Ko bo vaša samostojna kariera napredovala, boste žonglirali z več nalogami. Da, zaslužili boste več, če boste več delali. In čeprav bi bilo dobro, če bi izpolnili svoje cilje glede dohodka, bo prevzemanje preveč odgovornosti prineslo zanemarljive rezultate. Na koncu boste le izčrpani.
Da sprostite svoj natrpan urnik, raziščimo, katera opravila lahko preložite na orodja za avtomatizacijo. Tako boste imeli več časa in energije, da se osredotočite na kritična področja svojega samostojnega posla.
1. Upravljanje e-pošte
Kot večina zaposlenih odraslih verjetno redno prejemate na stotine e-poštnih sporočil. Branje in odgovarjanje na sporočila ne zahteva intenzivne osredotočenosti, vendar zavzamejo del vašega delovnega dne. An Adobe poročilo celo navaja, da ljudje porabijo več kot pet ur dnevno za preverjanje elektronske pošte.
Poleg tega ne morete kar tako nehati odgovarjati na e-pošto. Različne stranke, od mednarodnih samostojnih strank do zveznih agencij, se bodo obrnile na vas po e-pošti. V nekaterih primerih se boste morda celo morali hitro odzvati.
Namesto da brez razlikovanja ignorirate svojo e-pošto, razmislite o naložbi v robustna orodja za upravljanje elektronske pošte. Poiščite platformo, ki ustreza vašim potrebam. Bodisi bodo specializirani za organiziranje vaše mape »Prejeto« bodisi za poenostavitev dostave množične e-pošte. Na primer, Help Scout odlično opravi svoje delo pri pošiljanju obvestil za celotno podjetje, medtem ko SaneBox natančno razvrsti dohodna sporočila.
2. Načrtovanje objav v družabnih medijih
Objave na družbenih omrežjih so najpomembnejše za uspeh digitalnega trženja. Redno sodelovanje s strankami in sodelavci na daljavo vam bo pomagalo zgraditi trdno spletno prisotnost kot samostojni podjetnik.
Tako kot upravljanje e-pošte tudi objavljanje v družabnih medijih ni kognitivno zahtevno. Naložite lahko načrtovano vsebino, odgovarjate na komentarje in berete neposredna sporočila, ne da bi se preveč potrudili.
Večina ljudi objavljanje na družbenih omrežjih uvršča med plitvo delo. Vendar še vedno vzame veliko časa, še posebej, ko se število vaših sledilcev poveča. Ugotovili boste, da ure in ure samo preverjate svojo mapo »Prejeto«.
Če želite skrajšati čas, ki ga porabite za upravljanje svojih računov v družabnih medijih, razmislite o avtomatizaciji različnih funkcij. Preizkusite različna orodja, ki bi lahko ustrezala vašim potrebam. na primer aplikacije za koledar vsebine vam omogočajo, da načrtujete objave vnaprej, medtem ko analitična orodja kvantificirajo vašo splošno uspešnost na družbenih medijih.
3. Uvajanje odjemalca
Vključevanje strank daje ton vsakemu samostojnemu projektu. Vi in vaša stranka boste na tej stopnji določili roke, ponovno ocenili pričakovanja, dodelili naloge in poudarili cilje. Prehitevanje procesa ustvarja nejasne, neizvedljive cilje. Druga možnost je, da pretirano analiziranje nepomembnih podrobnosti in večkratno odgovarjanje na iste poizvedbe ovira produktivnost.
Najučinkovitejši pristop, ki prihrani čas, je avtomatizacija več področij procesa vključevanja vaše stranke. Recimo, da svojim novim strankam postavite podobna vprašanja. Namesto da jih pregledujete na vsaki seji, lahko ustvarite vprašalnik ali posnamete kratek razlagalni video. Prepričajte se, da pozneje v celoti razumete potrebe vaše stranke.
4. Iskanje strank
Mnogi samostojni podjetniki ne marajo iskati novih strank. Med nagovarjanjem potencialnih strank in obiskovanjem začetnih posvetovanj boste zlahka porabili na desetine ur na teden za iskanje potencialnih strank. Najslabše od vsega pa je, da ne boste niti pretvorili vseh potencialnih strank. Večino časa, ki ga porabite za lovljenje in klicanje, bo klasificirano kot neplačano delo, ki zapravlja vaš čas in denar.
