Kako ustvariti seznam opravil s sledenjem zaostankom v Google Preglednicah

Opravilo lahko pozabite na dva načina. Prvi način je, da tega ne zapišete, vendar se sčasoma spomnite ob nepravem trenutku. Drugič, naloga vas v celoti pusti, dokler vas nekdo ne pozove k odgovornosti. Nobena situacija ni zabavna.

Zato je idealno združiti seznam opravil z zaostankom. Koristno je tudi, če ga hranite na dostopnem mestu, na primer v Google Preglednicah. Kako torej ustvarite zaostanek in ga uporabite skupaj s seznamom opravil v Google Preglednicah? Preberite, če želite izvedeti.

Kaj je zaostanek in zakaj bi ga uporabili?

Če preprosto shranite vse, kar morate storiti, na enem tekočem seznamu, se ne boste nikoli počutili, kot da ste karkoli naredili. Z uporabo zaostanka lahko vsa opravila, ki trenutno niso prednostna naloga, parkirate drugam in se popolnoma osredotočite na svoj dnevni seznam. Čeprav so zaostala opravila še vedno pomembna, so za zdaj samo na čakanju, dokler se jih ne boste pripravljeni lotiti.

Na primer, že imate seznam stvari, ki jih obravnavate, in sodelavec vas prosi, da lektorirate njegovo predstavitev. Dali bi ga med svoj zaostanek, da ne bi pozabili na zahtevo sodelavca, in tam vas bo opomnil, ko boste pisali naslednji seznam.

Ohranjanje zaostankov je idealno, saj preprečuje, da bi naloge padle med razpoke. Pomaga vam tudi, da ostanete osredotočeni na trenutni seznam, namesto da se potapljate v nove projekte ali zahteve, ko se pojavijo. Ko ga zapišete, potrjujete, da se boste k njemu vrnili pozneje, tako da vam zdaj ni treba skrbeti.

Sestavljanje seznama opravil s sledenjem zaostankom v Google Preglednicah

Ti lahko sestavite preprost seznam opravil v Google Preglednicah po teh korakih:

1. Dodajte naslov v celico B: 1 vašega lista in pobarvajte zgornjo vrstico.
2. Označite 1–10 celic v prvem stolpcu lista, tako da kliknete njegovo glavo – ne glede na število opravil, ki jih običajno opravljate dnevno.
3. Pojdi do Vstavi v zgornjem meniju.
4. Izberite Potrditveno polje.

Zdaj boste imeli preprost kontrolni seznam.

Nato kliknite znak plus (+) v spodnjem levem kotu, da ustvarite nov zavihek in ga poimenujete Zaostanek—in tisto z vašim trenutnim seznamom Narediti če še niste. Na zavihku Backlog dodajte naslov in nekaj barve v zgornjo vrstico.

Če niste navdušeni nad tem, da bi vse svoje naloge hranili na enem splošnem mestu, lahko obdržite elemente, ki so specifični za projekt, ali jih celo ločite tako, da dodate naslove v več stolpcev. Nekateri primeri bi bili zaostanki doma, službe, prenove, ustvarjalni zaostanki itd.

Druga možnost je, da hranite ločene zavihke ali dokumente za službo, šolo ali dom. Resnično je tisto, kar vam najbolj ustreza, vendar želite zagotoviti, da so vaši seznami dostopni in da jih uporabljate vsak dan. Za nekatere bi lahko bil obdržati enega idealen pristop.

Ko nastavite zgornjo vrstico, je čas, da naredite popis vsega, kar morate narediti. Izogibajte se pretiranemu razmišljanju o tem. Dodajte ga na seznam, če je smiseln in ni nekaj naravnega, kot je vsakodnevna navada. Nato si vzemite trenutek in preglejte elemente na seznamu.

