Delo z ekipo na daljavo je odličen način za pridobitev raznolike skupine talentov po vsem svetu. Nedvomno boste našli pravega primernega za katero koli specifično vlogo ali projekt, ki bo zagotovil razcvet vašega podjetja.
Vendar delo z oddaljeno ekipo zahteva drugačen pristop kot upravljanje interne ekipe. Premagati boste morali izzive, kot so slaba komunikacija, pomanjkanje prepoznavnosti, težave z razporejanjem in drugo. To pomeni, da boste morali nastaviti procese, da zagotovite, da vaša oddaljena ekipa deluje po svojih najboljših močeh. Ta članek zajema nasvete in orodja, ki vam bodo pomagali doseči ta cilj.
1. Nastavite komunikacijske kanale
Učinkovita komunikacija je ključnega pomena za vsako uspešno ekipo, še posebej pri nastavitvi na daljavo. Ker večinoma ne boste mogli osebno komunicirati, je bistveno, da nastavite različne kanale za premagovanje
pogoste komunikacijske napake v virtualnih ekipah in zagotovite, da so vsi na isti strani.Obstaja več vrst orodij, ki jih lahko uporabite za premagajte običajne izzive v komunikaciji ekipe na daljavo, kot so e-pošta, videokonferenčni sistemi in platforme za neposredno sporočanje. Vsako orodje ponuja različne funkcije, zato izberite tiste, ki najbolj ustrezajo potrebam vaše ekipe in posebnim primerom uporabe.
Na primer, lahko uporabite aplikacijo za neposredno sporočanje, kot je Slack, za hitre pogovore in vprašanja, e-pošto za komunikacijo s strankami in programsko opremo za videokonference, kot je Zoom, za virtualne sestanke ali prijave. Ne glede na komunikacijske kanale, ki jih izberete, zagotovite, da vsi poznajo njihov namen in jih pravilno uporabljajo.
2. Izberite produktivnost namesto digitalnega prezentizma
Premagovanje digitalnega prezentizma ključnega pomena za zagotavljanje, da vaša porazdeljena ekipa deluje po najboljših močeh. Delo z oddaljeno ekipo vam omogoča, da se izognete podvajanju tradicionalnega pisarniškega modela 'prezenteizem' – kjer produktivnost merite s količino časa, preživetega pred računalnikom, namesto dejanski rezultati dela.
Namesto da pričakujete, da bo vaša ekipa ves dan priklenjena pred zaslone, se lahko osredotočite na nastavitev a SMART načrt, ki jim bo pomagal doseči njihove cilje in nagrajevanje rezultatov namesto časa, porabljenega na spletu.
To jim daje svobodo pri delu v najbolj produktivnih urah in zagotavlja, da boste kar najbolje izkoristili njihov čas. Prav tako premakne fokus z an »vedno vključena« kultura, ki škodi produktivnosti tistemu, ki slavi rezultate s spodbujanjem prilagodljivega delovnega časa in boljše osredotočenosti.
Učinkovita komunikacija krepi vašo ekipo, da postane bolj produktivna. Če je to vaš cilj, potem je smiselno porabiti manj časa za odgovarjanje na sporočila in več časa za dejanske naloge. Eden najboljših načinov za uveljavitev kulture, ki slavi rezultat in ne ure, preživete povezane s službenimi napravami, je uporaba orodij, ki spodbujajo asinhrono komunikacijo.
Medtem ko ima neposredna sporočila svoje mesto v nekaterih okoliščinah, so nenehni pingi, obvestila in sporočila lahko moteči in vaši ekipi predstavljajo izziv, da se izklopi. Asinhrona komunikacija je priročna za ekipe, ki delajo v različnih časovnih pasovih, saj jim omogoča, da se odzovejo, ko so na voljo, namesto da pričakujejo, da bodo vsi na voljo hkrati.
Lahko uporabiš asinhrona komunikacijska orodja kot so Qatalog, Twist ali Yac, da dobijo vse informacije, ki jih potrebujejo za najboljše delo, pri čemer so prekinitve čim manjše.
4. Bodite pripravljeni na reševanje tehničnih težav
Včasih je lahko tehnologija dvorezen meč. Medtem ko vam lahko računalniki in virtualna timska orodja pomagajo ostati povezani, nič ni varno.
Včasih se bodo člani vaše ekipe soočali s tehničnimi težavami, ki jim bodo onemogočale opravljanje njihovega dela. In glede na to, da vsi delajo z različnih lokacij, se morda ne boste mogli vedno zanesti na svojo interno ekipo IT, da bo takoj odpravila težave vseh.
