Vas zanima, kako lahko ChatGPT izboljša vašo izkušnjo z Excelom? Oglejte si te nasvete za uporabo ChatGPT v Excelu.

Excel je neverjetno uporabno orodje za delo z velikimi količinami podatkov. Vendar je lahko iskanje in uvedba pravih formul včasih zapletena in frustrirajoča izkušnja. Na srečo je lahko ChatGPT odličen vir za pomoč pri premagovanju teh izzivov.

S pomočjo tega jezikovnega modela umetne inteligence lahko poiščete pomoč pri težavah, povezanih z Excelom, ustvarite formule in prejmete odgovore v realnem času, ki vam bodo pomagali kar najbolje izkoristiti Excel. V tem članku bomo raziskali nekaj učinkovitih načinov uporabe ChatGPT v Excelu in odkrili, kako lahko izboljša vašo izkušnjo analize podatkov.

1. Uporabite ChatGPT za ustvarjanje in implementacijo formul

Ustvarjanje ali iskanje pravih Excelovih formul je lahko zastrašujoče in zamudno. Poleg tega, če formula vsebuje napako, lahko povzroči napačne rezultate, kar je lahko še težje popraviti.

Da bi se izognili vsem tem težavam, lahko prosite ChatGPT, da za vas ustvari formule na podlagi posebnih podrobnosti o tem, kaj želite, da vaša formula naredi. Od chatbota lahko zahtevate, da predlaga formule na podlagi trenutnih nalog, ali pa poiščete navodila glede formule, ki jo že imate.

instagram viewer

Za začetek navedite svoje osnovne zahteve za formulo. To lahko vključuje vzorec vaše preglednice in opis naloge, ki jo želite dokončati. Ko je to opravljeno, lahko od ChatGPT zahtevate, da ustvari formulo. To lahko vključuje uporabo graditelja formule/funkcije ali ročno dodajanje formule v preglednico.

Tu je primer: imeli smo preglednico, ki vsebuje podatke o prodaji različnih izdelkov v različnih mestih, in želeli smo izračunati skupno prodajo za vsak izdelek. V ChatGPT smo vnesli vse potrebne podrobnosti in ga prosili za izračun prodaje izdelka A.

Tako se je odzvalo:

Sledili smo natančnim korakom v naši Excelovi preglednici in formula je natančno izračunala celotno prodajo.

Ko prosite ChatGPT, da za vas ustvari formule, morate upoštevati nekaj stvari:

  • Več informacij daš, bolje je. Prepričajte se, da so vaša navodila jasna in natančna. Če preglednica ni predolga, lahko kopirate njeno vsebino in jo posredujete chatbotu za natančnejši odgovor. Pogovarjali smo se tudi o kako napisati učinkovite pozive ChatGPT za najboljše odgovore v našem prejšnjem vodniku, ki si ga lahko ogledate v ta namen.
  • Še enkrat preverite oblikovanje in sintakso formul, ki jih ustvari ChatGPT. Če je kar koli od tega napačno, bo Excel vrnil napako.
  • Vedno znova preverite rezultate, da zagotovite točnost. Čeprav lahko ChatGPT ustvari formule za vas, ima tudi določene omejitve. Najbolje je, da formulo preizkusite na majhnem vzorcu podatkov, da se prepričate, ali daje natančne rezultate.

Če upoštevate te točke, lahko učinkoviteje in z večjo samozavestjo uporabljate klepetalni robot, da premagate morebitne strahove glede dela s preglednicami.

2. Uporabite ChatGPT za ustvarjanje makrov

Makri so nabor navodil, ki Excelu sporočajo, naj izvede določene naloge v določenem vrstnem redu. To pomeni, da vam makri omogočajo, da posnamete določen nabor dejanj in jih nato izvedete pozneje z enim klikom, ne da bi morali vsakič ročno napisati kodo.

Vendar pa je lahko ustvarjanje makrov v Excelu nekoliko zastrašujoče, še posebej, če niste seznanjeni s programiranjem ali VBA. Na srečo vam lahko ChatGPT pomaga pri tem procesu s koristnimi navodili in nasveti.

Oglejmo si primer. Imamo preglednico podatkov o prodaji z naslednjimi stolpci:

  • Ime zaposlenega
  • Regija
  • četrtina
  • Skupna prodaja

Izdelati želimo filter, ki bo prikazoval skupno realizirano prodajo v prvem kvartalu za regijo Sever. To smo opisali ChatGPT in za to ustvarili makro, kot je prikazano spodaj:

Ko imate zahtevani makro, ga implementirajmo in zaženimo:

  1. Pritisnite Alt + F11 tipke na tipkovnici, da odprete urejevalnik Visual Basic.
  2. V naslednjem oknu se pomaknite do Vstavi > Modul.
  3. Tukaj vnesite kodo, ki ste jo prej kopirali iz ChatGPT.
  4. Zaprite pogovorno okno in kliknite na mapa > Shrani kot.
  5. Razširite spustni meni Shrani kot vrsto in izberite Excelov delovni zvezek z omogočenimi makri.
  6. Kliknite Shrani da shranite datoteko makra.
  7. Zdaj se vrnite na svoj delovni list in pojdite na Razvijalec zavihek.
  8. Kliknite na Makri in izberite FilterData s seznama.
  9. Končno udari Teči.

Ta makro bo zdaj filtriral vaše podatke, da bo prikazal samo prodajo za ciljno regijo.

3. Uporabite ChatGPT za avtomatizacijo pošiljanja e-pošte

Pri upravljanju velike ekipe je lahko avtomatizacija opravil, kot je pošiljanje e-pošte, rešilna rešitev. Excel ponuja različne metode za avtomatizacijo pošiljanja e-pošte, kar je še posebej uporabno, če redno pošiljate e-pošto skupini ljudi s podobnimi podatki. Poleg tega lahko vključitev ChatGPT dodatno poenostavi postopek avtomatizacije e-pošte za največjo učinkovitost.

To najlažje storite tako, da od ChatGPT zahtevate, da ustvari ustrezen makro VBA. Ta metoda je precej podobna korakom, ki smo jih že opisali zgoraj. Oglejmo si na hitro primer.

Recimo, da imamo seznam e-poštnih naslovov za višje vodstvo našega podjetja in jim moramo po e-pošti poslati poročilo o prihodkih za prvo četrtletje. Tako bomo od ChatGPT zahtevali, da ustvari makro VBA.

Ko imamo makro, bomo shranili modul in ga zagnali po zgoraj opisanih korakih. Tako preprosto! Poleg teh treh metod, ki smo jih navedli za uporabo ChatGPT v Excelu, lahko uporabite tudi chatbot za analizo in vizualizacijo podatkov v Excelu s pomočjo orodij, kot sta Charts in Data Analysis Toolpak. ChatGPT lahko prosite za razlago, kako učinkovito uporabljati ta orodja.

Poleg tega lahko uporabite ChatGPT za odpravljanje težav v Excelu, tako da mu zagotovite podrobnosti o napaki, na katero naletite. Čeprav jih je kar nekaj stvari, ki jih ChatGPT ne more narediti v Excelu kljub temu pa je odlično orodje, ki vam lahko pomaga postati strokovnjak za preglednice.

ChatGPT na pomoč

ChatGPT je dragocen vir, da kar najbolje izkoristite Excel. Uporabite ga lahko za ustvarjanje novih formul, pomoč pri kakršnih koli napakah v preglednici in celo učenje novih veščin tako, da ga prosite za razlago delovanja določenih funkcij. Če ga uporabljate pravilno, vam lahko pomaga povečati produktivnost Excela in premagati morebitne strahove glede preglednic.