Morda ste v položaju, ko morate svoje sodelavce prositi za pomoč ali jim poslati naloge, vendar zaradi tega se počutite nekoliko nerodno – ali pa vam je vseeno za vse povratne klice in e-pošto naprej. Zakaj ne ustvarite plošče s projektnimi zahtevami?
Medtem ko bi se lahko prijavili za orodje za vodenje projektov, kot sta ClickUp ali Asana, in pridobili svoje sodelavce, da se vam pridružijo, morda že imate dostop do preproste in brezplačne rešitve – Google Preglednic. Sledite temu članku, če želite izvedeti, kako lahko s tem običajnim orodjem za preglednice sestavite tablo projektnih zahtev.
Ustvarjanje postavitve plošče projektnih zahtev v Google Preglednicah
Cilj ustvarjanja plošče projektnih zahtev je dvojen. Služi kot način za premagovanje trenj, ki jih povzroča delegiranje nalog. Poleg tega zmanjša komunikacijo naprej in nazaj, kar vam prihrani čas.
V bistvu boste z vsako nalogo, ki jo dodate na tablo, začrtali vse, kar mora vaš sodelavec vedeti, da jo dokonča. Zato boste želeli biti dosledni in ustvariti postavitev, ki vas bo pozvala, da vsakič dodate pomembne podrobnosti. Podrobnosti, kot so:
- Roki zapadlosti.
- Prioriteta.
- Opisi.
- Kdo je odgovoren.
- Kdo ga dodeljuje.
Ker je vsako delovno mesto drugačno, lahko vključite nekaj dodatnih podrobnosti, da ga prilagodite potrebam svoje ekipe. Torej, preden začnete, si vzemite trenutek in razmislite o tem. Če se trenutno ne morete spomniti nobenega, ga lahko dodate pozneje, vendar ne pozabite, manj je več. Ne bi želeli dodati nobenih nepotrebnih korakov.
Če želite začeti s svojo ploščo projektnih zahtev, odprite prazen dokument v Google Preglednicah. Na vrh preglednice zapišite naslednje naslove in vse dodatke, ki jih dobite:
- Naloga— tukaj boste nalogi dali edinstven naslov.
- Opis— pod tem naslovom boste napisali kratek povzetek, kaj morate storiti. Da bodo stvari urejene, uporabite Posnetek v tvojem Prelom besedila nastavitve za vstavljanje besedila pod naslednjo celico.
- Prejemnik— tukaj boste označili sodelavca, ki mu predajate nalogo.
- Prioriteta— tukaj lahko prikažete nujnost.
- zapadlo— to bo sporočilo rok naloge.
- Stanje— vaša ekipa uporablja ta stolpec za izmenjavo napredka.
- Ustvaril—delegator bo tukaj vnesel svoje ime, da bodo prejemniki vedeli, od koga prihajajo naloga in informacije.
Pomagajte svojim naslovom, da izstopajo, tako da jih poudarite in vrstici dodate barvo ozadja. Lahko tudi zamrzni zgornjo vrstico Google Preglednice tako da ga označite in greste na Pogled v zgornjem meniju, Zamrzni, in potem 1 vrstica.
Dodajanje statusnih gumbov v Google Preglednice
Če dodate statusni gumb na tablo z zahtevami projekta, boste vi in vaši sodelavci lahko hitro delili napredek. To je tudi odličen način, da dobite hiter pregled nad delovno obremenitvijo vseh in ugotovite, ali bi kdo potreboval dodatno pomoč. Nekaj primerov stanja, ki jih lahko uporabite, je:
- Narediti.
- Delanje.
- Končano.
- Zataknjen.
- Na čakanju.
- Za pregled.
Ustvarite lahko delovni statusni gumb, podobno tistim, ki jih najdete v programski opremi za upravljanje projektov, kot sta ClickUp in Asana, tako da na svoj list dodate spustni meni. Storiti to:
- Označite svoj stolpec stanja. Drži CTRL oz CMD in kliknite naslovno celico, da jo prekličete.
- Pojdi do podatki v zgornjem meniju.
- Kliknite Validacija podatkovin odprla se bo stranska vrstica.
- Spodaj Merila, poskrbite, da imate Spustni meni izbrano.
- Izpolnite svoje možnosti v spodnja besedilna polja z uporabo Dodajte še en predmet gumb za ustvarjanje dodatnih točk.
- Vsakemu dodelite barvo po vaši izbiri.
- Hit Končano.
Zdaj boste imeli meni, ki ga lahko vaša ekipa uporabi za prikaz statusa opravila. Na dnu seznama je gumb za urejanje, vendar deluje samo za izbrano celico. Če želite spremeniti vse svoje statusne gumbe, se vrnite v meni za preverjanje podatkov in v stranski vrstici izberite pravilo, ki ga želite urediti.
Ponovite te korake, da dodate hitre možnosti svojemu Prioriteta, Prejemnik, in Ustvaril stolpce, če želite.
Če preprosto označite ali omenite nekoga na listu, Google ne bo poslal obvestila. Ko nekoga dodelite projektu, ga lahko opozorite tako, da sledite tem korakom:
- Izberite ime naloge, ki jim jo želite predati.
- Desni klik in izberite Komentiraj ali pojdite na ikono oblačka v orodni vrstici.
- Vnesite @ in nato njihovo ime ali e-poštni naslov – če želite, lahko tukaj vključite tudi sporočilo.
- Kliknite na Dodeli.
Zdaj, če ima vaš sodelavec vprašanja, jih lahko doda kot komentar v isti temi. Če boste vso svojo komunikacijo o nalogi ohranili na istem mestu, ki ste ga dodelili, bosta oba točno vedela, kje najti pogovor pozneje, če nekdo potrebuje osvežitev.
Uporaba zgodovine različic v Google Preglednicah
Ker bo list uporabljalo več kot ena oseba, je dobro, da imate varnostno kopijo, za primer, če kdo pomotoma izbriše ali prepiše pomembne informacije. Na vrhu lista boste opazili hiperpovezavo, ki navaja zadnje urejanje. Kliknite to in videli boste varnostne kopije prejšnjih delovnih sej in spremembe, ki so se zgodile.
Uporaba zgodovine različic v Google Preglednicah je priročen, ker si lahko ogledate svoje prejšnje projekte in opombe, če potrebujete zapis o njih. Lahko pa se tudi vrnete na prejšnjo različico, če se vaš list nekako pokvari – to se zgodi.
Opomba: Če želite bolj neposreden zapis o opravljenih nalogah, dodajte še en list v svoj dokument z uporabo simbol plus v spodnjem levem kotu zaslona ter tja izrežite in prilepite svoje vrstice, ko se stanje spremeni do Končano.
Začnite sodelovati z Google Preglednicami
Ustvarjanje plošče s projektnimi zahtevami v Google Preglednicah je odličen način za prihranek časa pri delegiranju in sodelovanju pri nalogah. Ne samo, da bo manj poti naprej in nazaj, ampak bodo vsi vedeli, kje najti informacije za naloge, saj bodo vse na enem mestu.
Pomaga vam tudi, da se izognete nerodnosti, ki bi jo lahko občutili, ko prosite za pomoč ali delite naloge. Ko greste, vam bo to bolj udobno.
