7 nasvetov za upravljanje opravil za izboljšanje vaše produktivnosti

Vaše dnevne naloge so temelj vašega uspeha in predstavljajo korak za korakom dejanja, potrebna za doseganje vaših osebnih in poklicnih ciljev. Z drugimi besedami, vaš na videz neskončen seznam opravil je vaš načrt za zmago, zato je učinkovito upravljanje teh nalog ključnega pomena.

Čeprav boste morda hiteli uporabljati najboljšo aplikacijo za produktivnost za organizacijo dnevnih opravil, kar ni slaba poteza, je izpopolnjevanje vaših veščin upravljanja opravil dolgoročno bolj trajnostno in učinkovito. Ta članek bo zajemal nekaj nasvetov za upravljanje opravil za izboljšanje vaše produktivnosti.

1. Spoznajte svoj kronotip

Ste nočna ptica ali zgodnja ptica? Ali se lažje osredotočite zjutraj ali pozno zvečer? Vsi imamo naravno nagnjenje, da zaspimo in smo budni v določenih obdobjih dneva in noči. In čeprav popularna kultura pogosto slavi zgodnje vstajanje kot bolj produktivne, je resničnost takšna, da ena velikost ne ustreza vsem.

To je razlog, zakaj poznavanje vašega kronotipa lahko poveča vašo produktivnost, saj vam omogoča, da načrtujete svoje naloge, ko ste najbolj produktivni. zato ustvarjanje osebnega urnika dela na podlagi vašega kronotipa vam bo olajšalo opravljanje nalog in doseganje vrhunske učinkovitosti.

Na primer, če ste nočna ptica, bi morali načrtovati, da se boste spoprijeli z najzahtevnejšimi nalogami v zvečer, ko je vaša raven energije najvišja, kar vas postavlja v najboljši položaj za dokončanje vaših nalog čas.

2. Ustvarite svoj prednostni seznam

Zdaj, ko veste, kdaj ste najbolj produktivni, je čas za to z uporabo Eisenhowerjeve matrike določite prednost nalogam na svojih seznamih opravil. Ta sistem upravljanja s časom vam pomaga pri določanju prioritet nalog tako, da jih razvrsti v štiri kvadrante: nujno in pomembno, ne nujno, ampak pomembno, nujno, a nepomembno, in ne nujno in nepomembno naloge.

Organiziranje vaših seznamov opravil na podlagi teh kategorij olajša prepoznavanje, katere naloge bi morale imeti prednost in katere lahko prenesete ali odložite. Na ta način lahko svoje najpomembnejše in nujne naloge načrtujete, ko ste najbolj produktivni, kar vam daje najboljše možnosti, da jih dokončate pravočasno.

Na primer, kot programer lahko razporedite opravila kodiranja za čas, ko ste najbolj pozorni, in odgovorite na e-pošto, ko imate nizko raven energije.

3. "Pojej to žabo!"

Eating That Frog je naslednji nasvet za upravljanje opravil, ki vam bo pomagal povečati produktivnost! In ne, ne govorimo o dobesednih žabah! Brian Tracy je to besedno zvezo populariziral v svoji istoimenski knjigi in ta živa metafora opisuje, kako se zjutraj najprej lotiti najzahtevnejše naloge.

To je eden najboljših načinov za premagovanje odlašanja, saj se lahko pogosto počutite pod stresom ali preobremenjeni, ko se soočite z najzahtevnejšo nalogo. Če najprej pojeste največjo žabo, se bo ta občutek strahu spremenil v občutek dosežka, krepi vašo samozavest ter vam daje motivacijo in zagon, da preživite vse ostalo naloge.

Lahko uporabite Metoda Eat That Frog z uporabo Todoista. Čeprav je priporočljivo, da se najzahtevnejših nalog lotite zjutraj, je lahko vaš najboljši čas drugačen glede na vaš kronotip, kot smo že omenili. Kljub temu lahko še vedno uporabljate to metodo tako, da razporedite svoje najzahtevnejše naloge, ko ste najbolj polni energije in produktivni.

