Če se vaše naloge kopičijo, medtem ko se rok bliža, in se počutite preobremenjeni, morda ne upravljate učinkovito s svojim časom.
Večina od nas dela grozljive napake pri upravljanju časa, ki nas ne samo stanejo naših dragocenih ur, ampak povzročijo tudi večjo tesnobo, stres in iztirijo ravnotežje med poklicnim in zasebnim življenjem.
Oglejmo si nekaj najpogostejših napak pri upravljanju časa in kako se jim izogniti, da povečamo svojo produktivnost:
1. Brez postavljanja ciljev
Brezciljno delo brez cilja lahko povzroči pomanjkanje motivacije in produktivnosti. Zlahka se prepustite motnjam in ne razporejate dobro svojega časa.
Kako se temu izogniti?
Postavljanje ciljev in zavezanost k njim vas usmerja in vas motivira za dokončanje nalog. Postanete bolj osredotočeni in bolje upravljate svoj čas in vire, da dosežete svoje cilje.
Vendar ne pozabite, da niso vsi cilji enaki. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) cilji so boljši od nespecifičnih ciljev. Več študij podpira trditev. Ena taka
študija, izvedena v bančnem sektorju metropole Cape Coast ugotovili, da je postavljanje specifičnih in zahtevnih (vendar dosegljivih) ciljev pomagalo povečati uspešnost zaposlenih.Namesto da bi bil vaš cilj "dokončati moj prvi roman", uporabite njegovo SMART različico, tj. "dokončati vsaj eno poglavje svojega prvega romana vsak mesec". Slednji je bolj specifičen, vas postavlja v izziv in postavlja časovno omejitev za vaš cilj.
2. Brez dajanja prednosti
Če nimate seznama opravkov, ki bi vam pomagal ostati na tekočem z nalogami, se boste znašli v tem, da jih boste naključno preskočili. Na koncu dneva boste še vedno imeli veliko neopravljenih nalog in frustracij. Ne gre za to, da je premalo časa, ampak za dejstvo, da s časom ne upravljate dobro.
Kako se temu izogniti?
Seznam opravkov vam pomaga določiti prioritete svojih nalog in dobro upravljati s časom, tako da dodelite čas na podlagi pomembnosti in nujnosti svojih nalog. Tukaj je opisano, kako se tega lotiti:
- Poiščite aplikacijo za seznam in razvrstite svoje naloge po prednosti ki ustreza vašim potrebam.
- Na svoj seznam opravil si zapišite vse naloge, ki jih morate opraviti čez dan ali teden.
- Razvrstite jih glede na njihovo pomembnost in nujnost z uporabo sistema razvrščanja.
- Najpomembnejše in nujne naloge razvrstite na vrh, medtem ko najmanj pomembne in nujne naloge ostanejo na dnu.
- Začnite z najpomembnejšimi in nujnimi nalogami in se pomikajte po seznamu navzdol.
3. Čas se ne spremlja
Če začnete projekt, ne da bi ocenili, koliko časa bo trajal, je možno, da boste vzeli več časa, kot je potrebno. Lahko pa postanete preveč samozavestni in se lotite več, kot ste opravili, ne da bi imeli dovolj časa, da to dokončate. Ker imate manj časa, ne samo, da ne boste mogli izpolnjevati rokov, ampak bo tudi opravljeno delo verjetno slabše.
Kako se temu izogniti?
Vedno ocenite, koliko časa naj bi trajal določen projekt, in si prizadevajte, da projekt dokončate v tem časovnem okviru (poskrbite, da si zagotovite dodaten čas za kratke odmore). Moral bi uporabite aplikacijo za sledenje časa, da spremljate, koliko časa porabite za projekt ali nalogo.
Ko veste, koliko časa (v povprečju) vzame določeno opravilo, lahko svoje naloge načrtujete učinkoviteje. To naredite dovoljkrat in dobili boste podroben dnevnik časa, porabljenega za različne naloge na določen dan/teden/mesec.
Ko boste to imeli, lahko ugotovite, katera ponavljajoča se opravila vzamejo največ časa, in razmislite o rešitvah za njihovo učinkovitejše izvajanje ali jih avtomatizirate, da prihranite več časa. Internet je poln brezplačne aplikacije za merjenje časa lahko uporabite za sledenje svojim projektom za boljše upravljanje časa.
4. Odlašanje
Odlašanje je velika ovira pri delu, še posebej, ko morate dokončati težko ali dolgočasno nalogo. Dodajte k temu mešanico prepričljivih motečih dejavnikov, na primer vaš pametni telefon, in dobili boste popoln recept za odlašanje.
