Zaposleni so se tako navadili preklapljanja med delovnimi aplikacijami, da so za to razvili dolgoročni mišični spomin. Čeprav so priročna, vam ta orodja pomagajo le do neke mere.
Preklapljanje med zavihki traja le nekaj sekund, vendar se doda do nekaj ur na teden, če hkrati izvajate več programov. In večina delavcev se niti ne zaveda, da izgubljajo čas. Da bi poenostavili vaš potek dela, vam bomo razložili nevarnosti uporabe preveč pisarniške programske opreme.
Kaj povzroča potrebo po preklapljanju med aplikacijami med delom?
Tehnologija poenostavlja poslovne procese z avtomatizacijo različnih delovnih nalog. Orodja za vodenje projektov organizirajo odgovornosti skupine, merilniki časa spremljajo dejavnost zaposlenih, orodja za razporejanje pa določajo sestanke.
Kljub temu programi še vedno ne morejo v celoti nadomestiti človeškega truda. Prekomerno vlaganje v avtomatizacijo, ki ga počnejo številni delodajalci, sili uporabnike v žongliranje z več aplikacijami. Longitudinalna študija avtorja
Okta, Inc. celo kaže, da 10 % podjetij v ZDA uporablja 199+ programov za delo. Večina ljudi ne more hitro obdelati toliko platform.6 negativnih učinkov preklapljanja med preveč delovnimi aplikacijami
Nekateri bodo trdili, da je preklapljanje med zavihki majhna cena za avtomatizacijo in udobje. Navsezadnje bi se morali digitalni domorodci prilagoditi spremembam. Čeprav lahko podjetja konsolidirajo samo določene funkcije, prevzemanje preveč delovnih aplikacij delavcem prinaša več pomanjkljivosti.
1. Preklapljanje med platformami izgublja čas
Podjetja vlagajo v delovna orodja, da prihranijo čas. Upajo, da bodo zaposleni, kot ste vi, dosegli več, potem ko bodo razbremenili nekatere dnevne naloge. Da, pisarniški programi pospešijo potek dela. Lahko jih vključite v svojo rutino in zmanjšate delovno obremenitev, vendar bo pretirana odvisnost povzročila nasproten rezultat.
Pogosto preklapljanje med več aplikacijami izgublja preveč časa. Namesto da dobite vsako trendovsko platformo, se identificirajte katere delovne aplikacije bodo obravnavale najhujše zapravljalce časa na svojem delovnem mestu. Svetujte svojim nadrejenim, naj se omejijo na osnovna orodja. Prekupovanje programske opreme samo zapravlja vire podjetja in delavcem povzroča nepotreben stres.
2. Shranjevanje informacij na več platformah ogroža varnost
Spremljanje sredstev igra ključno vlogo pri kibernetski varnosti. Najboljši način za preprečevanje zunanjih in notranjih napadov je spremljanje uporabnikov, ki dostopajo do datotek, jih pregledujejo in urejajo. Nihče ne more povedati, kdaj bo prišlo do kršitve podatkov. Vodje IT morajo imeti dostop v realnem času do katerega koli podatka podjetja 24/7.
Vendar je spremljanje zahtevno zaradi uporabe več programov. Sledenje različnim platformam stane ogromne vire, zato bi večina podjetij raje povsem prezrla aplikacije z nizko prioriteto.
Upoštevajte, da ta pristop ogroža splošni varnostni sistem podjetja. Kibernetski kriminalci imajo dandanes spretnosti in tehnološke vire za zlorabo celo starih, zastarelih podatkov, ki omogočajo osebno identifikacijo (PII). Ne preselite datotek podjetja v nobeno aplikacijo, ki je ne morete redno spremljati.
3. Preklapljanje med aplikacijami moti tok misli
Obdelava novih informacij vam preprečuje, da bi dosegli stanje pretoka. Če večkrat na dan preskakujete med različnimi platformami, se boste spopadali z zahtevnimi nalogami, ki zahtevajo več kot le nekaj minut osredotočenosti.
Preklapljanje med zavihki zahteva minimalen napor, vendar preskok na druga opravila povzroči velik kognitivni stres. Zaposleni niso stroji, ki samodejno obdelujejo nove informacije. Poročilo avtorja Psychreg.org kaže, da lahko kanali kratkoročnega spomina shranijo le približno sedem predmetov za 10 do 60 sekund.
