Ko sprejemate današnje virtualno delovno okolje in digitalizirane procese, je pomembno razmisliti o tem, kako najbolje upravljati dokumentacijo svojega delovnega mesta. Učinkovita strategija digitalne dokumentacije je ključnega pomena za ohranjanje kohezivne delovne sile. To postane bolj pomembno, če imate geografsko razpršene ekipe, kot se pogosto zgodi pri oddaljeni delovni sili.
Vaši zaposleni se ne morejo več zanašati na kartotečne omare in dokumentacijo v papirni obliki za dostop in spremljanje informacij na delovnem mestu. Ta članek bo pokrival najboljše prakse in orodja za učinkovito digitalno dokumentacijo na vašem oddaljenem delovnem mestu.
1. Pišite jedrnato
Bralci cenijo jedrnato pisanje, še bolj na oddaljenem delovnem mestu, kjer ljudje ne morejo kar priskočiti in vprašati za pojasnilo. To pomeni, da je ključnega pomena, da pravilno organizirate svoje misli in ste v svoji dokumentaciji čim bolj jasni. Pri pisanju delovnih dokumentov se izogibajte odvečnim frazam, dolgim stavkom in nepotrebnemu žargonu.
Uporabite označene sezname, da označite ključne informacije in ločite velike dele besedila na odstavke. To je še posebej koristno, če želite sporočiti velike količine informacij, saj razdeli besedilo na prebavljive koščke in olajša skeniranje. Poleg tega želite uporabiti besede, ki jih bodo razumeli vsi na vašem delovnem mestu, ne glede na tehnično znanje. Končno, vedno sami uredite svoje delo, da izboljšate svoje pisanje preden ga pošljete; dodaten par oči lahko tudi pomaga ujeti morebitne napake.
2. Shranjujte digitalne dokumente na centralizirani lokaciji
Enostaven dostop do dokumentov na delovnem mestu je ključnega pomena za oddaljeno delovno silo. Nihče ne želi izgubljati časa z iskanjem sporočil Slack ali starih e-poštnih sporočil, da bi našel pomembne informacije. Ti lahko nastavite notranji wiki ali uporabite programsko opremo baze znanja, da premagate ta izziv. Notranji wiki ponuja centralizirano skladišče, po katerem je mogoče iskati, za vso dokumentacijo vašega delovnega mesta, vključno s pravilniki podjetja, zapiski s sestanka, vadnicami z navodili in dokumenti o vkrcanju, če naštejemo le nekatere.
Notranja wiki orodja, kot je Tettra omogočajo ustvarjanje, urejanje in shranjevanje dokumentov na enem mestu ter njihovo skupno rabo s svojo ekipo z le nekaj kliki. Če pa je vaša organizacija nenehno v stiku s strankami – in bi radi hranili notranjo in zunanjo dokumentacijo na istem mestu – orodje baze znanja kot Dokument360 morda boljša rešitev. Baza znanja je v bistvu spletna knjižnica notranjih dokumentov in virov za podporo strankam, kot so pogosta vprašanja, uporabniški priročniki in informacije o izdelkih.
3. Uveljavite politike nadzora dostopa
Čeprav je osrednje skladišče dokumentov na delovnem mestu bistvenega pomena, želite tudi upravljati, kdo lahko dostopa in spreminja dokumente. Morda imate določene dokumente, ki so pomembni samo za določene oddelke, ali občutljive datoteke, do katerih bi morali dostopati samo skrbniki. To vam pomaga ohraniti varnost dokumentov in preprečiti nenamerne ali nepooblaščene spremembe. Torej, ko izbirate svoje orodje za dokumentacijo na delovnem mestu, izberite tisto, ki podpira to funkcijo, in prilagodite nastavitve nadzora dostopa, da bodo ustrezale vašim organizacijskim potrebam.
Na primer, Document360 ponuja več računov, ki vam omogočajo, da določite raven dostopa, ki jo ima vsak uporabnik do vaše dokumentacije. Tettra vključuje tudi sistem dovoljenj, ki vam omogoča nadzor nad tem, kdo lahko ureja, ogleduje ali objavlja določene dokumente.
