Microsoft Outlook je najljubši e-poštni odjemalec vseh. Je enostaven za uporabo, z veliko funkcijami za izboljšanje produktivnosti, ki se redno uporabljajo v podjetniških okoljih. V Outlooku pogosto ponavljate dejanja čez dan.
Na srečo je Microsoft vključil čudovito funkcijo za povečanje produktivnosti, imenovano Quick Steps, ki pomaga avtomatizirati vrsto korakov. Berite naprej, ko vam povemo, kaj so hitri koraki in kako jih lahko kar najbolje izkoristite, da postanete bolj produktivni v Outlooku.
Kaj so hitri koraki v programu Microsoft Outlook?
Quick Steps je funkcija produktivnosti, ki je preprosta za uporabo in je na voljo v Outlooku 2013 in novejših. Omogoča hitro avtomatizacijo serije več ponavljajočih se dejanj. Avtomatizacija teh opravil ima dodatno prednost, saj olajša upravljanje številnih nabiralnikov hkrati, hkrati pa vam dnevno prihrani dragoceno količino časa.
Hitre korake lahko uporabite za različne scenarije. Primer vsakodnevne uporabe je lahko samodejno premikanje e-pošte v določeno mapo hkrati
posredovanje elektronske pošte sodelavcu in ga z enim klikom označite kot ključnega.Microsoft Outlook vam privzeto ponuja nekaj pogosto uporabljenih hitrih dejanj. Lahko jih uporabite takšne, kot so, ali prilagodite privzete hitre korake glede na svoje potrebe. Če to ni dovolj, lahko ustvarite hitri korak po meri, da izboljšate svoj rutinski potek dela.
Uporaba privzetih hitrih korakov v programu Microsoft Outlook
V Microsoft Outlooku lahko preprosto in sproti uporabljate privzete hitre korake. V Outlooku (kot del Office 365) so štirje vnaprej določeni hitri koraki: Premakni se k upravitelju, e-pošti ekipe, in Odgovori in izbriši.
Preden jih lahko prvič uporabite, jih boste morali konfigurirati s pravilnimi e-poštnimi naslovi prejemnikov in prednostnimi mapami. Za uporabo Premakni se na Quick Step, sledite spodnjim korakom:
- Iz domov zavihek, kliknite na Premakni se na Iz Hitri koraki razdelek.
- V Prva nastavitev pogovornem oknu izberite mapo, v katero želite premakniti e-pošto, in po potrebi preimenujte hitri korak.
- Kliknite na Shrani, in pripravljeni ste na hitro premikanje e-pošte.
- Izberite e-poštno sporočilo, ki ga želite premakniti v drugo mapo, in kliknite shranjeni hitri korak iz domov zavihek. Outlook bo e-pošto neposredno premaknil v konfigurirano mapo.
Druge privzete hitre korake lahko konfigurirate na podoben način. Morda vas bo zanimalo tudi učenje kako arhivirati svojo e-pošto v programu Microsoft Outlook v računalniku.
Kako ustvariti hitri korak po meri v programu Microsoft Outlook
Če ugotovite, da privzeti hitri koraki ne ustrezajo vašemu delovnemu toku, lahko enostavno ustvarite hitri korak po meri. To je lahko preprosto dejanje, kot je brisanje ali posredovanje e-pošte, ali vrsta dejanj, kot je posredovanje e-pošte sodelavcu in nato premik v namensko mapo.
Ko ste enkrat nastavljeni, lahko te stroge naloge avtomatizirate z enim klikom. Za ta primer bomo v programu Microsoft Outlook ustvarili hitri korak po meri, ki:
- Premakne e-pošto v drugo mapo
- Označi e-pošto kot neprebrano
- Posreduje e-pošto sodelavcu
- E-poštno sporočilo označi kot pomembno
Tako ga bomo nastavili:
- Izberite Ustvari novo možnost iz Hitri koraki skupina zavihkov pod domov.
- Poimenujte svoj Quick Step pod Ime polje (poimenovali ga bomo Demo).
- V spustnem meniju pod Dejanja razdelek, najprej izberite Premakni v mapo in bo izbral ciljno mapo.
- Kliknite na Dodaj dejanje gumb in izberite označi kot neprebrano.
- Še enkrat kliknite Dodaj dejanje za nastavitev posredovanja e-pošte in izberite Naprej.
- V Za… polje, vnesite e-poštni naslov, na katerega želite posredovati e-pošto, ali ga izberite iz imenika.
- Na koncu bomo kliknili na Dodaj dejanje da vključite status zastavice.
- Po želji lahko nastavite tudi a Tipka za bližnjico iz spustnega menija.
- Ko ste pripravljeni, kliknite Končaj.
- Uporabite lahko svoj Quick Step po meri iz Hitri koraki ali konfigurirano bližnjično tipko.
Microsoft Outlook je tako produktiven kot kdaj koli prej
Quick Steps v Microsoft Outlooku so dokaz Outlookovega slovesa kot profesionalnega e-poštnega odjemalca, ki olajša rutinsko delo. Če kdaj razmišljate, da bi zamenjali Microsoft Outlook, boste morda prijetno presenečeni nad funkcijami drugih e-poštnih odjemalcev.