Najboljši pristop je omejitev sistemov, ki jih uporabljate za posamezno nalogo. Recimo, da pišete blog. Namesto da skačete med platformami in zavihki za zbiranje informacij med pisanjem, predhodno raziščite in zberite najbolj kritične točke.
4. Zagon preveč aplikacij v ozadju škoduje funkcionalnosti naprave
Izvajanje preveč procesov v ozadju upočasni vašo napravo. Lahke aplikacije, kot so platforme za neposredno sporočanje in orodja za vodenje projektov, ne porabijo veliko RAM-a. Vendar pa lahko hkratno izvajanje težkih sistemov, kot so urejevalniki fotografij, ustvarjalci spletnih mest in aplikacije za videokonference, povzroči nekaj zamude.
Poznati morate omejitve vaše naprave. Blokirajte opravila, ki zahtevajo aplikacije, ki veliko RAM-a, tako da lahko v tem obdobju odstranite nekatere procese v ozadju. Ne samo, da boste zaščitili svoj pripomoček, ampak boste tudi delali hitreje. Zaradi zunanjih motenj, kot so počasno nalaganje strani in zamrznjeni zasloni, se je težko osredotočiti, še posebej, če vedno znova zaganjate zrušene aplikacije.
5. Predstavitev več platform za nove zaposlene zahteva čas
Učenje novih zaposlenih, da se naučijo več orodij hkrati, podaljša proces vkrcanja. Sprejemanje novih sistemov zahteva čas. Za učinkovito vključitev različnih orodij v potek dela boste potrebovali več tednov ponavljanja.
Uvajanje se mora osredotočiti na prilagajanje. The najboljši načini za dobrodošlico nabornikom vključujejo predstavitve ekipe, poglobljeno usposabljanje in razlago virov. Če pa vas vaš trener večino svojega časa poučuje o pisarniških orodjih, lahko te dejavnosti pomotoma spregleda.
6. Delavcem se bo morda zdelo težko, če si bodo zapomnili preveč platform
Preklapljanje med zavihki je eno, drugo pa je obvladovanje različnih platform, ki jih uporabljate vsak dan. Vsa orodja niso zgrajena enako. Medtem ko se lahko hitro naučite platform za sporočanje in aplikacij za pisanje zapiskov, uporaba platform za vodenje projektov, graditeljev spletnih mest in urejevalnikov videoposnetkov med drugimi kompleksnimi viri zahteva veliko usposabljanja.
Preučevanje preveč platform je kognitivno izčrpavajoče. Če ure in ure obvladujete pisarniška orodja, vam ne bo ostalo nič energije in duševne moči za dejansko delo, kar ovira uspešnost.
Kaj lahko storite, da zmanjšate potrebo po preklapljanju med aplikacijami?
Če ste samozaposleni, boste imeli več nadzora nad potekom dela. Ocenite orodja, ki jih uporabljate za avtomatizacijo samostojnih nalog in preverite, kateri se med seboj dobro integrirajo. Večina orodij za upravljanje omogoča aplikacije tretjih oseb v istem ekosistemu.
Druga možnost je, da boste potrebovali podporo svojega nadrejenega, če delate za zasebno podjetje. Prosite za pregled poročil o dejavnostih skupine glede ozkih grl v delovnem procesu. Odstranite odvečna orodja, preverite, kateri sistemi lahko delujejo na eni licenčni platformi, in preizkusite učinkovite strategije selitve datotek. Ko imate trden argument, ga pošljite ustreznemu oddelku.
Odpravite majhne slabe navade, ki ovirajo učinkovitost delovnega procesa
Čeprav lahko programski programi avtomatizirajo določene naloge, nenadna uporaba več možnosti ovira produktivnost delovnega toka. Ne obremenjujte se z orodji. Poleg preklapljanja med različnimi aplikacijami boste čas izgubljali tudi z nespametnimi opravili, kot je nalaganje novih strani, zagon programov in selitev datotek.
Če želite dodatno povečati svojo produktivnost, nadaljujte z ocenjevanjem, katere drobne slabe navade povzročajo ozka grla v delovnem procesu. Predlagamo, da spremljate svoje delovne aktivnosti. Kvantificiranje vaših nalog vam bo pomagalo odkriti subtilne, a nevarne ubijalce produktivnosti, kot so odlašanje, družbeni mediji in perfekcionizem.