Nobena skrivnost ni, da iskalci zaposlitve potrebujejo komunikacijske veščine. Pravzaprav so komunikacijske veščine dosledno ena izmed najbolj zaželenih lastnosti, ki jih vodje zaposlovanja iščejo pri kandidatih za zaposlitev. Celoten proces zaposlovanja zahteva komunikacijske veščine: oblikovanje življenjepisa do zaključka intervjuja za službo, dejansko delo v službi in končna odpoved (ali odpustitev).
Zdaj, ko je delo na daljavo v porastu; komunikacijske veščine so postale še bolj ključne za karierni uspeh. Če lahko pride do nesporazumov pri srečanjih iz oči v oči, kaj je potem, ko večina interakcije poteka na spletu? Tukaj so vrhunske komunikacijske veščine, ki jih potrebujete za uspeh pri svojem delu na daljavo.
1. Delanje zapiskov
Pisanje zapiskov je pomembna veščina v digitalnem svetu, kjer smo preobremenjeni z informacijami. Članek raziskovalnega centra Pew o negativnih učinkih digitalnega življenja citira enega anketiranca, ki pravi:
"Eden glavnih vplivov (digitalnega življenja) je splošno zmanjšanje kratkoročnega spomina in... kaj je bilo vprašanje?" - anonimni respondent, Pew Research Center
Hiperpovezanost je otežila izvajanje nalog, kar predstavlja težavo za delodajalce in delavce na daljavo. Kot Prav zares pravi, da si delodajalci želijo člane ekipe, ki znajo razlagati navodila in jih učinkovito posredovati drugim. Tega zagotovo ne boste mogli storiti, če ste kot tisti anonimni respondent.
Če nenehno pozabljate na svoje naloge, uporabite aplikacije za pisanje zapiskov. Obstaja veliko spletnih orodij, ki jih lahko uporabite, od zelo preprostih aplikacij, kot je Microsoft Sticky Notes do bolj zapletenega Obsidian (za prefinjene zapisovalce na steroidih) do priljubljenih Todoist, ki zaseda sladko mesto med prvima dvema.
2. Odzivnost
Na fizičnem delovnem mestu lahko ljudje preprosto poklepetajo z vami v vaši kabini ali med kosilom in takoj dobijo odgovor. Na virtualnem delovnem mestu lahko preprosto prezrete ali pozabite odgovoriti na e-pošto, klice ali neposredna sporočila.
Če ne želite, da bi ljudje mislili, da ste v službi lenariti, se potrudite, da ste odzivni (razen če ste v nujnih primerih ali na dopustu). Če ne odgovorite na najpomembnejša sporočila, lahko zlahka izgubite zaupanje svoje ekipe ali stranke. Preizkusite te najboljše postopke, da zagotovite, da ne boste zamudili nobene pomembne komunikacije:
- Nastavite urnik za pregledovanje sporočil znotraj dneva (nekateri to raje počnejo popoldne in rezervirajo svoje najbolj produktivne ure zjutraj za temeljito delo).
- Upravljajte obvestila na pametni uri. Nekatere pametne ure vam omogočajo, da začasno izklopite obvestila, ko morate opraviti osredotočeno delo.
- Izogibajte se dvojnemu rezerviranju in zamudi pomembnih sestankov z najboljši brezplačni spletni koledarji.
- Obvestite svojo ekipo o svojem delovnem času, če delate v različnih časovnih pasovih ali imate različne urnike.
- V Gmailu nastavite ponavljajoči se samodejni odzivnik na počitnicah.
- Samodejni odgovor na besedilna sporočila v sistemu Android.
- Pošiljanje samodejnih besedilnih sporočil na iPhone.
Če slučajno kaj zamudite, se hitro opravičite in popravite.
3. Predstavitev na spletu
Spletna predstavitev se zelo razlikuje od osebne predstavitve. Običajno boste morali pripraviti svojo tehnično opremo ali pa se boste morali uskladiti z drugo osebo, ki je na drugi lokaciji. Povezovanje z občinstvom je odvisno tudi od očesnega stika, kretenj in gibanja, ki se večinoma izgubijo na spletu.
Kljub temu se prepričajte, da vlagate v dobro opremo in spletna orodja, da boste zveneli profesionalno in videti dobro na spletni kameri. Vadite s svojo predstavitvijo – morda se celo posnemite z uporabo Statve snemalnik zaslona – dokler niste prepričani o svojem tonu, glasnosti, diapozitivih in videzu.
