Med vodenjem projekta je pomembno zagotoviti, da je vaša ekipa na isti strani in deluje učinkovito. Vendar je to lažje reči kot narediti. Spodbujanje produktivnosti v ekipi je lahko nekoliko zastrašujoče. Na srečo lahko aplikacije, kot je Microsoft Lists, naredijo to nalogo bolj obvladljivo.
Microsoft Lists je del ekosistema Microsoft 365. Čeprav na prvi pogled zveni kot preprosta aplikacija za seznam opravil, vam omogoča, da naredite veliko več kot to, zahvaljujoč prilagodljivim predlogam. Ogledali si bomo, kaj je mogoče s to aplikacijo in kako lahko z njo povečate svojo produktivnost.
1. Načrtovanje vsebine
Microsoftovi seznami vam omogočajo hitro in enostavno upravljanje objavljanja vsebine na več platformah. Razporejevalnik vsebine je ena izmed mnogih predlog, ki so na voljo v aplikaciji. Načrtujete lahko objave za družbene medije, bloge ali spletna mesta in celo spremljate uspešnost teh objav.
Podobno je ustvarjanje razporejevalnika vsebine v Google Koledarju, vendar tukaj dobite že pripravljeno predlogo, ki jo je enostavno prilagoditi. Ta predloga vam omogoča, da se osredotočite na ustvarjanje visokokakovostne vsebine in poenostavite postopek ustvarjanja/distribucije tako, da delite koledar s svojo ekipo. Seznam vam omogoča tudi dodelitev projektov različnim članom skupine in vam omogoča enostavno sledenje rokom.
2. Sledenje napredku dela
The Sledilnik napredka dela Predloga vam bo pomagala pri organizaciji in vodenju vašega dela in projektov. Omogoča vam, da vidite vse svoje naloge in projekte na enem mestu, kar vam omogoča, da določite prednost in ostanete na tekočem s tem, kar je treba narediti.
Članom svoje ekipe lahko dodelite naloge in spremljate njihov napredek v realnem času. To je prav tako koristno za oceno, koliko časa običajno traja določeno opravilo, tako da lahko to upoštevate pri prihodnjem načrtovanju. Aplikacija prav tako olajša kategorizacijo nalog, nastavitev prioritete in nastavitev začetka/roka.
Nekatere od teh funkcij so podobne najboljše aplikacije za upravljanje opravil, kar je velika pohvala za to, kar je v bistvu preprosta aplikacija, podobna preglednici.
3. Težave s sledenjem
Ne glede na to, ali delate sami ali z ekipo, se bodo na projektih pojavile težave in težave. To lahko vključuje napake v programski opremi, tehnične težave, spremembe dizajna itd. Na srečo lahko uporabite Sledilnik težav predlogo znotraj Microsoftovih seznamov za upravljanje vseh težav, ki se pojavijo med projektom.
Predloga vključuje podrobnosti o vsaki težavi, kot je njena prioriteta, status in kdo je odgovoren za njeno obravnavo. S temi informacijami lahko zagotovite, da se pomembna vprašanja obravnavajo takoj, s čimer pomagate ekipam, da ostanejo organizirane in opravljajo svoje delo. Pove vam celo, kdaj je bila težava prijavljena, tako da se lahko vrnete k njej za prihodnjo uporabo.
4. Sledenje novim zaposlenim
Če vaš del službe vključuje zaposlovanje, razgovore in vkrcanje novih kadrov, se dobro zavedate, kako naporna je lahko ta celotna preizkušnja. The Sledilnik zaposlovanja predloga znotraj Microsoftovih seznamov olajša upravljanje postopka zaposlovanja novih kadrov.
Spremljate lahko posebnosti vsakega kandidata, kot so naziv delovnega mesta, čas razgovora, kadrovalec in drugo. Ta predloga vam celo omogoča ogled profila vsakega kandidata na LinkedIn in življenjepis neposredno iz aplikacije. Omogoča tudi enostavno spremljanje napredka vsakega kandidata skozi celoten postopek zaposlovanja
5. Izboljšanje delovnih procesov
Microsoft Lists pomaga tudi pri izgradnji učinkovitega delovnega procesa za produktivne poteke dela. To olajša upravljanje vašega dela. To orodje vam pomaga prepoznati ozka grla in neučinkovitosti v vašem trenutnem procesu ter najti načine, kako jih odpraviti.
Čeprav za to ni posebej nastavljene predloge, je kombinacija napredka dela, razporejevalnika vsebine in predlog načrta potovanja dogodkov zelo priročna. Preprosto lahko ugotovite, katere naloge trajajo dlje, tako da lahko ugotovite, kako poenostaviti proces v fazi načrtovanja.
Vsak seznam vam prav tako omogoča, da vidite, kateri člani ekipe si vzamejo več časa za dokončanje določene naloge, kar vam omogoča hitro reševanje težav s produktivnostjo/učinkovitostjo z ekipo.
6. Sledenje stroškom
Upravljanje denarnega toka je ključnega pomena za finančni uspeh, spremljanje stroškov pa je pomembno za vsako podjetje. Na srečo za to obstaja predloga, imenovana Sledilnik stroškov v Microsoftovih seznamih. Omogoča vam sledenje in nadzor nad vsakim izdatkom vašega podjetja.
Posamezne stroške lahko vnesete tako, da vnesete znesek, datum in kategorijo nakupa oziroma stroška. Kategorizacija precej poenostavi to predlogo, saj vam omogoča hitro razvrščanje in upravljanje različnih kategorij.
Omogoča vam celo dodajanje prejemkov za izračun vašega denarnega toka mesečno ali letno. To deluje podobno kot Notionov proračunski sledilnik in pomaga pri upravljanju projektnih proračunov.
7. Upravljanje sredstev
The Upravitelj premoženja predloga znotraj aplikacije vam omogoča, da spremljate vse naprave v vaši organizaciji. S to predlogo lahko preprosto ugotovite, kdaj so naprave prijavljene in vrnjene. Vsakemu izdelku lahko dodelite oznako sredstva in preprosto vidite stanje, model, serijsko številko in trenutnega lastnika vsake naprave.
Poleg tega lahko hitro dodate fotografijo, datum nakupa, nakupno ceno in številko naročila za vsako napravo, ki je odjavljena ali prijavljena v sistem. Dodate lahko celo opombe, ki vam povejo o stanju naprave za vsako sredstvo.
Microsoftovi seznami: zelo podcenjena programska oprema za upravljanje vašega dela
Morda boste presenečeni nad ponudbo Microsoftovih seznamov. Če ste že naročeni na Microsoft 365, vam uporaba seznamov ne bi smela predstavljati ničesar. Prav tako se dobro primerja z drugimi aplikacijami za produktivnost, saj so predloge enake nekaterim najboljšim predlogam Notion.
Edina stvar, ki manjka Microsoftovim seznamom, je zapisovanje. Čeprav lahko v aplikaciji ustvarjate zapiske, bo ustrezna predloga za to spremenila to v eno najboljših aplikacij za produktivnost. Tudi takrat je količina stvari, ki jih lahko naredite s to aplikacijo, neverjetna.