Ste že kdaj v svoj nabiralnik prejeli slabo napisano e-pošto? Morda ste se spraševali, kaj je bilo v tem e-poštnem sporočilu in kako odgovoriti. Da sami ne bi pošiljali zanič e-pošte, preglejte ta seznam pogostih napak v službeni e-pošti.
1. Manjka vrstica z zadevo
Ena od pogostih napak pri pisanju službenih e-poštnih sporočil je, da ne vključite zadeve. Seznam vrstic z zadevo je prva stvar, ki jo ljudje vidijo, ko odprejo svoj e-poštni račun. Če nekdo prejme ogromno e-poštnih sporočil, bo e-poštno sporočilo brez opisne in ustrezne zadeve verjetno prezrto.
Raziskava spletnega dnevnika HubSpot kaže, da bi morale učinkovite zadeve vzbujati radovednost in biti personalizirane. Prejemniku sporočite, zakaj je vaše e-poštno sporočilo pomembno prek zadeve. Vrstica z zadevo »Newsletter 1« je nejasna in nikogar ne zanima. Toda »Glasilo 1: Najuspešnejši uporabniki tega meseca« bo verjetno dobilo več ogledov.
2. Uporaba napačnega tona
Ton e-poštnega sporočila lahko odraža, kako želite, da vas dojemajo. Vaša izbira besed odraža pozitiven ali negativen ton. Na primer, komentar, da je ideja nekoga "čudna", ima drugačno konotacijo kot beseda, da je ideja "edinstvena". Naučite se razlikovati med odtenki pomenov in izbrati prave besede.
Službena e-pošta naj zveni profesionalno. Stopnja formalnosti je odvisna od vaše delovne kulture in profesionalnega odnosa s prejemnikom. Če je delovna kultura prijazna ali ste z nekom že dolgo sodelavci, lahko službeno e-pošto začnete z "Živjo John.« Toda če se obrnete na nekoga, ki ga ne poznate v drugem podjetju, je varneje, da ga nagovorite v obliki »Spoštovani g. Smith."
Če dvomite o izbiri besed, si oglejte spletni tezaver ali slovar. Spletni pomočnik za tipkanje Grammarly vključuje tudi a detektor tona pisanja v njegovih lastnostih. Ton lahko spremenite v nastavitvah, da zveni samozavestno in profesionalno.
3. Manjkajoči podatki in priloge
Moteče je prejeti službeno e-pošto z nepopolnimi podatki. Pošiljanje e-pošte, da bi dobili informacije, je velika potrata časa. Da bi se temu izognili, opišite vse osnove: kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj in kako. Sledite lahko naslednji obliki:
- Prvi odstavek: pozdrav in glavna točka e-pošte.
- Drugi odstavek: vse pomembne podrobnosti, ki jih mora prejemnik vedeti o zadevi.
- Tretji odstavek: Poziv k dejanju (npr. ali se morajo odzvati, vzpostaviti povezavo itd.).
- Četrti odstavek: Hvala.
Ne pozabite priložiti vseh drugih datotek, ki jih potrebuje vaš prejemnik. Ena pogosta napaka je, če rečete, da ste priložili datoteko, ne da bi to storili! Temu se lahko izognete tako, da preberete svojo e-pošto, preden jo pošljete.
4. Zanemarjanje urejanja in lektoriranja
E-poštno sporočilo, polno slovničnih in stavčnih napak, se sliši neprofesionalno. Vaš prejemnik bi lahko mislil, da niste skrbno premislili o svoji komunikaciji. Napake se običajno zgodijo, ko se vam mudi ali razmišljate hitreje kot tipkate. Toda obstajajo načini, kako se temu lahko izognete ali zmanjšate.
Preden izpolnite vse podrobnosti, lahko začnete z orisom. Ko sestavite e-poštno sporočilo, si vzemite čas in ga preglejte, preden pritisnete Pošlji. Ker je težje odkriti napake, ko ste pisec, uporabite spletna orodja. Če ne marate prenašati aplikacij in razširitev, poiščite najboljši brezplačni pregledovalniki črkovanja in slovnice.
5. Neprofesionalen e-poštni naslov
Predstavljajte si, kako bi stranka ali sodelavec reagiral, če bi prejel e-pošto z naslova [email protected]. Zaradi neprofesionalnih e-poštnih naslovov ste videti, no, neprofesionalni. Da bi se izognili tej neumni napaki, uporabite svoj službeni e-poštni naslov.
Če nimate e-pošte podjetja, preberite kako uporabljati e-poštni naslov po meri z Gmailom za profesionalno e-pošto. Recimo, da Gmail ni vaša skodelica čaja. Možnosti za nastavitev e-pošte po meri lahko raziščete z najbolj priljubljenih ponudnikov elektronske pošte, boljši od Gmaila in Yahooja.
