Kot večina ljudi verjetno podpisujete strokovna e-poštna sporočila s stavkom: "Veselim se vašega odgovora." Čeprav je priročno, je dosledna uporaba iste vrstice videti oddaljena in generična.
Poskusite spremeniti način zaključevanja e-poštnih sporočil. Vaši prejemniki bi bili hvaležni, če bi v svoja sporočila vložili več premisleka. V tem članku bomo delili enajst profesionalnih, osebnih odjav, da ne boste kar naprej ponavljali: "Veselim se vašega odgovora."
1. »Prosim, pošljite mi povratne informacije do [vstavite datum tukaj]«
Reči "Veselim se tvojega odgovora" so nejasne in krotke. Prejemniku daje preveč nadzora, saj lahko običajno odgovori, kadar koli želi. Stavek bi lahko deloval pri nenujnih zadevah. Če pa morate uveljaviti prevlado in se izogibati pošiljanju e-poštnih sporočil naprej in nazaj, usmerjajte pogovor tako, da si postavite rok.
Poskusite zaključiti z "Prosim, pošljite mi svoje povratne informacije do [tukaj vstavite datum]." Trden, dokončen datum poroda subtilno spodbudi prejemnike, da sledijo vašemu urniku namesto njihovemu.
2. »Prosim, objavljajte me na [Vstavite projekt/temo sem]«
Če ste zaradi izraza "Veselim se vašega odgovora" videti preveč navdušeni, poskusite zmanjšati navdušenje. Namesto tega poskusite »Prosim, obveščajte me o [tukaj vstavite projekt/temo]«. Sliši se sproščeno, a avtoritativno.
Besedna zveza najbolj ustreza primerom, ko ste že opravili svoj del in želite prejemati le kritične, ustrezne posodobitve. Navedite, da se ne želite obremenjevati z odvečnimi informacijami. Samo pazite na svoj ton in se izogibajte, da bi zveneli arogantno.
3. »Vedno vesel, da se oglasiš«
Čeprav je dobrodošel, se lahko izrek "Veselim se tvojega odgovora" včasih zdi pretrd. V priložnostnih situacijah se sliši nerodno. Če ogrevate mrzle sledi, obravnavate pomisleke strank, se obrnete na potencialne stranke ali ponovno vzpostavite stik s starimi poslovnimi strankami, boste potrebovali manj uradno odjavo.
V teh situacijah poskusite reči: "Vedno sem vesel, da se oglasite." Ima optimističen, prijazen ton, ki izzove pozitiven odziv brez ogrožanja profesionalnosti. Upoštevajte, da zaradi pretirane navdušenosti izgledate preveč domači.
4. "Piši kmalu!"
Morda najbolj ležerna alternativa "Veselim se tvojega odgovora" je "Piši kmalu!" Je veselo in nezahtevno. Za razliko od drugih odjav na tem seznamu ta odprta besedna zveza ne zahteva takojšnjega odgovora.
Uporabite "Pišite kmalu!" ko se pogovarjate z vrstniki, hladnimi sledmi, prijatelji in sorodniki. Pazite le, da to ne povzroči nujnosti, zato večina prejemnikov morda ne bo več odgovorila na vašo e-pošto. Pripravite se na to vrstico za zaključek pogovora.
5. »Cenim vaše povratne informacije, zato mi sporočite, kaj mislite!«
Če ste nedavno poslali pomembno poslovno sredstvo, podpišite svoje e-poštno sporočilo z »Cenim vaše povratne informacije, zato mi povejte, kaj mislite!« Verjetno bo vaš prejemnik že uredil vaše delo. Če rečete, da cenite njihov vpogled, daje vtis, da ste ponosni na svojo obrt.
Seveda ne pričakujte 100% pozitivnih komentarjev. Poleg tega, da zahtevate povratne informacije, morate tudi vedeti kako strokovno sprejeti ocene slabe uspešnosti. Nikoli ne dovolite, da vas čustva premagajo.
