12 Microsoft Forms nasvetov in trikov, ki jih morate poznati

Microsoft Forms imajo lep uporabniški vmesnik in elegantno izkušnjo. Majhna je verjetnost, da ga boste opustili, ko ga boste prvič poskusili. Čeprav je njegov uporabniški vmesnik obsežen, vseeno potrebujete nekaj profesionalnih nasvetov za bolj produktivno uporabo Microsoft Forms.

Tukaj so odlični načini za uporabo Microsoft Forms za vaše ankete in poslovne potrebe.

1. Delite svoj obrazec

Deljenje obrazca je končni cilj vaše ankete. To je enostavno:

1. Kliknite Zberi odgovor v zgornjem desnem kotu obrazca.
2. Z izbiro izberite svojo skupino prejemnikov Odzove se lahko kdorkoli, Odgovorijo lahko samo ljudje v moji organizaciji, oz Določeni ljudje v moji organizaciji se lahko odzovejo.
3. Kliknite na Skrajšajte URL potrditveno polje za krajši obrazec URL (izbirno). Nato kliknite Kopiraj, da začnete deliti svojo anketo s ciljnimi udeleženci.

Delite z določenimi osebami z uporabo povabil po meri

Med skupno rabo obrazca ga lahko varnostno kopirate s povabilom po meri, da bo bolj profesionalen:

1. Kliknite na Zberi odgovor zavihek v zgornjem desnem kotu obrazca.
2. Izberite svoje želje prejemnika.
3. V polje za stik vnesite e-poštni naslov, ime ali skupino prejemnika. Vnesete lahko več prejemnikov.
4. Izpolnite besedilno polje s sporočilom po meri.
5. Na koncu kliknite Pošlji. Vaši udeleženci bodo zdaj prejeli sporočilo po meri, ki jih bo vodilo do strani z obrazcem.

2. Oglejte si odziv v Excelu v realnem času

Pri zbiranju odgovorov Microsoft Forms morate običajno prenesti Excelovo kopijo svojih podatkov. Preneseni podatki se ne posodabljajo z novimi predložitvami. Zato boste morda morali ponavljati prenos v intervalih, da posodobite obstoječe podatke na lokalnem pogonu.

Če želite preprečiti te večkratne intervalne prenose, lahko počakate, da vaši anketiranci izpolnijo anketo, preden njihove odgovore izvozite v Excel.

Toda včasih želite videti, kako se ljudje odzivajo v realnem času – še posebej, če je anketa obsežna. To je enostavno; račun Microsoft 365 Business vam omogoča si oglejte odgovore Microsoft Forms v Excelu v realnem času. To lahko dosežete neposredno z uporabo vgrajenih obrazcev za Excel ali prek Power Automate.

3. Preprečite podvojene odgovore na obrazce

Microsoft Forms nekomu privzeto omogoča večkratni odgovor. Obrazec lahko nastavite tako, da dovoli samo en odgovor na osebo.

Ko ti ljudem onemogoči večkratno oddajo, se bodo morali prijaviti v svoj Microsoftov račun, da bodo odgovorili na vašo anketo. Tako bo obrazec preprečil, da bi isti račun dvakrat dostopal do ankete.

4. Vdelajte Microsoft Forms iFrame na svoje spletno mesto

Če želite, da se ljudje prijavijo na vaše spletno mesto in izpolnijo anketo, lahko obrazec namesto tega vstavite kot okvir na svoje spletno mesto. Vse, kar boste storili, je, da kopirate kopijo iFrame pripravljenega obrazca in jo prilepite v HTML svojega spletnega mesta. Narediti tako:

1. Pojdite na svoj obrazec in kliknite Zberite odgovore desno zgoraj.
2. Kliknite ikono kode v spodnjem desnem kotu odprte stranske vrstice.
3. Kopirajte kodo za vdelavo s klikom Kopirati.
4. Prilepite kopirano kodo v datoteko HTML svojega spletnega mesta.

5. Za skupno rabo obrazcev uporabite kodo QR

Prav tako lahko prenesete in pošljete kodo QR svojega obrazca svojim respondentom. To je alternativni način za skupno rabo URL-ja vaše ankete s ciljno skupino. Če želite prenesti kodo QR Microsoftovega obrazca:

1. Pojdi na Zberite odgovore tabat zgoraj desno.
2. Kliknite ikono kode QR na dnu stranske vrstice (levo od ikone kode).
3. Kliknite Prenesi da shranite sliko kode QR na vaš lokalni disk.
4. Zdaj lahko preneseno QR sliko delite s svojo ciljno skupino.

6. Nastavite trajanje izpolnjevanja obrazca

Morda ne izvajate kviza, vendar vseeno želite, da anketiranci izpolnijo vaš obrazec v določenem času. Na primer, želite, da kandidati za zaposlitev odgovorijo na prijavni obrazec pred določenim datumom. Njihov odgovor lahko povežete z rokom.

To lahko storite tako, da prilagodite nastavitve obrazca:

1. V zgornjem desnem kotu kliknite tri vodoravne pike menija.
2. Pojdi do nastavitve.
3. Kliknite Začetni datum. Nato kliknite Končni podatki za zaključek trajanja ankete.
4. Obrazec lahko časovno določite tudi s klikom Nastavite trajanje časa; to zažene časovnik, ko nekdo začne izpolnjevati obrazec.

