Bralci, kot ste vi, pomagajo podpirati MUO. Ko opravite nakup prek povezav na našem spletnem mestu, lahko zaslužimo partnersko provizijo. Preberi več.

Uporaba plošč Kanban za vaše projekte je odličen način za racionalizacijo procesa in povečanje produktivnosti. Ne glede na to, ali delate z ekipo ali greste sami, table Kanban vizualno predstavljajo vaš napredek, kar olajša upravljanje.

Ta članek vsebuje navodila po korakih za ustvarjanje in uporabo tabele Kanban v Excelu.

Ustvarjanje zaostanka za vašo tablo Kanban

Začnimo z odpiranjem novega Excelovega delovnega zvezka. Ko ga odprete, boste našli zavihek z imenom List1 na dnu delovnega zvezka. Dvokliknite zavihek in dobili boste Preimenuj list pojavno okno. Preimenujte list v Zaostanek.

Ta list bomo uporabili za nastavitev tabele zaostankov za vse naloge poteka dela, ki bodo tvorile osnovo naše table Kanban.

Če želite ustvariti zaostanek, sledite spodnjim korakom:

  1. Izberite prvih nekaj celic zgornjih dveh vrstic in jih združite s klikom na Spoji ikona znotraj orodne vrstice.
  2. Zdaj pa napiši Zaostanek znotraj spojenih celic, da vaši tabeli date naslov.
  3. Prilagodite velikost pisave, barvo celice in poravnavo besedila naslova po svojih željah.
  4. Ker ustvarjamo preprosto tablo Kanban, bomo našemu zaostanku dodali dva stolpca (pod naslovom): Naslov naloge in Opis naloge. (Za podrobnejši zaostanek preprosto dodajte zahtevane stolpce).
  5. Če želite v tabelo dodati obrobe, izberite 12 vrstic (ali kolikor je potrebno) pod Naslov naloge stolpec. Pojdi na Meje ikona (zraven Krepko ikona) in kliknite spustno puščico. Izberite Zunaj meja možnost.
  6. Enako storite za vrstice pod Opis naloge stolpec.

Vaša tabela zaostankov je pripravljena. Vse, kar morate storiti zdaj, je, da ga napolnite, in morali bi imeti nekaj takega:

Ustvarjanje Kanban table

Zdaj, ko imamo zaostanek, je čas, da ustvarimo tablo Kanban, ki jo bomo uporabili v naši tabli Kanban. Za to kliknite plus podpišite na dnu lista, da ustvarite in odprete nov list.

Na novem listu ustvarimo tablo Kanban tako, da sledimo spodnjim korakom:

  1. Ustvarite naslov table tako, da združite zgornje celice in vpišete naslov. Velikost pisave in barvo celice lahko prilagodite svojim željam.
  2. Ker tukaj ciljamo na preprostost, bomo dodali samo tri dele plošče, tj. Narediti, V delu, in Končano. (Dodate lahko več razdelkov, če ima vaš potek dela več faz).
  3. Dodajte debele obrobe odsekom plošče Kanban z uporabo Meje ikona.

Tabla Kanban je skoraj pripravljena, zato bomo prešli na ustvarjanje kart.

Ustvarjanje kartic Kanban

Za ustvarjanje kartic Kanban sledite spodnjim korakom:

  1. Z desno miškino tipko kliknite naslov vrstice in izberite Višina vrstice.
  2. Odpre se pojavno okno, kjer morate vnesti želeno višino; 25 v našem primeru.
  3. Podobno prilagodite višino vrstice pod njo na 50 in tiste pod njo na 25.
  4. Prejeli boste kartico, sestavljeno iz 3 celic z naslednjimi višinami vrstic: 25:50:25
  5. Izberite vsako od treh celic kartice Kanban in dodajte obrobe tako, da odprete Meje ikono in izbiro Debele zunanje meje.
  6. Kopirajte novo ustvarjeno kartico, da ustvarite poljubno število kartic.
  7. Opazili boste, da bodo velikosti celic nastavljene na privzete. Torej boste morali prilagoditi velikosti celic eno za drugo.
  8. Če želite hitreje, pritisnite Ctrl in izberite vse celice, ki morajo imeti višino vrstice 25. Zdaj z desno tipko miške kliknite kateri koli naslov izbranih vrstic in prilagodite višino vrstice (kot je bilo prej omenjeno). Vse izbrane vrstice bodo zdaj imele višino vrstice 25.
  9. Ponovite isti postopek za vse celice, ki potrebujejo višino vrstice 50.
  10. Območje, ki obdaja karte, obrobite z debelo obrobo in jo napolnite z barvo ozadja, da bo estetsko prijetna.

