Verjetno odprete Outlook in vsakodnevno uporabljate nekatere njegove odlične funkcije, kot so označevanje, kategoriziranje in arhiviranje. Medtem ko te funkcije že olajšajo upravljanje vaše e-pošte, so na voljo druga Outlookova orodja, ki lahko vašo organizacijo e-pošte dvignejo na višjo raven.
V tej objavi vam bomo predstavili sedem naprednih Outlookovih nasvetov in trikov, ki jih boste morda želeli preveriti, ko naslednjič odprete mapo »Prejeto«.
1. Odgovorite na ponavljajoča se e-poštna sporočila s hitrimi deli
Se vam zdi, da znova in znova vnašate isto vsebino e-pošte? Verjetno vaši sodelavci pogosto postavljajo isto vprašanje ali pa vsak mesec vedno objavite isto. V tem primeru bo Quick Parts vaš najboljši prijatelj.
Zbirka kosov vsebine za večkratno uporabo, Quick Parts, je ena najboljših načine za izboljšanje poteka dela v Outlooku. Do te funkcije lahko dostopate iz Vstavi vsakič, ko odgovorite na (ali ustvarite novo) e-pošto.
Če želite hitrim delom dodati nov delček, preprosto odprite novo e-pošto, vnesite svoje sporočilo ali frazo in označite besedilo. Nato pojdite na
Vstavi > Hitri deli > Shrani izbor v galerijo hitrih delov. Ta delček lahko začnete uporabljati, kadar koli želite.2. Ponovno uporabite pogosta sporočila z e-poštno predlogo
Podobno kot Quick Parts vam e-poštne predloge v Outlooku pomagajo prihraniti čas s ponovno uporabo predhodno sestavljenih sporočil. Ni vam več treba znova vnašati istega e-poštnega sporočila, saj morate le priklicati vnaprej pripravljeno e-poštno predlogo. Njegova prednost pred hitrimi deli je, da lahko izpolnite tudi zadevo in prejemnike, ne le telesa.
Če želite ustvariti e-poštno predlogo, preprosto ustvarite novo e-poštno sporočilo in vnesite svoje sporočilo. Lahko se odločite, da pustite prejemnike in zadeve prazne. Nato pojdite na Datoteka > Shrani kot. Shranite e-pošto kot Outlookova predloga v privzeti mapi.
Če želite uporabiti predlogo, kliknite na Novi predmeti od tvojega domov zavihek. Izberite Več elementov > Izberi obrazec, in spremenite Poglej v polje za User Predloge v datotečnem sistemu. Tam lahko izberete e-poštno predlogo, ki ste jo predhodno ustvarili.
3. Poenostavite pogosta dejanja s hitrimi koraki
Quick Steps je kot nalašč za ljudi, ki nenehno izvajajo enak niz dejanj v e-poštnih sporočilih, ki jih prejmejo. Na primer, ko prejmete nujno e-poštno sporočilo od sodelavca po delovnem času, ga označite z zastavico, spremenite status v visoko pomembnost in nato pošljete odgovor z besedami: "Pogovorim se s tabo jutri."
To je lahko preveč dolgočasno, če ne želite porabiti več kot 30 sekund za obravnavanje takšnih e-poštnih sporočil. Torej, namesto da bi zgornje korake izvajali ročno, lahko samo avtomatizirate svoje dejanje s hitrimi koraki.
To funkcijo lahko preprosto najdete na domov v aplikaciji Outlook. Tukaj so že na voljo privzeti hitri koraki, kot je "Končano", ki označi e-pošto kot dokončano, jo premakne v mapo in označi kot prebrano. "Upravitelju", ki posreduje e-pošto vašemu upravitelju; in "Odgovori in izbriši«, ki pošlje odgovor in izbriše izvirno sporočilo. Vendar pa lahko prilagodite tudi lastno vrsto dejanj.