Če ste za anketo določili čas, bodo vaši anketiranci pred začetkom prejeli obvestilo, da je anketa časovno omejena.

7. Ustvarite in prilagodite kvize v Microsoft Forms

Tako kot Google Forms lahko tudi v Microsoft Forms ustvarite kvize. Na srečo je izdelava kvizov tako enostavna kot navadne obrazce. Če želite ustvariti kviz v Microsoft Forms:

1. Kliknite Nov kviz z vaše nadzorne plošče Microsoft Forms.
2. Izpolnite naslovno polje z imenom vašega kviza. Nato pod to polje vnesite izbirni opis, če ga imate.
3. Kliknite Dodaj novo.
4. V prikazani vrstici boste videli razpoložljive možnosti kviza. Na primer, lahko izberete Izbira za vprašanja z več možnostmi.
5. Kliknite Dodaj novo da dodate novo vprašanje.

Nastavite vidnost rezultatov kviza

Morda boste tudi želeli preprečiti, da bi udeleženci videli rezultate testa po oddaji:

1. Kliknite tri vodoravne menijske vrstice zgoraj desno.
2. Pojdi do nastavitve.
3. Izklopi Samodejno prikaži rezultate.

8. Naložite in prilagodite temo obrazca

Poleg uporabniškega vmesnika lahko z Microsoft Forms določite uporabniški vmesnik, ki ga vidijo anketiranci, ko odprejo vašo anketo. To je odličen način, da pokažete svojo strokovnost. Čeprav Microsoft Forms ponuja vgrajene teme, lahko oblikujete in naložite tudi temo po meri.

1. V obrazcu kliknite Tema desno zgoraj.
2. Izberite med navedenimi temami.
3. Če želite naložiti temo po meri, kliknite križec (+) v spodnjem desnem kotu tematske vrstice.
4. V naslednjem meniju kliknite ikono slike.
5. Nato naložite temo iz storitve Bing ali OneDrive. Lahko pa kliknete Naloži da izberete temo iz lokalnega pogona.

9. Dovolite drugim, da uporabljajo vašo predlogo obrazca

Če ste ustvarili lepo temo z vključujočimi in ustreznimi anketnimi vprašanji, lahko dovolite drugim, da jo uporabljajo. Ko drugim dovolite uporabo vaše predloge, boste namesto tega dali v skupno rabo njen dvojnik. Zato ga lahko vaši anketiranci uporabijo kot predlogo za svojo anketo.

Pojdite v obrazec in sledite tem korakom:

1. Kliknite tri vodoravne pike menija zgoraj desno.
2. Kliknite Sodeluj ali podvoji.
3. V razdelku Skupna raba kot predloga kliknite Pridobite povezavo do dvojnika.
4. Kopirajte ustvarjeno povezavo in jo delite s svojimi udeleženci. Čeprav bodo še vedno lahko izpolnili in poslali obrazec, ga lahko tudi podvojijo in uporabijo kot predlogo za svoje ankete, če imajo račun Microsoft 365.

10. Prilagodite poslovilno sporočilo

Prav tako lahko cenite svoje udeležence, ker so si vzeli čas in odgovorili na vašo anketo. To sporočilo se prikaže, ko oddajo vaš obrazec.

Takšno sporočilo lahko veliko pripomore k izgradnji odnosa z udeleženci. To priložnost lahko na primer uporabite, da opomnite anketirance, da se boste na njihove vnose odzvali ob določenem času. Če želite prilagoditi poslovilno sporočilo:

1. Kliknite tri vodoravne pike menija v zgornjem desnem kotu obrazca.
2. Pojdi do nastavitve.
3. Kliknite na Prilagodite zahvalno sporočilo potrditveno polje.
4. Nato izpolnite polje s svojim sporočilom.

Ljudje bodo zdaj prejeli vaše sporočilo po oddaji obrazca.

11. Prejmite e-poštno obvestilo o vsakem odgovoru

Vsakič, ko nekdo odgovori na vašo anketo, lahko prejmete e-poštno obvestilo. Čeprav to morda ni zaželena praksa v obsežnih anketah, vam pomaga slediti odgovorom – še posebej, če imate manj udeležencev. Narediti tako:

1. Kliknite tri vodoravne menijske vrstice na vrhu. Potem pojdite na nastavitve.
2. Kliknite na Prejmite e-poštno obvestilo o vsakem odgovoru potrditveno polje.

12. Naredite kopijo prejšnjih obrazcev

Medtem ko urejanje prejšnjega obrazca in njegova uporaba za drugo anketo pospeši vaše delo, na koncu prepišete njegovo vsebino. Podvojite obrazec, na katerem želite graditi, in namesto tega uredite drugega:

1. Pojdite na nadzorno ploščo Microsoft Forms.
2. Ko najdete prejšnji obrazec, na katerem želite graditi, kliknite tri vodoravne pike v spodnjem desnem kotu pasice.
3. Izberite Kopirati da ga podvojim. Zdaj lahko uredite dodatek.

Delite svoje ankete profesionalno

Orodja za spletno anketiranje, kot sta Microsoft in Google Forms, olajšajo življenje. Čeprav lahko njihovo preprostost izkoristite za lokalizirane in obsežne ankete, jih poznavanje primerov njihove profesionalne uporabe dodatno poenostavi.

Čeprav ste v tem članku spoznali nasvete in trike za uporabo Microsoft Forms, boste morda želeli videti tudi nekaj profesionalne uporabe Google Forms.