4. Uporabite Parkinsonov zakon v svojo korist

Odlašanje je eden najpogostejših ubijalcev produktivnosti, s katerim se večina ljudi v določenem trenutku spopada. Eden glavnih razlogov, zakaj pogosto odlašate z nalogami do zadnje minute, je, da ni občutka nujnosti ali roka. To je zato, ker se te naloge lahko razširijo, da zapolnijo čas, ki ga imate na voljo – Parkinsonov zakon.

Dobra novica je, da lahko postanejo bolj produktivni z uporabo Parkinsonovega zakona v vašo korist. kako Prvič, velike ali zapletene projekte vedno razdelite na manjše naloge, da bodo videti manj obremenjujoče in se jih bo lažje lotiti.

Nato določite strog rok za vsako nalogo. To ustvarja občutek nujnosti, vas motivira, da dokončate nalogo pred rokom in zmanjšate odlašanje. Ta vdor vam bo pomagal učinkoviteje upravljati svoje naloge in zagotovil, da ne boste zaostajali na svojih seznamih opravil.

5. Vadite eno nalogo

Večopravilnost ali natančneje preklapljanje konteksta je ena tistih navad, ki se zdijo učinkovite, a so v resnici zelo izčrpavajoče in neproduktivne. Medtem ko je zaradi ogromnega števila nalog na vašem seznamu opravil morda skušnjava, da bi poskušali opraviti več nalog hkrati, imate le toliko osredotočenosti in energije, da ju lahko porabite za določeno nalogo.

To poveča vašo verjetnost, da delate napake, kar vodi do izgubljenega časa in truda. Po drugi strani, obvladovanje enoopravilnosti bo izboljšalo vašo produktivnost, kar vam omogoča, da se v celoti posvetite nalogi do dokončanja. To zmanjša motnje, vam pomaga ostati osredotočen in vam daje moč, da opravite svoje delo.

Eden najboljših načinov za vadbo enoopravilnosti je nastavitev fiksne časovne omejitve za osredotočanje na nalogo in nato odmor. Ta tehnika upravljanja s časom se imenuje metoda Pomodoro in je učinkovit način, da kar najbolje izkoristite svoj čas.

6. Avtomatizirajte vsakodnevna opravila

Torej, kaj se zgodi s tistimi opravili majhne vrednosti, ki se niso uvrstila na vrh vašega prednostnega seznama? Pomislite na naloge, kot je načrtovanje sestankov ali beleženje zapisnikov med konferenčnimi klici – stavimo, da jih morate še vedno opraviti, kajne?

Najboljši način za upravljanje teh nalog je njihova avtomatizacija. Na srečo jih je več aplikacije, ki jih lahko uporabite za avtomatizacijo vsakodnevnih opravil, kot sta IFTTT ali Zapier. To bo sprostilo čas in energijo za bolj dragocene in časovno občutljive naloge ter vam pomagalo postati bolj produktivni.

7. Uporabite pravo programsko opremo za upravljanje opravil

Vse je v redu, če izkoristite vse zgoraj omenjene nasvete za upravljanje opravil, vendar boste morda še vedno težko ostali produktivni brez prave programske opreme, ki vam bo pomagala upravljati opravila. Glede na množico orodij za upravljanje opravil, ki obljubljajo, da vas bodo čez noč spremenila v elektrarno produktivnosti, je izbira prave možnosti lahko zastrašujoča.

Torej, kako lahko izberite pravo spletno orodje za upravljanje opravil? Prva stvar je, da ocenite svoje potrebe. To je odvisno od vašega poklica, delovnega stila in preferenc, velikosti ekipe in drugega. Če ocenite svoje potrebe, boste veliko lažje primerjali različna orodja za upravljanje opravil, da boste našli najboljšo možnost za vas.

S temi nasveti naredite več v krajšem času

Izboljšanje vaših veščin upravljanja nalog je ključ do dviga vaše produktivnosti na višjo raven. Ne glede na to, ali ste vodja projekta ali študent, vam bo uporaba pravih tehnik upravljanja nalog pomagala doseči več v krajšem času. Z vključitvijo teh nasvetov za upravljanje opravil v vašo dnevno rutino lahko zagotovite, da obkljukate vse elemente na seznamu opravil.