V večini delovnih okolij so vaši delovni procesi običajno že vzpostavljeni in jim sledite. Kot svobodnjak pa je to nekaj, kar boste morali razviti in implementirati sami. To je sprva lahko zastrašujoče, toda po nekaj eksperimentiranju lahko prilagodljivost izbire lastne dokumentacije delovnega toka postane močnejša.
Zakaj bi se trudili dokumentirati svoj proces dela?
Počakajte – če vas nihče ne prisili, da dokumentirate svoj potek dela, zakaj bi se trudili? Ali ni to "biti sam svoj šef"?
Res je: kot samostojni podjetnik se lahko odločite, da ne boste veliko dokumentirali, če tega ne želite. Ampak dokumentiranje vaš delovni proces vam lahko pomaga pri načrtovanju časa, vzdrževanju boljših odnosov s strankami in zaračunavanju vašega dela.
Morda poskusite nekaj časa brez dokumentiranja. Toda ko se bo vaša samostojna kariera nadaljevala, boste verjetno vedno več dokumentirali. To je lahko dolgotrajen in boleč proces. Če si vzamete nekaj časa za pripravo svoje dokumentacije, je zagotovo lažji in mehkejši način.
Zasnova vašega delovnega procesa
Dokumentiranje vašega delovnega procesa se lahko zdi precej abstraktno in neurejeno, če tega niste vajeni. Poleg tega je lahko videti precej drugače, odvisno od vrste dela, ki ga opravljate. Morda razmislite o nadaljevanju tega članka z uporabo projekta, ki ste ga že dokončali. To vam lahko pomaga razumeti, kako se projekt zlomi.
1. Razčlenite svojo nalogo
Prvi korak je razdelitev vaše naloge na dele. Kot pisec ali urednik je to lahko oris knjige ali članka. Če ste umetnik, so to lahko različne ravnine ali komponente končnega dela. Karkoli počnete, je treba nalogo običajno razdeliti na merljive korake, ki skupaj ustvarijo končni projekt.
Razdelitev naloge na dele je pomembna iz več razlogov. Prvič, tvoril bo osnovne gibljive dele vaše dokumentacije o delovnem procesu. Poleg tega vam lahko pomaga psihološko. Tudi če niste navdušeni nad dokumentiranjem, lahko razčlenitev naloge na dele pomaga, da se velik projekt počuti bolj obvladljivega.
2. Ustvarite kontrolni seznam in vizualni diagram poteka
Ko razčlenite svojo nalogo, spremenite vsak del v element na kontrolnem seznamu. Tako kot če najprej razčlenite svojo nalogo, ustvarjanje kontrolnega seznama služi dvema namenoma: pomaga vam spremljati svoj napredek in vam pomaga pri sporočanju vašega napredka strankam. Morda vam bo prav tako pomagalo spremeniti kontrolni seznam v vizualni diagram poteka.
To je še posebej priročno, če ima vaš projekt več korakov. Na primer, če urejate knjigo, bo morda treba vsako poglavje orisati, sestaviti, citirati in urediti. Če bi nekaj takega podrobno opisali na papirnatem kontrolnem seznamu, bi bilo nerodno, zlasti če delate z več opravili hkrati ali pa se lahko opravila premikajo naprej in nazaj po korakih.
Rešitev, ki jo uporabljate za tovrstno nastavitev, je lahko odvisna od tega, kako avtonomni ste. Če delate bolj ali manj v vakuumu (kot to počnejo nekateri samostojni podjetniki), so lahko vaši vizualni diagrami samolepilni zapiski na beli tabli. Če tesno sodelujete s svojo stranko ali drugimi izvajalci, morda uporabite platformo za potek dela, kot je Trello.
3. Določite cilje in cilje
Ta korak se morda zdi nekoliko nepotreben. Zakaj potrebujete cilje, če že imate kontrolni seznam?
Tudi s kontrolnim seznamom ne morete narediti celotnega projekta naenkrat. Še vedno se morate odločiti, koliko svojega projekta želite opraviti v enem dnevu ali tednu ali samo med prijavami pri vaših strankah.
Če se vrnem k primeru knjige, ali želite orisati vsa poglavja, preden je osnutek katerega koli poglavja? Ali želite začeti pripravljati osnutek enega poglavja, ko je treba prejšnje še urediti? To so vprašanja, na katera lahko odgovorite samo vi. Če pa nanje odgovorite vnaprej, vam lahko pomaga ostati organiziran.
Še enkrat, jasni cilji vas lahko obdržijo na vrhu vašega projekta, lahko pa vam tudi pomagajo komunicirajte s svojo stranko o tem, kako napreduje projekt – in kako pričakujete, da bo prišel skupaj.
4. Proračun in čas sledenja
Ko se odločite za svoje cilje in cilje, je čas, da začnete načrtovati svoj čas.
Koliko časa imate, da dokončate celoten projekt? Koliko časa morate v tem časovnem okviru posvetiti temu projektu? Koliko tega časa bo treba nameniti vsakemu cilju? Ali imate ves čas tega sveta ali ga potrebujete dajte prednost in morda brez dodatkov izpolniti roke?
Če ste plačani na uro, boste seveda spremljali svoj čas. Samo ne pozabite zabeležiti, koliko tega časa je šlo za vsak korak projekta. Tako boste imeli boljšo predstavo o tem, koliko časa boste potrebovali, tako za nadaljevanje tega projekta kot za načrtovanje časa za prihodnje projekte.
Če ste plačani po projektu ali rezultatu, kot to počnejo nekateri samostojni podjetniki, je lahko skušnjava, da časa sploh ne spremljate. Vendar pa vam razumevanje, kako porabljate svoj čas, lahko pomaga postati boljši in učinkovitejši samostojni podjetnik. Zato razmislite o sledenju in načrtovanju svojega časa – tudi če vas nihče ne izkorišča.
Pregledujte, spremljajte in optimizirajte
Med posameznimi projekti in po vsakem projektu si vzemite čas za razmislek o dokumentaciji vašega delovnega procesa. Ali so bile stvari, za katere ste ugotovili, da ste jih sproti še bolj razbijali? So vam nekatere naloge vzele več ali manj časa, kot ste predvidevali? So bili vaši cilji preveliki, da bi bili realni, ali premajhni, da bi vam lahko pomagali?
Opravljanje tovrstnega dela med projektom vam lahko pomaga, da delate čim bolj učinkovito do konca projekta. Opravljanje tovrstnega dela med projekti vam lahko pomaga dati natančnejše ponudbe bodočim strankam, skupaj s proračunom za svoj čas na obvladljive in učinkovite načine.
Vredni ste dela
Večina strank izrecno ne zahteva dokumentacije o poteku dela. Lahko je preprosto pridobiti "vizijo samostojnega tunela", ki je prisila, da ne storite ničesar, kar presega tisto, kar stranka izrecno zahteva. Toda nekaj dodatnega dela za natančno nastavitev razporejanja vam lahko pomaga postati učinkovitejši samostojni podjetnik. In to je dobro za vse.