Popuščali boste, se prepustili motnjam in zapravljali čas, dokler se ne približa rok. Prokrastinatorjem vedno primanjkuje časa, zaostajajo za roki in skoraj nič ne usklajujejo poklicnega in zasebnega življenja.
Kako se temu izogniti?
Odličen način, da se izognete odlašanju, je, da velik projekt razdelite na manjše, bolj obvladljive naloge. Na primer, če morate napisati 2000 besed dolg članek, namesto da bi se bali napisati celotnega članka, razdelite na podnaloge: oris, uvod, podnaslov 1, podnaslov 2, podnaslov 3 in sklep.
Zdaj si dodelite časovne okvire za vsako od teh manjših nalog in se jim posvetite. Počutili se boste bolj motivirani za dokončanje teh manjših nalog in manjša verjetnost, da boste odlašali. Druga odlična metoda za premagovanje odlašanja je uporaba tehnike Pomodoro. Tehnika Pomodoro sledi podobnemu konceptu.
Evo, kako lahko uporabite tehniko Pomodoro:
- Razčlenite projekt na manjše naloge
- Pridobite časovnik in ga nastavite na 25 minut
- Vzemite si 25 minut in delajte na eni sami podnalogi
- Vzemite si 5 minut odmora, ko zazvoni časovnik (po 25 minutah)
- Izvedite štiri 25-minutne cikle in nato vzemite polurni odmor
5. Neučinkovito načrtovanje
Ste opazili, da nekateri dnevi niso tako produktivni kot drugi? To je zato, ker se naše ravni energije čez teden spreminjajo. Ne le to, različni ljudje imajo različne ravni energije čez dan.
Če med razporejanjem ne upoštevate ur največje produktivnosti, obstaja možnost, da se boste znašli z najpomembnejšimi nalogami, ki čakajo, z malo časa in energije.
Kako se temu izogniti?
Ste nočna ptica ali zgodnja ptica? Ocenite, kako delate, in ugotovite svoje največje produktivne ure. Ko veste, v katerih urah ste najbolj produktivni, ustrezno razporedite svoje projekte.
Razporedite svoje najproduktivnejše ure za najpomembnejša (in intenzivna) opravila, medtem ko jih obdržite manj pomembna (ali manj intenzivna) opravila, npr. odgovarjanje na e-pošto ali organiziranje sestankov, za preostale delovni čas. Obstaja več koledarskih aplikacij, ki vam lahko pomagajo pri učinkovitem načrtovanju; poiščite tisto, ki najbolje ustreza vašim potrebam.
6. Prepuščanje motnjam
A Raziskava Statista iz junija 2020 je razkrilo, da je 53,7 odstotka ljudi, ki delajo od doma, menilo, da je njihov pametni telefon največji vzrok za motnje. Kako pogosto se vam zgodi, da med delom nenadoma začne brneti vaš telefon? Zamotili ste se in zdaj ste prisiljeni preveriti svoj telefon.
Ne glede na to, ali gre za e-poštno sporočilo stranke, sporočilo vašega sodelavca ali naključno obvestilo s Facebooka, Twitterja ali Instagrama; motnje vas lahko stanejo dober kos vašega delovnega časa.
Kako se temu izogniti?
Vse je odvisno od učinkovitega razporejanja. Določite časovne okvire za delo, pregledovanje e-pošte, prosti čas itd. Ko je čas za delo, odložite telefon (v letalskem načinu), po možnosti v drugo sobo, in se lotite dela.
Ker je največji vir motenj zdaj odstranjen, se je veliko bolj verjetno in lažje osredotočiti na svoje delo. Ker vso svojo osredotočenost in pozornost namenjate eni sami nalogi, je manjša verjetnost, da boste delali napake, in večja je verjetnost, da boste nalogo uspešno opravili.
Kaj pa, če preklop telefona na letalski način ni deloval? Kaj pa, če vaše misli odtavajo k družbenim medijem in ste prisiljeni vzeti telefon v roke, da preverite e-pošto ali se pomikate po viru na Facebooku neposredno na prenosnem računalniku? Če si to ti, poskusi z uporabo aplikacije Freedom, da se znebite motenj, premagati odlašanje in doseči več.
Sprostite svoj polni potencial
Medtem ko se osredotočate na to, kako bolje upravljati svoj čas, zlahka izgubite občutek, zakaj sploh upravljate svoj čas, tj. da bi opravili več dela.
Vsakodnevno krmarjenje po množici aplikacij za produktivnost, ne da bi opravili več dela, je nesmiselno. Ugotovite, kaj vam ustreza, in se tega držite, ne da bi pri tem izgubili širšo sliko. Da pa ugotovite, kaj vam ustreza, je pomembno razumeti svoje potrebe po upravljanju časa.