6. Brez bloka podpisa
Predstavljajte si podpisni blok kot svojo vizitko. Ta element je postavljen za vašim podpisom in vsebuje vaše polno ime in kontaktne podatke. Podpisni blok pomaga prejemniku prepoznati vaše podjetje in položaj, ki ga imate. Prejemnikom omogoča, da hitro najdejo vaše podatke, če vas želijo doseči prek kanalov, ki niso e-pošta.
Vprašajte svoje podjetje, ali ima zahtevano obliko za podpisni blok. Če ne, lahko dodate naslednje elemente:
- Polno ime
- Vloga
- Ekipa/oddelek
- ime podjetja
- Kontaktna številka
- Spletna stran podjetja
- Računi družbenih medijev podjetja
Blok podpisa lahko prilagodite v nastavitvah e-pošte. Ne pozabite urediti in lektorirati tudi tega dela. Ko bo shranjen, bo vaš podpisni blok vključen v vašo odhodno e-pošto.
7. Ne poznam razlike med Kp in Skp
Kp in Skp so polja po Za del. Ena od pogostih napak je, da ne veste, kdaj jih uporabiti. Cc pomeni kopijo. Ko dodate e-poštni naslov nekoga v Kp:
- Prejeli bodo tudi kopijo e-pošte
- Njihov e-poštni naslov je izpostavljen primarnemu prejemniku v polju Za.
- O komunikaciji so obveščeni, vendar jim ni treba ukrepati ali odgovoriti na e-pošto.
Uporabljaš Kp da primarnemu prejemniku sporočite, da druge obveščate. Uporabljate ga tudi za ohranjanje osebe v Kp obveščeni. Na primer, želite svojemu vodji sporočiti, kako napreduje projekt vaše ekipe. Torej bi morali biti naslovi vaših soigralcev v Za, medtem ko bi moral biti naslov vašega upravitelja v Kp.
Bcc pomeni slepo kopijo. Ko dodate e-poštni naslov nekoga v Skp:
- Prejmejo kopijo e-pošte.
- Njihov e-poštni naslov ni izpostavljen drugim prejemnikom.
Uporabljaš Skp da preprečite prepolnost nabiralnikov ljudi. Če nekdo iz Za oz Kp polja zadetkov Odgovori vsem, prejemniki v Skp ne bo prejel e-pošte. Uporabite lahko tudi Skp da drugim prejemnikom preprečite, da bi vedeli, da je nekdo drug vključen v e-pošto. Na primer, če pošiljate isto glasilo vsem svojim strankam, ne bi želeli drug drugemu izpostaviti njihovih e-poštnih naslovov.
8. Pošiljanje e-pošte izven delovnega časa
Preprosto vas prevzame navdušenje nad novim projektom in pošljete e-pošto svojemu šefu ali kolegom ob dveh zjutraj. Vendar bi to lahko postalo težava. Vaš šef ali vrstniki morda mislijo, da ne spoštujete njihovega časa.
Če e-poštno sporočilo ni nujno, ga pošljite v delovnem času in dajte drugim dovolj časa za odgovor. Poleg tega, če je vaša težava nujna, je bolje, da pošljete SMS, pokličete ali pošljete takojšnje sporočilo. Dobra rešitev bi bila razporejanje e-poštnih sporočil. The najboljša orodja za razporejanje e-pošte, ki jih morate preizkusiti bo pomagalo, da bo vaša e-pošta prišla v nečiji nabiralnik ob ustreznem času dneva.
9. Pozen odgovor
Če na e-poštna sporočila odgovarjate pozno, je to lahko odraz pomanjkanja predanosti vašemu delu. Preprosto pravilo je, da odgovorite v 24 urah ali v časovnem okviru, ki ga določi pošiljatelj. Komunicirajte takoj in jasno, če potrebujete več časa za oblikovanje odgovora.
Dobra praksa bi bila omogočiti funkcije samodejnega odgovora vaše e-pošte, če ste zaposleni ali zunaj pisarne. Na primer, lahko preverite kako nastaviti ponavljajoči se odzivnik na odsotnosti v Gmailu. E-poštna platforma ima tudi predloge, ki vam omogočajo shranjevanje pripravljenih odgovorov.
Izogibajte se pogostim napakam pri e-pošti in pustite dober vtis
Vaša e-poštna sporočila lahko pustijo pozitiven ali negativen vtis na vaše sodelavce. Če želite izboljšati svoj profesionalni e-poštni bonton, se izogibajte tem pogostim napakam v službeni e-pošti. In ne pozabite, če ste v dvomih, ga ne pošiljajte!
Če potrebujete dodatno pomoč pri ustvarjanju e-poštnih sporočil, poskusite uporabiti e-poštne predloge. Uporaba predlog zagotavlja, da vaša komunikacija zveni in izgleda profesionalno. Začnite raziskovati platforme, ki vam omogočajo prenos brezplačnih paketov predlog, ki jih lahko uporabite v svoji e-poštni aplikaciji.