Za učinkovitejši pristop uporabite orodja za avtomatizacijo. Predlagamo, da preizkusite različne programe glede na to, katere naloge iskanja želite avtomatizirati. Recimo, da ste pisatelj. Orodja za iskanje e-pošte lahko izsledijo urednike in skrbnike različnih spletnih mest, ki sodelujejo s pisci vsebine in gostujočimi blogerji.
5. Rezervacija termina
Mnogi samostojni podjetniki porabijo toliko časa za načrtovanje sestankov, kot se jih udeležijo. Odvisno od razlike med časovnimi pasovi vas in vaše stranke lahko pošiljate sporočila naprej in nazaj več dni.
Glede na to je e-poštna sporočila poslana le z nekaj kliki. Nameniti več kot uro ali dve za načrtovanje terminov je nerazumno in neproduktivno.
Za poenostavitev postopka uporabite aplikacijo za rezervacijo terminov. Platforme, kot sta Google Calendar in Calendly, uporabnikom omogočajo hitro načrtovanje sestankov in izbiro želenih datumov na prilagojenih koledarjih, ki jih gostitelji lahko prilagodijo. Preprosto pošljite udeležencem povezavo s povabilom in počakajte na njihov odgovor.
6. Upravljanje poteka dela
Samostojni podjetniki pogosto podcenjujejo čas, ki je potreben za dokončanje projekta. Recimo, da ste pisec vsebine. Tudi če lahko napišete 500 do 600 besed na uro, je malo verjetno, da boste dokončali 5000 besed v 10-urni izmeni. Navsezadnje boste morali opraviti tudi raziskavo teme in urediti osnutke.
Delovni projekti vedno vključujejo naloge upravljanja z minutami. Čeprav lahko večina traja le nekaj minut, jih vseeno obiščite in ustrezno prilagodite svoj urnik.
Poglobljeno upravljanje poteka dela požira čas. Namesto tega ga avtomatizirajte z orodjem za vodenje projektov. Priljubljene aplikacije, kot sta Asana ali Trello, lahko pomagajo pri skoraj vseh vidikih procesa, od postavljanja izvedljivih rokov do dokončanja podrobnosti projekta. Tako boste imeli več časa in energije, da se osredotočite na svoje glavne obveznosti.
7. Priprava pogodbe
Kot samostojni podjetnik stranke pričakujejo, da boste zagotovili projektne pogodbe. Verjetno boste morali opisati svoje cene, garancije, odgovornosti in cilje ter morebitna določila v zvezi z naročilom stranke.
Pisanje pogodbe iz nič običajno traja nekaj ur. Predloge lahko vlečete na spletu, vendar si morate vseeno vzeti uro ali dve za urejanje. Navsezadnje bodo generični sporazumi le ogrozili vaše samostojno podjetje.
Namesto kopiranja in lepljenja naključnih osnutkov pogodb boste prihranili več časa s prenosom postopka na orodje za avtomatizacijo. Več jih je aplikacije, ki ustvarjajo prilagojene osnutke pogodb. Ustvarijo lahko vizualno privlačne pogodbe, ki v nekaj minutah pojasnijo obseg, omejitve in pravne zahteve vaših samostojnih projektov.
8. Osnovno sledenje financ
Spremljanje vaših financ bo z rastjo vašega samostojnega podjetja postalo večji izziv. Zabeležiti boste morali vsa plačila vsake stranke. Odvisno od količine vašega naročila lahko tudi preprosto upravljanje financ traja več ur.
Številni strokovnjaki najamejo računovodje za upravljanje svojih financ. Čeprav bi lahko sodelovali tudi s finančnim strokovnjakom, najprej razmislite o uporabi orodij za avtomatizacijo. Ničesar vam ne bo treba plačati. Hitro iskanje v Googlu bo razkrilo več preproste, brezplačne predloge preglednic Excel za osebne finance lahko prilagodite.
Postanite bolj produktiven svobodnjak z avtomatizacijo nalog
Avtomatizacija opravil bo vašo samostojno kariero dvignila na višjo raven. Vendar se ne počutite prisiljeni izvajati popolnoma delujočega, učinkovitega avtomatiziranega sistema že od samega začetka. Avtomatizacija poteka dela zahteva čas. Najprej odpravite majhna, dolgočasna opravila, nato pa se postopoma prebijajte proti avtomatizaciji kritičnejših administrativnih odgovornosti.
Prav tako ne kupujte vrhunskih orodij za avtomatizacijo naključno. Na trgu je več brezplačnih programov in mobilnih aplikacij. S pravo strategijo jih že lahko uporabite za avtomatizacijo več dnevnih funkcij svojega samostojnega podjetja.