Če želite povezati podatke v našem zaostanku s karticami Kanban, sledite spodnjim korakom:

Dodajanje naslovov opravil na kartice Kanban

Da dobimo naslov naše prve naloge od Zaostanek list:

  1. Izberite zgornjo celico (B5) prve kartice in napišite =.
  2. Pojdi na Zaostanek list in izberite prvo celico (C4) pod Naslov naloge stolpec.
  3. Vrnite se na list Kanban Board in videli boste naslednjo formulo: 
    =Zaostanek! C4
  4. Pritisnite in enter, in vrnili bodo podatke v celici (C4) lista zaostankov (tj. Raziskovanje v našem primeru).
  5. Kopirajte formulo =Zaostanek! C4 v zgornjih celicah preostalih kartic Kanban in spremenite številke celic za vsako karto. Formula bi torej bila =Zaostanek! C5 (ki ustreza drugemu naslovu naloge) za drugo kartico in =Zaostanek! C6 za naslov tretje naloge itd. Kanban kartice bi morale izgledati takole:

Uporaba pogojnega oblikovanja za vizualno prijetnost kartic

Videli boste, da zgornje celice vseh kartic zdaj vračajo vrednosti Naslovi nalog stolpec iz Zaostanek list. Vendar pa nekaj kart (v našem primeru zadnji dve) vrne 0 v svojih zgornjih celicah, ker v ustreznih celicah v Zaostanek. Da bodo kartice vizualno prijetne, bomo uporabite pogojno oblikovanje v Excelu za oblikovanje podatkov in odstranite 0s:

  1. Izberite vse zgornje celice kartic Kanban in pojdite na Pogojno oblikovanje > Nastavite novo pravilo.
  2. V Pogojno oblikovanje izberite vrednost celice enako 0, spremenite barva pisave na belo in kliknite Končano.

Dodajanje opisov opravil Kanban karticam

Sledili bomo podobnemu pristopu za vrnitev opisov opravil iz Zaostanek v srednje celice kartic Kanban. Samo tokrat bodo formule =Zaostanek! D4, =Zaostanek! D5itd. Tako kot pri naslovih nalog, črne celice iz Zaostanek se bo vrnil 0, kar lahko popravite s pogojnim oblikovanjem, kot je bilo že omenjeno.

Druga težava, ki jo boste opazili pri dodajanju opisov opravil na kartice Kanban, je, da se bo besedilo razlilo iz celic. Da bi to preprečili, bomo prelomi besedilo v Excelu celice:

  1. Izberite vse srednje celice kart.
  2. Kliknite na Ovitek ikona (zraven Poravnaj ikona) v orodni vrstici.

Dodajanje zadnjih dotikov

Čeprav so kartice Kanban pripravljene (in povezane z zaostanki), je tukaj nekaj dodatnih korakov, da jih naredite še boljše:

  1. Uporabite spodnjo celico kartic za (ročno) dodajanje prejemnika opravila.
  2. Poravnajte podatke celice na sredino celice z uporabo Poravnaj ikona.
  3. Odstranite mrežne črte: Pojdite v orodno vrstico in kliknite Pogled in počistite polje zraven Mrežne črte da jih odstranite.

Ustvarjanje premičnih kartic Kanban

Če ste do zdaj sledili korakom, bi morali imeti pripravljene zaostale naloge, tablo Kanban in kartice Kanban. Vendar teh kart ne boste mogli zlahka premikati po plošči. Za premikanje kartic Kanban sledite spodnjim korakom:

  1. Kopirajte kartico Kanban, ki jo želite postaviti na tablo.
  2. Z desno miškino tipko kliknite na ploščo, kamor želite postaviti kartico.
  3. Pojdi do Posebno lepljenje in izberite Povezana slika možnost (ki je zadnja možnost pod Druge možnosti lepljenja).
  4. Sledite istemu postopku za druge kartice Kanban.

Povečajte svojo učinkovitost s tablami Kanban

Zdaj, ko imate osnovno strukturo svoje plošče Kanban, je odvisno od vas, da jo prilagodite tako, da bo ustrezala zahtevam vašega projekta. Odličen način za maksimiranje potenciala tehnike Kanban je, da jo združite z drugo strategijo produktivnosti, kot je metoda GTD.