Ker bo vaše občinstvo večino časa v interakciji z vašimi diapozitivi, se izogibajte dolgočasnim diapozitivom. Privlačne predloge lahko prenesete na spletnih mestih, kot je 24Slides in Powerpointify. Lahko pa poskusite Predstavitve podjetja Canva, ki omogoča skupinam sodelovanje pri predstavitvi, omogoča občinstvu, da postavlja vprašanja, in omogoča več predstaviteljem, da nadzorujejo diapozitive.
4. Sprejemanje in dajanje konstruktivnih povratnih informacij
Težje je ugotoviti, kaj stranke in delodajalci želijo od vas brez osebnega stika. Prav tako je težje poročati o delovnem napredku in pričakovanjih v delovnem okolju na daljavo. Nimate niti neverbalnih znakov, na katere bi se lahko zanašali, in ne morete zares "razlagati" tona na podlagi elektronske pošte.
Nastavite svoj delovni proces tako, da bo vključeval konstruktiven sistem povratnih informacij, ki bo dal tistim v vaši ekipi možnost, da pošteno ocenijo drug drugega. To lahko storite prek:
- Obrazci za povratne informacije: Predlagajte uporabo obrazca za povratne informacije z uporabo predlog, ki jih je mogoče urejati Formstack oz 123FormBuilder.
- Takojšnje sporočanje: Zastavite pojasnilna vprašanja prek želenega kanala za neposredno sporočanje vaše stranke/šefa. Lahko vprašate: "Torej, na podlagi vašega zadnjega e-poštnega sporočila želite, da ..." ali "Omenili ste, da sem moral... je to pravilno?"
- E-naslov: Izdelajte in pošljite akcijski načrt, ko prejmete kakršne koli povratne informacije, ki zahtevajo, da izboljšate svoje delo.
5. Profesionalno pisanje
Večina digitalne komunikacije trenutno poteka v pisni obliki, zlasti za ekipe, ki so obrnile hrbet dolgim in neproduktivnim video sestankom. Klepetamo, pošiljamo e-pošto in pošiljamo uradne dokumente, ki zahtevajo jasno pisanje.
Spretnosti pisanja ne morejo v celoti zajeti značilnosti osebne komunikacije, lahko pa učinkovito informirajo, prepričajo, motivirajo ali poenostavijo zapleteno, če so dobro izvedene. Dobro pisanje lahko ustvarja tudi intimne prostore in daje vtis neposrednosti (če komunicirate pravočasno).
Če želite povečati svojo pisno sposobnost, vedno uredite in lektorirajte svoje delo. Tako preprosto je namestiti preverjevalnik slovnice, kot je Slovnično oz Hemingway, in uporabite spletni tezaver za pomoč pri ustvarjanju dokumentov brez napak. Če se želite naučiti sloga in glasu, lahko prenesete knjige Kindle ali se pridružite najboljše spletne skupnosti za pisce.
6. Uporaba različnih komunikacijskih kanalov
Ker je danes na voljo toliko komunikacijskih orodij, je pomembno, da poznate najprimernejša za uporabo. Bi morali poslati e-pošto ali uporabiti neposredno sporočanje? Je boljši Slack ali Microsoft Teams? E-pošta je običajno boljša za pošiljanje podrobnih informacij in nekateri imajo raje uporabniško izkušnjo Slacka, vendar vaši delodajalci in stranke morda mislijo drugače.
Najboljši način za to je, da vprašate, kaj jim je ljubše. Medtem ko drugi morda vidijo Skype kot staromoden, ga imajo nekatere stranke še vedno raje. Morda bi celo izbrali telefonske klice pred video klici.
Takoj ko poznate njihov želeni komunikacijski kanal, preizkusite te kanale sami. Preberite pogosta vprašanja in si oglejte spletne vadnice, če se platforma zdi zapletena. Z malo potrpežljivosti boste lahko obvladali nova orodja in pridobili več samozavesti.
Izurjeni komunikatorji so boljši delavci na daljavo
Spreten komunikator bi se danes moral naučiti učinkovito pisati, delati zapiske, biti odziven, imeti spletno predstavitev, dajati in sprejemati povratne informacije ter uporabljati različne komunikacijske kanale. Prav tako morajo poznati najboljša digitalna komunikacijska orodja, ki jih lahko uporabljajo, odvisno od situacije ali želja delodajalca.
Obvladajte te pomembne komunikacijske veščine, da pridobite zaupanje delodajalca ali stranke in uspete pri delu na daljavo. Ali iščete zaposlitev ali upate izboljšati svoje druge veščine za delo? Morda se boste želeli naučiti veščin, ki jih potrebujete za zaposlitev.