Z malo skrbnega načrtovanja je lahko začetek skupnega projekta ali organiziranje majhne ustvarjalne skupnosti (kot je pisateljska soba) preprosto in zabavno.
Upoštevati je treba nekaj pomembnih vidikov, običajno s priročno programsko opremo ali aplikacijo, ki lahko pomaga. Oglejmo si le tri izmed njih.
1. Ustvarite mesto za shranjevanje in enostaven dostop do datotek
Ko delate na ustvarjalnem sodelovanju, bo prišel čas, ko bo treba deliti datoteke. Datoteke so lahko nekatere umetniške kartice za like v skupnem svetu. Lahko so video posnetki spletnih razprav. Ker se vrsta medijev lahko razlikuje, bi bilo vredno razmisliti o kraju, ki ima dobro zmogljivost shranjevanja, ne da bi pri tem poškodoval banko.
Na primer, Dropbox ima načrt poslovne uporabe, ki vam daje 5 TB prostora za shranjevanje za manj kot 20 USD na osebo na mesec. Najdete lahko a
brezplačno preskusno različico Dropbox Professional tukaj če je zanimivo. Prav tako je vredno razmisliti o mestu, ki ga je enostavno deliti z drugimi. Dropbox lahko pomaga pri večjih datotekah, kot so visokokakovostne slike in videoposnetki, čeprav obstajajo odlične alternative za besedilne datoteke.Uporabniki Microsoft One Drive in Google Drive lahko nemoteno shranjujejo dokumente, izdelane v urejevalniku besedil, in preprosto delijo povezavo z ostalimi sodelavci. Za uporabnike Googla si oglejte naš vodnik na načine, kako lahko delite Googlove dokumente ustvarjaš.
Če pripravljate scenarij, serijo kratkih zgodb ali zbirko pesmi in si želite pomagati ne da bi bili preveč vsiljivi, so funkcije komentiranja v Microsoft Wordu in Google Dokumentih zelo priročen način pri tem. GCFLearnFree ima dober videoposnetek v YouTubu, ki pojasnjuje, kako uporabljati funkcijo komentiranja v Google Dokumentih.
2. Organizirajte interaktivno cono za nevihto možganov
Včasih delo na dokumentu za obdelavo besedila ne bo dovolj za razvoj nekaterih idej. Učinkovita metoda za vizualizacijo razvoja zamisli je uporaba interaktivne spletne table, kot je Miro.
Obstaja več načinov za prilagajanje postavitve plošč in jih lahko preprosto delite s sodelavci za komentarje. Predvsem z Mirom lahko ideje spremenite v naloge, kar omogoča poenostavljen prehod od zasnove do proizvodnje.
Številne brezplačne aplikacije in spletna mesta za interaktivno tablo so brezplačne za uporabo in so polne funkcij. Če želite poskusiti, lahko prijavite se v Miro tukaj in raziščite funkcije, ki jih ponuja. Na spletu so tudi uporabne razlage, na primer naš članek o kako ustvariti mesečni planer na Miru.
Če potrebujete bolj poglobljen sistem za upravljanje opravil, vključno z načinom organiziranja koledarja, shranite povezano datoteke in učinkovito upravljati večje ekipe, obstajajo brezplačni sistemi, kot je Notion, ki si jih je vredno ogledati v. Obstajajo številne uporabne razlage funkcij, vključno z našim člankom o nekaterih zmogljivi triki Notion za pospešitev vašega dela.
Notion ima funkcijo ustvarjanja in urejanja beležk v realnem času za več računov. Čeprav se to sliši kaotično, lahko s pravo strategijo upravljanja skupine to uporabite tudi kot prednost pri sodelovanju pri živem dokumentu.
3. Uporabite učinkovit način komuniciranja
Storitve takojšnjega sporočanja so lahko učinkovite, na primer ustvarjanje skupine WhatsApp ali Facebook Messenger, čeprav imajo svoje omejitve. Tudi Slack je lahko priljubljen, čeprav lahko pošiljanje datotek in ogled zgodovine klepetov hitro postaneta težavna zaradi omejitev shranjevanja brezplačne različice.
Forum spletne skupnosti, kot je Discord, bi lahko bil dober, saj lahko ustvarite vloge za člane, na voljo pa je tudi celovita funkcija iskanja za iskanje informacij v prejšnjih pogovorih.
Priporočljiva je tudi videokonferenca, saj je to prijeten način za soočenje imen in omogočanje živega in bolj dinamičnega pogovora, s katerim se sistem, ki temelji na besedilu, lahko spopade. Obstaja tudi možnost snemanja video sestankov za pregled in skupno rabo s sodelavci, ki so takrat odsotni.
Zoom, Google Meet in Microsoft Teams so vsi dobri pri svojem delu in zagotavljajo funkcijo snemanja ter zelo preprosto povezavo do računov svojih gostiteljev. Vredno je upoštevati časovne pasove, če imate sodelavce v tujini. Zoom ima funkcijo, ki vam omogoča premagovanje tega izziva. Naš članek o kako nastaviti svojo delovno lokacijo na Zoom ima odgovor.
Dober način za ustvarjanje majhnih video komentarjev ali kratkih nalog je uporaba sistema za snemanje in skupno rabo videa, kot je Loom. Preprosto je posneti sebe in svoj zaslon ter nato ustvariti povezavo za skupno rabo. Sodelujoči se lahko tudi odzovejo in komentirajo videoposnetke drug drugega. Takšen sistem je zelo uporaben za asinhrono delo.
Manj je več
Da bi si prihranili frustracije sodelavcev, ki morajo ustvariti več računov, prenesti več aplikacij in dati svoje dragocene podrobnosti številnim tretjim podjetjem, je vsekakor vredno biti popolnoma prepričan, da prej potrebujete izbrano programsko opremo izvajati.
Ob tem boste morda odkrili vznemirljive in uporabne nove funkcije v programski opremi, za katere prej niste vedeli, da obstajajo, ali pa jih je priporočil vaš sodelavec. Z malo poskusov in napak ter testiranj boste našli aplikacije in spletna mesta, ki najbolje delujejo za vas in vašo ekipo.