4. Ustvarite pravila za boljše upravljanje e-pošte
Pravila so nekoliko podobna hitrim korakom, saj vam prav tako omogočajo ravnanje z dohodno (in odhodno) e-pošto na določen način. Pravila lahko na primer premaknejo e-poštna sporočila Johna Doeja v mapo Arhiv in jih označijo kot prebrana. Pravila lahko uporabite tudi za samodejno CC ali BCC sami v Outlooku.
Za razliko od hitrih korakov, kjer morate izbrati določen hitri korak, preden ga lahko uporabite za sporočilo, so pravila samodejna. Takoj ko prejmete e-poštno sporočilo, ki ustreza pogojem, ki ste jih nastavili v pravilu, bodo dejanja, ki ste jih izbrali, samodejno uporabljena. Tako je organiziranje mape »Prejeto« veliko manj stresno. Svoje pravilo lahko ustvarite tako, da se pomaknete na Domov > Pravilo > Ustvari pravilo.
5. Pošljite samodejne odgovore o odsotnosti, ko ste odsotni
Razen če ste super deloholik in se bojite, da bi kaj zamudili, verjetno ne marate pregledovati e-pošte, ko ste na dopustu. Vendar tudi ne marate pustiti svojih sodelavcev in strank na cedilu. Zato je pomembno, da nastavite samodejne odgovore, dokler se ne vrnete v delovni način.
Samodejni odgovori so točno to, kar pove že ime. Ko je vklopljen za določen čas, bodo ljudje, ki vam v tem časovnem okviru pošljejo e-pošto, samodejno prejeli odgovor s sporočilom, ki ste ga sestavili v nastavitvi samodejnih odgovorov. Če ga želite ustvariti, pojdite na Datoteka > Informacije > Samodejni odgovori.
6. Preprosto razvrstite po mapi »Prejeto« s funkcijo Clean Up
Zadnja stvar, ki jo želite videti po vrnitvi z dopusta, je nabiralnik, poln na stotine odvečnih e-poštnih sporočil. Čeprav tega ne morete preprečiti, lahko to storite na en način naredi Outlook manj moteč: funkcija Čiščenje.
To izbriše odvečna sporočila iz e-poštnih niti, tako da lahko preberete manj sporočil, vendar še vedno razumete celoten pogovor. Na primer, ti in Claire sta prejela e-pošto od Louieja. Claire je odgovorila in v svoj odgovor vključila izvirno Louiejevo sporočilo. Čiščenje bo nato izbrisalo Louijevo e-pošto, ker je njeno vsebino že mogoče najti v Clairinem odgovoru.
Če vas skrbi, da bi ta funkcija lahko izbrisala pomembna e-poštna sporočila, se lahko vedno odpravite v mapo Izbrisani predmeti, kamor se premaknejo podvojena sporočila. Če želite uporabiti Clean Up, pojdite na domov zavihek in kliknite Pospravi v Izbriši razdelek.
7. Uporabite pogojno oblikovanje za označevanje pomembnih sporočil
Če prejmete na stotine e-poštnih sporočil na dan, zlahka izgubite sled za najpomembnejšimi, kot so tista od vašega šefa ali stranke. Tukaj nastopi pogojno oblikovanje.
Ta Outlookova funkcija vam omogoča, da določena e-poštna sporočila prilagodite tako, da izskočijo iz mape »Prejeto«. Ustvarite lahko na primer pogojno obliko, da spremenite pisavo e-poštnih sporočil vašega šefa v Comic Sans. Naredite lahko tudi tako, da bodo vsa sporočila s »Srečanje« v vrstici z zadevo postala živahno rožnata. Nastavitve pogojnega oblikovanja najdete v Pogled > Nastavitve pogleda.
Postanite Microsoft Outlook Pro s temi nasveti in triki
Teh sedem naprednih nasvetov in trikov komaj popraska površino Outlookovih funkcij. Bolj kot uporabljate aplikacijo, več boste zagotovo odkrili novih in uporabnih funkcij, ki vam lahko pomagajo nadgraditi upravljanje e-pošte.