Biti virtualni pomočnik je lahko izjemno naporno, še posebej, če imate drugačen ali podoben nabor nalog za več strank. In ker delujete na daljavo, je za večjo produktivnost potrebno avtomatizirati večino vaših dejavnosti z uporabo programskih orodij.

Ta članek poudarja 10 osnovnih orodij in aplikacij, ki bi jih moral imeti vsak virtualni pomočnik v svojem arzenalu. Ta orodja bodo poenostavila vaš potek dela in obogatila vašo izkušnjo nadobudnega ali naprednega virtualnega pomočnika. Preden pa jih razkrijemo, na kratko preletimo koncept virtualne pomoči.

1. Ohlapnost

Vzdrževanje učinkovite komunikacije s strankami je bistvenega pomena kot virtualni pomočnik in Slack pri tem dobro opravlja delo. Je eden od najboljše platforme za neposredno sporočanje za oddaljene ekipe ki vam omogoča komunikacijo v realnem času s strankami in člani ekipe, ko delate na projektu.

Projekte, ki uporabljajo "kanale", lahko razlikujete in omogočite dostop le pooblaščenim osebam. Poleg tega ima Slack funkcijo klica v aplikaciji in zabavne emojije po meri za bolj sproščene pogovore. Prav tako lahko delite različne datoteke z eno ali več osebami, vključno z zvočnimi posnetki in slikami.

Prenesi: Ohlapnost za Windows | | Mac | iOS | Android (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

2. Google Workspace

Google Workspace, znan tudi kot G-Suite, je zbirka različnih programskih orodij z različnimi funkcijami in načini delovanja. Vendar potrebujete le približno osem teh orodij kot virtualnega pomočnika. Vključujejo:

  • Google Dokumenti: To lahko uporabite za ustvarjanje, urejanje in oblikovanje besedilnih dokumentov.
  • Google Mail: To orodje je odlično za sporočanje in trženje po e-pošti.
  • Google Diapozitivi: To brezplačno orodje poskrbi za vse vaše predstavitvene potrebe.
  • Listi: To orodje lahko uporabite za vnos podatkov in proračun.
  • Google Meet: Odlično za videokonference in ohranjanje povezave s strankami.
  • Google Obrazci: To lahko uporabite za izvajanje anket in prejemanje odgovorov v realnem času.
  • Google Drive: To je eden od najcenejši ponudniki shranjevanja v oblaku za osebne in službene datoteke.
  • Google Koledar: Pomaga vam načrtovati in ostati na tekočem s projekti.

3. Calendly

Calendly je orodje za načrtovanje dogodkov. Vendar pa ne zadostuje kot samostojen koledar. V aplikacijo morate integrirati koledarsko aplikacijo, kot je Google Koledar ali koledar iCloud, da avtomatizirate in poenostavite svoje sestanke. Ima tudi različne časovne intervale, pripravljene za uporabo: 15, 30 in 60 minut.

Načrtujete lahko sestanek z različnimi datumi in časi, vaši gostje pa lahko označijo svojo razpoložljivost na koledarju. Kljub temu lahko gostje še vedno izberejo natančen razpoložljiv čas ne glede na termine, vendar znotraj datumskega obdobja, ki ga navedete.

Prenesi: Calendly za iOS | Android (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

4. Canva

V večini primerov bi del vaših administrativnih odgovornosti kot virtualnega pomočnika vključeval grafično oblikovanje. Zato bi bilo najbolje imeti orodje za oblikovanje. Canva je vaša priljubljena aplikacija za vse oblike oblikovanja in infografike. Uporabite ga lahko za oblikovanje pasic za družbena omrežja, letakov, objav na vrtiljakih, kartic itd.

Najpomembneje je, da se lahko igrate z brezplačne pisave Canva, predloge, slike in elementi za ustvarjanje osupljivih dizajnov.

Prenesi: Canva za Windows | Mac | iOS | Android (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

5. Hootsuite

Hootsuite je skupnostna aplikacija za upravljanje družbenih medijev, ki vam omogoča spremljanje in krmarjenje po različnih platformah družbenih medijev z enega mesta, namesto da odprete več zavihkov. Združljiv je s Twitterjem, Facebookom, Instagramom, Pinterestom, LinkedInom itd.

Za vsako platformo lahko ustvarite, uredite, oblikujete in načrtujete vsebino, preverite vpoglede in učinkovito upravljate občinstvo svojih strank. Čeprav je brezplačna različica odlična, vam pro različica omogoča dostop do obsežnejših funkcij, še posebej, če imate zahtevno bazo strank.