4. Upoštevajte najboljše prakse za spletno varnost
Uveljavljanje politik nadzora dostopa pomaga, vendar ni dovolj za zaščito dokumentov na delovnem mestu pred varnostnimi grožnjami. Ker se vedno več podjetij seli na splet, kibernetski kriminal narašča, zato morate sprejeti dodatne previdnostne ukrepe, da zagotovite, da bo vaša digitalna dokumentacija varna pred hekerji.
Če želite ustvariti učinkovito strategijo digitalne dokumentacije z mislijo na varnost, se morate izogibati pogostim varnostne napake pri delu na daljavo kot je uporaba osebnih naprav za delovna opravila, deljenje gesel in zanemarjanje namestitve varnostnih posodobitev. Poleg tega, da ustvarite močna gesla, želite zagotoviti, da jih redno spreminjate, da zmanjšate tveganje vdora. Poleg tega lahko šifrirate svoje dokumente na delovnem mestu in tako dodate dodatno plast zaščite. In nenazadnje, ne pozabite uporabiti VPN, da bodo vaši podatki varni in varni, zlasti ko delate v javnem omrežju Wi-Fi.
5. Hranite varnostne kopije
Kljub vašim prizadevanjem vedno obstaja možnost, da se vaši dokumenti na delovnem mestu izgubijo ali poškodujejo. Čeprav uporaba orodij za zbirko znanja kot vaše primarne rešitve za shranjevanje pomaga zmanjšati tveganje izgube podatkov, vseeno želite ohraniti varnostne kopije, če gre kaj narobe. To je zato, ker se lahko pri teh rešitvah pojavijo tudi tehnične težave, na katere ne morete vplivati, kar pomeni vsaj, da v tem obdobju ne boste imeli dostopa do svojih dokumentov.
Da bi bili na varni strani, lahko razmislite o pomožnih rešitvah za varnostno kopiranje, kot so Google Drive in lokalne naprave za shranjevanje. Seveda ne želite spremljati več kopij istega dokumenta, zato določite jasno strategijo varnostnega kopiranja, preden uporabite katero koli orodje za dokumentiranje na delovnem mestu. Tako ste lahko prepričani, da so vaši dokumenti vedno na voljo, ko jih potrebujete.
6. Digitalizirajte svoje papirnate dokumente
Če se še vedno zanašate na dokumentacijo v papirni obliki, je zdaj pravi čas, da preklopite na digitalne kopije ali pa vsaj ustvarite digitalne kopije. Ne samo, da to olajša upravljanje velikih količin datotek, ampak tudi izboljša dostopnost, sodelovanje in varnost.
Za digitalizacijo papirnih dokumentov lahko uporabite optični bralnik. Ko imate digitalne kopije svojih dokumentov, jih lahko naložite v svoje izbrano orodje za dokumentacijo na delovnem mestu za enostaven dostop in sodelovanje.
7. Uporabite jasno indeksiranje za hitro prepoznavanje
Če imate veliko dokumentov, jim je lahko težko slediti. Zato je uporaba jasnega sistema indeksiranja dokumentov na delovnem mestu nujna. Tako lahko preprosto najdete datoteke, ki jih potrebujete, ko jih potrebujete. Obstaja nekaj različnih načinov za indeksiranje dokumentov; na primer, začnete lahko tako, da jih razvrstite po vrsti, datumu ali projektu. Tako boste lažje našli določene dokumente, ko jih boste potrebovali.
Druga možnost je uporaba ključnih besed za indeksiranje dokumentov na delovnem mestu. To je lahko še posebej koristno, če imate veliko datotek in jih morate hitro poiskati. Ne glede na sistem indeksiranja, ki ga uporabljate, zagotovite, da je dosleden in enostaven za razumevanje.
Vaše oddaljene ekipe potrebujejo pametno dokumentacijsko strategijo
Dokumentacija na oddaljenem delovnem mestu je bistvena za nemoteno delovanje vaše organizacije. Z ustvarjanjem učinkovite strategije digitalne dokumentacije lahko zagotovite, da lahko vaše ekipe hitro dostopajo do informacij, ki jih potrebujejo, in ostanejo produktivne.