Da preprečite znatne motnje v poteku dela vaše ekipe, je ključnega pomena, da so vsi pripravljeni obravnavati skupne tehnične težave pri delu na daljavo. To vključuje vedeti, kako odpravi pogoste omrežne napake in obravnavanje groženj kibernetski varnosti. V interni wiki lahko dodate nekaj vadnic za odpravljanje težav, da bodo člani ekipe vedeli, kaj storiti v primeru tehničnih težav.
5. Ustvarite učinkovito dokumentacijsko strategijo
Eden najboljših načinov, da zagotovite, da vaša ekipa deluje po najboljših močeh, je, da imate celovito dokumentacijsko strategijo na mestu. Dokumentacija je bistvena v vsaki organizaciji, vendar je še posebej uporabna za oddaljene ekipe, kjer se informacije lahko izgubijo v neskončnih sporočilih in e-pošti.
Ne glede na to, ali gre za povzetek projekta, vadnico z navodili ali zapiske s sestankov, zagotovite, da ima vaša ekipa skupno platformo, kjer lahko hitro deli, shrani in dostopa do ustreznih informacij. Dobro organiziran dokumentacijski sistem bo pomagal ohranjati vse na isti strani in olajšal članom skupine, da najdejo, kar potrebujejo, ko to potrebujejo.
Programske rešitve, kot je Tettra, lahko uporabite za ustvarite notranji wiki svojega delovnega mesta in ga uporabite kot osrednje središče za vse pomembne informacije. To orodje vam omogoča organiziranje informacij v kategorije in dodelitev dovoljenja določenim članom skupine za urejanje določenih dokumentov.
6. Dajte in prejemajte povratne informacije
Vedno je prostor za napredek, tudi v najboljših ekipah. Kot vodja ekipe na daljavo ste odgovorni zagotoviti, da vsi delajo učinkovito in prejemajo povratne informacije, ki jih potrebujejo za izboljšanje in vzpenjanje po lestvici podjetja. To lahko storite tako, da uvedete redne prijave na video klice ali da nadrejenim pošljete pisne obrazce za povratne informacije.
Verjetno imajo tudi vaši ljudje dragocene povratne informacije za vas in podjetje. Vendar se večina od njih morda ne bo počutila udobno, ko bo govorila v video klicu ali pisala e-pošto. Uporabite lahko orodje, kot je Officevibe za vodenje ekipe in zagotoviti, da se sliši glas vseh.
To orodje ponuja možnosti anonimnih povratnih informacij, tako da lahko tudi najbolj introvertirani člani ekipe brez strahu delijo svoje iskrene misli. To vam daje jasen vpogled v to, kaj vaša ekipa potrebuje, in vam omogoča, da sprejmete potrebne korake, da bodo dosegli najboljše rezultate.
7. Spodbujajte socialne interakcije
Delo od doma se lahko včasih počuti osamljeno in vpliva na angažiranost in moralo. Ker ni fizične pisarne, kjer bi lahko občasno naleteli na sodelavca in na hitro poklepetali, je bistveno, da najdete virtualne rešitve za spodbujanje tovarištva med člani vaše ekipe.
Ti lahko ustvarite virtualni hladilnik vode kjer lahko člani ekipe sodelujejo v sproščenih pogovorih. To je lahko skupinski klepet, kjer lahko ljudje izmenjujejo smešne zgodbe, razpravljajo o hobijih ali čemerkoli, kar ni povezano z delom. Lahko tudi načrtujete virtualni odmori za kavo, da bodo vaši ljudje vključeni in motivirani. To je lahko zasebni videoklic, kjer se lahko vsi družijo, smejijo in igrajo igrice.
Zgradite pozitivno kulturo dela na daljavo
Ustvarjanje pozitivne delovne kulture je bistvenega pomena za vsako ekipo na daljavo, da doseže svoj polni potencial. Da bi dosegli ta cilj, morate nenehno ocenjevati in izboljševati svoj pristop k delu na daljavo.
Z vključitvijo zgoraj omenjenih nasvetov in iskanjem ustvarjalnih načinov, kako vaši oddaljeni ekipi pomagati, da se počuti povezano in motivirano, lahko ustvarite učinkovito delovno kulturo, ki bo iz vaše oddaljene ekipe izvabila najboljše in vam zagotovila uspešno prihodnost organizacija.