6. Asana

Asana vam omogoča nemoteno sodelovanje in upravljanje projektov. Če delate z ekipo, lahko dodate člane na svoje delovno mesto v Asani, kjer lahko spremljate njihov potek dela. V to orodje lahko integrirate tudi Google Koledar in Google Drive, da lahko nastavite opomnike za opravila in dogodke.

Poleg tega vam Asana omogoča razlikovanje med projekti ali določenimi informacijami z uporabo barvnih kod in dodajanje prilog, kjer je to potrebno. Na primer, z rdečo lahko označite projekte z visoko prioriteto, rumeno za tekoče projekte, modro za tiste, ki so v pregledu, in zeleno za dokončane projekte.

Prenesi: Asana za iOS | Android | Mac (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

7. TimeDoctor

Upravljanje s časom je vrhunska veščina, ki bi jo moral imeti vsak virtualni asistent. Kljub temu še vedno potrebujete orodje, ki vam bo pomagalo ostati osredotočeni, zlasti če je vaše plačilo na uro. TimeDoctor vam omogoča spremljanje vašega dela in prostega časa ter ogled vaših dnevnih dosežkov. Ustvarja poročila o času, porabljenem za vsak projekt in nalogo.

TimeDoctor vam pomaga tudi pri obvladovanju motenj. Med delom spremlja vaše trajanje uporabe spleta in aplikacij. In ko presežete predvideni čas, vas o tem obvesti s pop. Prav tako vas opozori, ko je vaš računalnik nedejaven dlje od vašega običajnega delovnega časa. Ne glede na to lahko po potrebi ročno uredite čas.

Prenesi: TimeDoctor za Google Play | Mac | Windows | Linux (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

8. MailChimp

MailChimp vam omogoča upravljanje in komuniciranje z občinstvom in strankami vaših strank. Ko vaše stranke lansirajo nov izdelek ali storitev, lahko uporabite MailChimp, da te izdelke predstavite njihovi stranki ali ciljni publiki z glasili ali oglaševalskimi akcijami.

Orodje vam omogoča segmentacijo vaših glasil, pošiljanje množičnih e-poštnih sporočil in analizo uspešnosti posamezne oglaševalske akcije. V platformo lahko vključite tudi druga orodja, kot sta Shopify in Stripe.

Prenesi: MailChimp za iOS | Android (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

9. Ontraport

Ontraport je še ena marketinška in CRM platforma, ki vam pomaga usklajevati poslovne aktivnosti vaših strank iz enega sistema. Z drugimi besedami, Ontraport lahko uporabite za predstavitev izdelkov ciljni publiki stranke in hkrati upravljate interakcije s strankami.

Uvažate in izvažate lahko kontakte, ustvarjate prodajne tokove in avtomatizirate marketinške kampanje za optimizacijo poslovanja. Poleg tega vmesnik ni intuitiven za začetnike. Kljub temu se lahko temu z malo vaje izognete. Na voljo je tudi kot spletna platforma in mobilna aplikacija.

10. Slovnično

Kot virtualni pomočnik morate biti vedno na tekočem z igro vsebine in s tem orodjem boste to lahko dosegli. Grammarly je obsežna spletna platforma za urejanje, ki pregleduje besedilno vsebino glede slovničnih napak, dobesednosti, črkovanja, ločil, plagiatorstva in kakovostnega podajanja.

Platforma uporablja umetno inteligenco, da zagotovi, da je vaša vsebina skoraj brezhibna in razumljiva. Preverite lahko, ali je vaša vsebina privlačna in kateri kategoriji ljudi najbolj ustreza. Vendar je brezplačna različica omejena in se boste morali prijaviti za plačljivo različico, če želite izkoristiti vse vznemirljive funkcije.

Dokumente lahko tudi shranite in se po potrebi vrnete k njim.

Prenesi: Slovnično za iOS | Mac | Windows (Na voljo so brezplačni nakupi v aplikaciji)

Izstopajte v svoji karieri virtualnega pomočnika

Virtualna asistenca je hitro rastoča industrija; zato lahko v bližnji prihodnosti pričakujemo dobro stopnjo nasičenosti. Pridobivanje temeljnih veščin virtualnega pomočnika je nujno, da ostanete relevantni v industriji. Vendar vam bo kombinacija teh orodij, ki smo jih navedli, z vašim naborom spretnosti pomagala, da boste v svoji karieri izstopali.

Nazadnje, če ste novi v industriji, se morate najprej naučiti, kako postati virtualni pomočnik, preden začnete iskati orodja. Poraba temeljnih informacij o karierni poti vam pomaga, da teh orodij dolgoročno ne zlorabljate.