Kako uporabljati funkcijo FILTER v Excelu

Če delate z nabori podatkov v Excelu, potem veste, kako pomembno je, da lahko hitro najdete informacije, ki jih potrebujete. Ne glede na to, ali analizirate podatke o prodaji, sledite inventarju ali upravljate proračun, je zmožnost filtriranja podatkov bistvena.

Na srečo ima Excel zmogljivo vgrajeno orodje, ki vam lahko pomaga: funkcijo FILTER. Z uporabo funkcije FILTER lahko hitro razvrstite velike nabore podatkov in izvlečete podatke, ki jih potrebujete, na podlagi določenih pogojev.

Kaj je funkcija FILTER?

Funkcija FILTER v Excelu vam omogoča, da izvlečete podnabor podatkov iz obsega na podlagi enega ali več kriterijev. Oceni vsako vrednost v obsegu podatkov in vrne vrstice ali stolpce, ki ustrezajo merilom, ki ste jih nastavili. Merila so izražena kot formula, ki ovrednoti logično vrednost.

Funkcija FILTER ima naslednjo sintakso:

=FILTER(niz, vključujejo, [če je prazno])

Kje:

• niz je obseg celic, ki jih želite filtrirati.
  • vključujejo predstavlja pogoj, ki ga želite uporabiti za filtriranje podatkov. To je lahko en sam kriterij ali več kriterijev, ločenih z Excelove logične funkcije.
• [če_prazno] je izbirni argument, ki podaja vrednost, ki naj se vrne, če noben podatek ne izpolnjuje podanega pogoja.

Kako uporabljati funkcijo FILTER v Excelu

Oglejmo si primer, da razumemo, kako uporabljati funkcijo FILTER v Excelu. Recimo, da imate tabelo s podatki, ki vključuje stolpce za ime, starost in spol, in želite tabelo filtrirati tako, da prikazuje samo ženske. Uporabili boste naslednjo formulo:

=FILTER(A2:C10, C2:C10="ženska")

Za razčlenitev formule je argument matrike A2:C10, argument kriterija pa je C2:C10="Ženska". Ta formula bo vrnila matriko vrednosti, ki vključuje samo vrstice, kjer je spol »ženski«.

Oglejmo si še en primer: Recimo, da imate tabelo s podatki, ki vključuje stolpce za ime izdelka, Kategorija, in Cenain želite filtrirati tabelo, da bo prikazala samo vrstice, v katerih je cena nižja ali enaka 400 USD. Uporabili boste naslednjo formulo:

=FILTER(A2:C10, C2:C10<=400)

Funkcija FILTER uporablja logični operator (<=), da preverite, ali je stolpec Cena nižji ali enak 400 USD.

Uporaba več kriterijev v funkciji FILTER

Excelova funkcija FILTER vam omogoča, da določite več kot en kriterij za filtriranje podatkov. Če želite v funkcijo FILTER dodati več meril, morate uporabiti logični funkciji »IN« ali »ALI«.

Funkcija IN zahteva, da so vsi kriteriji resnični, da je vrstica vključena v rezultat filtra, medtem ko funkcija ALI zahteva, da je vsaj eno od meril resnično, da je vrstica vključena v rezultat.

Tukaj je primer uporabe funkcije IN v funkciji FILTER za ekstrahiranje podatkov iz obsega na podlagi dveh meril:

=FILTER(A2:C10, (B2:B10="tehnika")*(C2:C10>400))

Ta formula vrne vrstice, ki izpolnjujejo podana merila. Prvo merilo je, da mora biti vrednost v stolpcu B Tech, drugi kriterij pa je, da mora biti vrednost v stolpcu C večja od 400. Simbol zvezdice (*) predstavlja operator IN, ki združuje oba kriterija.

Kako uporabljati FILTER z drugimi Excelovimi funkcijami

Funkcijo FILTER v Excelu je mogoče uporabiti s številnimi drugimi funkcijami za izvajanje naprednih izračunov in analiz na določenih podnaborih podatkov v veliki tabeli.

Pogost način uporabe FILTER z drugimi funkcijami je, da najprej filtrirate obseg podatkov s funkcijo FILTER in nato uporabite drugo funkcijo za filtriran seznam. Na primer, lahko razvrstite podatke s funkcijo SORT skupaj s funkcijo FILTER.

Tukaj je primer: Recimo, da imate tabelo z informacijami o različnih izdelkih, vključno z njihovimi imeni, cenami in statusom razpoložljivosti. Tabelo želite filtrirati tako, da prikazuje samo izdelke, ki so na zalogi, in filtriran seznam razvrstiti po ceni.

Formula bo v tem primeru:

=SORT(FILTER(A2:C10, C2:C10="Na zalogi"), 2, PRAV)

Ta formula bo vrnila filtrirano tabelo samo z izdelki, ki so trenutno na zalogi, razvrščenimi po cenah v naraščajočem vrstnem redu. Drugi argument v funkciji SORT (tj. 2) predstavlja številko stolpca, po kateri želite razvrstiti.

V tem primeru želimo razvrstiti po cenah v stolpcu B, zato uporabimo številko 2. Tretji argument v funkciji SORT (tj. TRUE) določa, da želimo razvrstiti vrednosti v naraščajočem vrstnem redu.

Tu so še druge Excelove funkcije, ki jih lahko kombinirate s funkcijo FILTER:

1. SUMIF oz AVERAGEIF: S funkcijo FILTER lahko ustvarite podnabor podatkov, ki ustreza določenim kriterijem, nato pa uporabite funkcijo SUMIF ali AVERAGEIF za izračun vsote ali povprečja tega podnabora podatkov.
   • Na primer, če imate seznam podatkov o prodaji za različne izdelke in želite izračunati celotne prodaje za določen izdelek, lahko uporabite FILTER, da ustvarite podnabor podatkov za ta izdelek in potem uporabite funkcijo SUMIF za izračun celotne prodaje.
2. MAX in MIN: S funkcijo FILTER lahko poiščete največjo ali najmanjšo vrednost v podnaboru podatkov, ki ustreza določenim kriterijem. V primeru podatkov o prodaji lahko uporabite funkcijo FILTER z MAX ali MIN, da poiščete izdelek z največjo oziroma najmanjšo prodajo.
3. ŠTEJTE: Lahko tudi uporabite funkcijo COUNT s FILTER, da dobite število celic, ki izpolnjujejo določene kriterije.

Na splošno vam lahko združevanje funkcije FILTER z drugimi Excelovimi funkcijami pomaga pri izvedbi naprednejše analize ter naredi vaše podatke bolj smiselne in uporabne.

Učinkovito filtriranje podatkov z Excelovo funkcijo FILTER

Excelova funkcija FILTER vam omogoča hitro in enostavno filtriranje podatkov na podlagi določenih pogojev. Z uporabo funkcije FILTER se lahko izognete težavam z ročnim razvrščanjem velikih naborov podatkov, da bi našli podatke, ki jih potrebujete. Določite lahko več kriterijev in jih kombinirate z uporabo operatorjev, kot sta "IN" in "ALI", kar vam daje prilagodljivost in nadzor nad formulo filtriranja.

Ne glede na to, ali ste izkušen analitik ali začetnik, vam Excelova funkcija FILTER lahko pomaga poenostaviti potek dela in kar najbolje izkoristiti svoje podatke.