"Veselim se vašega odgovora," zahteva odgovor, vendar ne zveni avtoritativno. Če potrebujete trdno, nujno odjavo, poskusite »Čakam na vaš takojšen odgovor«. Poudarja nujnost takojšnjega odziva, ne da bi bili videti agresivni ali neprofesionalni.
Glede na to še vedno vzbuja strah. Če imate oblast, skrbno izberite, kdaj boste uporabili to besedno zvezo, sicer bi lahko vaši podrejeni napačno razumeli vašo nujnost sovražnosti.
7. »Morali bi razpravljati [Tukaj vstavite podrobnosti o projektu/temo] prek klica. Ali [vstavite čas in datum tukaj] deluje za vas?«
Redko je dokončen odgovor na "Veselim se tvojega odgovora." Odjava s to vrstico pogosto povzroči dolgotrajno pošiljanje naprej in nazaj po e-pošti. Ne morete ga uporabiti za časovno občutljive zadeve.
Namesto tega končajte svoje sporočilo s predlogom: »Morali bi razpravljati [podrobnosti o projektu/temo sem] prek klica. Vam [vstavite čas in datum] ustreza?« Izrecno opredeljuje vaš cilj. Če želite dodatno zmanjšati pošiljanje e-poštnih sporočil naprej in nazaj, uporabite aplikacije za načrtovanje sestankov ki prejemnikom omogoča, da sami rezervirajo termine za srečanja.
8. "Prosimo, odgovorite čim prej"
Besedna zveza "Veselim se tvojega odgovora" ni zahtevna ali agresivna. Vendar, če želite še manj vnaprejšnje odjave, poskusite reči: "Prosimo, odgovorite čim prej."
To e-poštno odjavo lahko uporabite, kadar delo s strokovnjaki zunaj vašega časovnega pasu. Prejemnik bo razumel potrebo po njihovem odgovoru, vendar ne bo pod pritiskom, da bi moral delati izven delovnega časa lokalne pisarne, da bi izpolnil vašo zahtevo.
9. "Če niste prava oseba za to zahtevo, bi me lahko povezali z nekom, ki lahko pomaga?"
Pošiljanje »Veselim se vašega odgovora« napačni kontaktni osebi je neprijetno. Vedno poiščite pravo kontaktno točko. Če dvomite, da pošiljate sporočilo pravemu posamezniku/oddelku, recite: "Če niste prava oseba za to zahtevo, bi me lahko povezali z nekom, ki lahko pomaga?"
Vendar ne pozabite, da zaradi te odjave zvenite negotovi. Uporabite ga šele, ko ste porabili vse svoje vire; sicer sami poiščite pravo kontaktno osebo.
Besedna zveza "Veselim se tvojega odgovora" zveni odmaknjeno. Čeprav zahteva odgovor, ne zahteva niti nujnosti niti ne kaže navdušenja – morda boste delovali kot oddaljeni. Uporaba z nadzorniki in strankami z visoko prioriteto ni primerna.
Za odjavo, ki dokazuje vnetost in vnemo, poskusite z "Sporočite mi, če [vstavite predlog tukaj] ustreza vam, da lahko takoj začnem." Je trden, profesionalen in dokončen. Vključite tudi povezavo do vašega programska oprema za vodenje projektov tako da lahko stranke takoj dodelijo in obkljukajo naloge, ko sprejmejo odločitev.
Uporabite različne odjavne fraze za e-pošto, da izboljšate stopnjo odziva
Ne razumite nas narobe – ni vam treba nehati odpisovati s stavkom »Veselim se vašega odgovora«. skupaj. Še vedno ga lahko uporabljate. Samo poskrbite, da boste spremenili način zaključka svojih e-poštnih sporočil, da ne boste zveneli robotsko in neosebno. Navsezadnje generična sporočila redko izzovejo odziv.
Če želite dodatno povečati stopnjo odziva, razmislite o ponovni oceni celotnega načina strukturiranja sporočil. Odjava je le del vašega e-poštnega sporočila. Izboljšajte tudi svojo zadevo, e-poštni naslov, pozdrave, uvod in telo e-pošte.
