan za večino Indijcev manjši praznik, pripisujejo velik pomen Diwaliju, prazniku luči, ki ga praznujejo okoli oktobra ali novembra. V tem obdobju bi bilo nepremišljeno dodeljevati kritične naloge.
Spremljajte tudi države, ki upoštevajo poletni čas (DST). Ljudje, ki uporabljajo poletni čas, poleti premaknejo ure za eno uro naprej, da prihranijo elektriko. To ni praznik. Vendar pa lahko povzroči zmedo pri določanju sestankov.
8. Preizkusite različne delovne urnike
Medtem ko delo na daljavo ponuja časovno prilagodljivost, prihaja tudi z nerednimi urniki, ki zahtevajo rutinske prilagoditve. Oddaljene ekipe morajo najti časovne okvire, ki ustrezajo vsem. Verjetno boste delali v izmenah, ki jih niste kot pisarniški uslužbenec, zato jih pripravite nekaj trikov, da ostaneš buden v službi.
Bodite odprti za različne urnike. Če ste v svoji karieri delali v isti izmeni, izkoristite to priložnost in prenovite svojo rutino. Svoja opravila in vadbo lahko na primer opravite prej čez dan. Kdo ve? Morda boste odkrili, da ste bolj učinkoviti in produktivni, ko delate izven standardnega delovnega časa.
Delajte učinkovito v različnih časovnih pasovih
Učinkovito delo s čezmorskimi partnerji zahteva skrbno načrtovanje. Oseba na drugem koncu zaslona ne živi v istem časovnem pasu kot vi, zato ne bi smeli vsiljevati hitrih preobratov in nujnih zahtev. Podobno ustrezno upravljajte svojo delovno obremenitev. Razbremenite zamudna, kritična opravila, kot so dogovarjanje za sestanke, razvrščanje e-pošte in objavljanje objav sistemom AI.
Če vaše dnevne naloge vključujejo upravljanje oddaljene ekipe, razmislite o ustvarjanju urnika za celotno ekipo, ki mu boste sledili. Da, ljudje imajo različne preference. Ne glede na to, kako bi jim želeli ustreči, vaši delavci morda ne bodo opravili veliko, če le redko delajo po istem urniku.