Vsi smo bili tam. Zadnjih nekaj dni delate na PowerPoint predstavitvi, ki vam ne bi smela vzeti več kot nekaj ur. In vsakič, ko mislite, da ste blizu dokončanja, najdete druge informacije ali slike, ki jih morate dodati.
Resnica je, da sestavljanje PowerPointove predstavitve ni nujno tako zamudno. Zato smo sestavili seznam nasvetov, s katerimi boste prihranili čas pri delu na naslednji predstavitvi.
1. Načrtujte svojo predstavitev
Pri delu na predstavitvi lahko začnete prihraniti čas, še preden odprete PowerPoint. Uporabite lahko karkoli, od aplikacije za pretvorbo besedila v glas do preprostega lista papirja, da začrtate vsebino in obliko svojih diapozitivov. Razmislite o splošni ideji, ki jo želite posredovati, in o tem, kdo je vaše občinstvo.
Tudi če ste to storili že prej, vam bo načrtovanje vnaprej pomagalo ugotoviti, ali bi morali dodati časovnico, ustvariti tortni grafikon ali dodati video.
2. Spremenite Wordove dokumente v PowerPoint predstavitev
Namesto da dvakrat sestavljate iste informacije, lahko
spremenite dokument Microsoft Word v predstavitev PowerPoint. Orodje ni popolno, saj morate pravilno oblikovati Wordov dokument, vendar vam lahko prihrani nekaj časa pri urejanju vaše predstavitve.3. Uporabite PowerPointove predloge
Eden najučinkovitejših načinov za prihranek časa pri delu s predstavitvijo PowerPoint je uporaba predlog. Tako bo vaša predstavitev imela kohezivno zasnovo, saj predloge vsebujejo pisave, učinke, ozadja, postavitve in celo vsebino. Do PowerPointovih predlog lahko dostopate tako, da obiščete Datoteka > Novo.
Najboljši del je, da lahko predloge prilagodite in jih shranite za prihodnjo uporabo. PowerPointovo predlogo lahko celo vključite v svojo osebno ali poslovno blagovno znamko. Če ne najdete ničesar, kar bi vam bilo všeč, in želite, da vaša predstavitev izstopa, lahko poiščite na spletu brezplačne predloge za animirane predstavitve PowerPoint.
4. Uporabite glavne diapozitive
Uporaba glavnega diapozitiva je odlična metoda za zagotovitev, da bodo vsi diapozitivi imeli enotno zasnovo. Z urejanjem glavnega diapozitiva lahko hitro spremenite celotno zasnovo svoje predstavitve. Poleg tega je slide master je odlično orodje za ustvarjanje impresivnih predstavitev.
Če morate pogosto uporabljati isti ukaz, ga lahko dodate v PowerPointovo orodno vrstico za hitrejši dostop. To lahko storite tako:
- Odprite mapa meni in pojdite na Opcije.
- V oknu PowerPointove možnosti kliknite Orodna vrstica za hitri dostop.
- Set Izberite ukaz iz do Vsi ukazi če niste prepričani, v katero kategorijo je vključeno orodje, ki ga potrebujete.
- Izberite želeni ukaz.
- Kliknite Dodaj> OK da ga dodate v orodno vrstico.
6. Podvojeni predmeti
Tradicionalni način podvajanja predmeta v PowerPointu je, da ga izberete in pritisnete Ctrl + C in ga nato prilepite. Pomanjkljivost te metode je, da nimate pravega nadzora nad tem, kam PowerPoint postavi podvojeni predmet. Torej, tukaj je, kako lahko bolje nadzorujete podvojene predmete.
pritisnite in držite Ctrl (oz CMD) in izberite predmet, ki ga želite podvojiti. Nato ga povlecite na mesto, kjer bi morala biti kopija. Ta metoda deluje celo z več predmeti in diapozitivi.
7. Premaknite predmete za en piksel
Kolikokrat vam je bilo težko prestaviti predmet, še posebej, če je bil majhen in ste imeli preobčutljivo miško? Če želite predmet rahlo premakniti, ga izberite in pritisnite eno od puščičnih tipk. To bo premaknilo predmet za en piksel v izbrani smeri.
8. Naučite se hitro najti predmete
Če ste svoji PowerPointovi predstavitvi dodali veliko predmetov, boste morda imeli težave, ko boste morali najti enega od njih. Ko prekrivate, združujete ali pošiljate predmete nazaj, jih le težje premikate.
Če želite hitro najti predmet, uporabite Tab tipko za kroženje po njih. Če je predmet, ki ga želite izbrati, vključen v skupino, najprej izberite skupino in pritisnite Tab. Na ta način se boste premikali samo po predmetih, vključenih v to skupino.
9. Spremenite privzeti pogled
PowerPointov privzeti pogled je nastavljen na normalno. Če pa ste navajeni uporabljati drugačno nastavitev, boste morda težko sestavili svojo predstavitev PowerPoint. Takole lahko spremenite privzeti pogled PowerPointa:
- Odprite mapa meni in pojdite na Opcije.
- V levem meniju kliknite Napredno.
- V Zaslon odprite razdelek Odprite vse dokumente s tem pogledom in izberite želeno možnost.
- Kliknite v redu.
10. Uporabite bližnjice na tipkovnici
Ni mogoče zanikati, da bo uporaba bližnjic na tipkovnici pospešila postopek, ne glede na to, kaj počnete. Tudi če poznate nekaj bližnjic do najpogostejših orodij, boste prihranili čas, saj vam ni treba vsakič pregledati PowerPointovih zavihkov. Če ste uporabnik sistema Windows, jih je veliko Bližnjice na tipkovnici PowerPoint, ki jih je vredno poznati.
11. Uporabite dodatke za PowerPoint
Dodatki so dodatni programi, namenjeni dodajanju novih funkcij ali ukazov vašim Officeovim aplikacijam. Na spletu je veliko brezplačnih dodatkov, ki vam lahko pomagajo hitro vstaviti slike, ustvariti kode QR ali naj bo predstavitev na splošno bolj interaktivna.
12. Ponovi zadnji ukaz
Obstaja hiter način za uporabo zadnjega ukaza znova in znova, najboljši del pa je, da deluje v vseh Officeovih aplikacijah.
Če želite uporabiti zadnji ukaz, preprosto pritisnite F4. Vendar ne dovolite, da vaš mišični spomin preglasi vašo namero in nehote pritisnete Alt + F4 saj boste morda morali obnoviti neshranjeno datoteko.
13. Reciklirajte starejšo predstavitev
Če vam primanjkuje časa in morate pripraviti dobro PowerPoint predstavitev, lahko uporabite prejšnje delo. Namesto da začnete iz nič, lahko uredite kopijo starejše predstavitve.
Vendar to ne pomeni, da bo vaša predstavitev enaka stari. Lahko spremenite predlogo, nastavite novo barvno temo in dodate še nekaj animacij za svež videz.
Ne izgubljajte časa s PowerPointom
PowerPoint ima veliko orodij in trikov, ki vam lahko pomagajo prihraniti čas med delom na diapozitivih. Obstaja nekaj orodij, kot so diapozitivi, dodatki ali predloge, ki bi jih morali uporabiti že na začetku.
Zdaj, ko ste končali svojo predstavitev in vam je ostalo še dovolj časa, lahko uporabite PowerPoint inštruktorja govornikov, da izboljšate svoje predstavitvene spretnosti.