Preverite morebitne naloge, ki jih lahko opustite. Na primer, želite se naučiti slikati, vendar se vam ta postopek zdaj zdi kot opravilo. Izbrišite to lekcijo iz svojih zaostankov ali če jo res želite kdaj narediti, ustvarite tretjo Ponovno obisk in jih za zdaj premaknite tja. Tam vas ne more nadlegovati, medtem ko delate na drugih stvareh.

Kako premakniti opravila iz svojih zaostankov v Google Preglednicah

Ko pišete svoj dnevni seznam opravkov, začnite s prenosom morebitnih nedokončanih nalog. Nato preverite svoje zaostanke za elemente, ki jim želite ta dan dati prednost.

Če jih želite premakniti z enega lista na drugega, izrežite celico in jo prilepite na svoj dnevni seznam. Če ga izrežete namesto kopiranja, ga boste izbrisali iz zaostanka. Videli boste, da je celica prazna, tako da jo lahko z desno miškino tipko izbrišete ali pa jo izpolnite z nečim novim.

Za pomoč pri razvrščanju elementov v zaostanku lahko ustvarite sistem razvrščanja za ocenjevanje težavnosti, dolžine ali pomembnosti vaše naloge. Na primer, lahko uporabite številke 1–3 v drugem stolpcu poleg naloge, da ocenite, kako obdavčljiva je postavka v vašem zaostanku. Tako se izognete temu, da bi si naložili preveč zahtevnih nalog hkrati.

Če želite svojemu sistemu razvrščanja dodati barvno kodiranje, bi lahko uporaba Pogojno oblikovanje, najdeno pod Oblika meni. Z izbranim stolpcem za razvrstitev izberite Besedilo vsebuje Spodaj Oblikuj celice, če ..., dodajte številko v polje in izberite ustrezno barvo ozadja.

Nasveti za vodenje zaostankov v Google Preglednicah

• Izogibajte se dodajanju dnevnih navad na svoj seznam opravil in zaostankov. To jih bo samo zmešalo in dodalo dodatne korake v postopek.
• Dodajte naloge takoj, ko pomislite nanje ali izveste zanje.
• Razdelite večje naloge ali projekte na manjša dejanja, da bodo manj obremenjujoči.
• Pogosto preverite nepomembne ali zastarele predmete, da preprečite, da bi se vaši zaostanki zasuli.
• Poskrbite, da boste med premikanjem predmetov uravnotežili delovno obremenitev. Izogibajte se polnjenju dneva z zahtevnimi in dolgotrajnimi nalogami. Izberite tudi nekaj hitrih, da ohranite svoj zagon.
• Če morate na svojem dnevnem seznamu ponovno določiti prioritete, vrnite nedokončane naloge v svoj zaostanek.
• Če element ostane ali se vedno znova vrača v vašo zaostalost, je to lahko znak, da ni prednostna naloga, ali pa ga morate postaviti na vrh svojega seznama in ga preprosto odstraniti s poti.
• Če želite arhivirati opravila, ki ste jih opravili, ustvarite novo Arhiv dodajte časovno obdobje tedna na vrh svojega stolpca ter sem izrežite in prilepite odkljukana opravila, preden ustvarite nov seznam. V nasprotnem primeru jih izbrišite.
• Delite delovno obremenitev z nekom drugim tako, da ustvarite timski zaostanek. Na ta način se lahko skupaj lotite nalog in se izognete prekrivanju. Prav tako vam ne bo treba povedati, kaj morajo narediti, in obratno.

Preprečite, da bi naloge padle med razpoke z zaostanki v Google Preglednicah

Če pogosto potrebujete opomnike za opravila ali jih popolnoma pozabite, vam bodo zaostanki pomagali, da jih boste na tekočem. Prav tako vam bo pomagal določiti prednostni seznam dnevnih opravil in se odločiti, kdaj preložiti manj pomembna opravila. Zahvaljujoč Google Preglednicam je začetek preprost in do njega lahko dostopate v več napravah.