Imate težave s pisanjem težkih e-poštnih sporočil v službi? Naj vam ChatGPT pomaga. Tukaj je opisano, kako si lahko s tem orodjem AI pomagate pri pisanju boljših e-poštnih sporočil.
Težavna e-poštna sporočila so na neki točki vaše kariere neizogibna. Ne glede na to, ali gre za zavrnitev dodatnih projektov ali prošnjo za prosti čas, je lahko zaskrbljujoče, če napišete e-poštno sporočilo in nato zberete pogum, da kliknete »Pošlji«.
Znano je, da ChatGPT pomaga ljudem pri pisanju spremnih pisem in življenjepisov, zato se morda sprašujete, ali lahko pomaga tudi vam pri pisanju težkih e-poštnih sporočil. Če umetni inteligenci zagotovite ustrezne informacije, lahko dobite vsebino, ki jo uporabite kot osnovo za svojo e-pošto. ChatGPT vam lahko pomaga, da se osredotočite na sporočilo brez kakršnih koli čustev, ki jih doživljate.
1. korak: Odprite ChatGPT
Pripravljeni ste začeti, če že imate račun pri ChatGPT. Če še niste uporabljali ChatGPT, lahko ustvarite račun s svojim e-poštnim ali Google računom. Če se prijavljate za nov račun, morate imeti pri sebi mobilni telefon, saj vam bo platforma za začetek poslala potrditveno kodo.
2. korak: Predstavite sebe in svojo vlogo v organizaciji
Preden zaprosite ChatGPT za pisanje e-poštnih sporočil, povezanih s službo, se morate predstaviti platformi, svojemu delu in odgovornostim. ChatGPT bo podatke, ki jih posredujete, uporabil za ustvarjanje e-poštnih sporočil, ki jih ponuja.
Ko oddate svoj uvod, se bo platforma odzvala in vas obvestila o bistvenih informacijah, ki jih je pridobila z vašim uvodom. Če prvič delate s platformo, boste cenili pozitivne povratne informacije, ki vam jih daje, ko se predstavite.
Tukaj je primer uvoda:
Tukaj je odgovor ChatGPT:
3. korak: Pozovite ChatGPT, da napiše želeno e-pošto
Ko ChatGPT obvestite o svojem delu in za koga delate, je pripravljen ustvariti zahtevna e-poštna sporočila, pri pisanju katerih potrebujete pomoč. Prijetno boste presenečeni, kako hitro umetna inteligenca ustvari e-pošto, s katero lahko delate.
E-pošta za odstop
Ne glede na to, ali ste navdušeni nad naslednjo fazo v svoji karieri ali pa odstopate, ker ste siti trenutnih okoliščin, je lahko pisanje odstopnega sporočila težko. Nočete požgati nobenih mostov, zato želite oditi pozitivno.
Ne pozabite, da boste v prihodnosti morda potrebovali reference in želite biti samozavestni, ko navajate imena ljudi, s katerimi ste delali. Vaše odstopno pismo ni čas za razglabljanje o vodstvu, politiki dopustov ali pritoževanje nad sodelavci; gre za odpoved delodajalcu.
Zgoraj boste videli odstopno pismo, ki ga je ustvaril ChatGPT, ki se poslavlja in daje vodstvu vedeti, da boste sodelovali z njimi, da bo prehod čim bolj gladek. Ali želite dati odpoved v službi? Tukaj so nekaj finančnih premislekov, na katere se morate pripraviti.
E-pošta, s katero bo vaš nadrejeni vedel, da se ne boste držali roka
Če imate težave z izpolnjevanjem roka, je najbolje, da o tem čim prej obvestite svojega nadrejenega ali vodjo. Ko se vodstvo zaveda, da ne morete izpolniti roka, bo morda lahko naredilo prilagoditve, ki vam bodo omogočile izpolnitev roka.
Ko so drugi ljudje ali naslednji korak odvisni od tega, ali upoštevate rok, se lahko vse ustavi, dokler vaša naloga ni končana. Če ljudem, ki se zanašajo na vas, sporočite, da roka ne boste izpolnili prej kot slej, vam lahko pomaga ohraniti odnose z vodstvom in vašo ekipo.
E-pošta za zahtevo za nujni dopust
Ste že pod stresom zaradi situacije, ki je povzročila potrebo po prošnji za dopust, in osredotočanje na pisanje e-pošte je zadnja stvar, o kateri razmišljate. Za reševanje nujnih primerov morate svojemu vodji ali nadrejenemu napisati e-poštno sporočilo z zahtevo za dopust.
Tudi če ste se o dopustu že pogovarjali s svojim vodjem, mu boste morda morali nekaj predložiti pisno. Bodite realni glede tega, koliko časa potrebujete, in svojemu delodajalcu postavite razumna pričakovanja o tem, kdaj se boste vrnili na delo.
Ker obstaja verjetnost, da gre za zahtevo v zadnjem trenutku, boste morda želeli navesti, kako ste dosegljivi, če nameravate biti zunaj mesta. Svojemu vodji ali nadrejenemu lahko tudi zagotovite, da boste redno preverjali svojo e-pošto in glasovno pošto, da boste lahko izpolnjevali svoje obveznosti.
E-pošta, da rečete "ne" projektu
Čeprav boste morda želeli odgovoriti na prošnjo za prevzem drugega projekta z “se hecaš?”, morda bo bolje, če se boste odzvali taktno. E-pošto bi morali poslati hitro, še posebej, če ste nagnjeni k temu, da rečete da vsemu.
Če čakate predolgo, da pošljete e-pošto, boste morda našli razloge, ki vas bodo prepričali, da rečete da, tudi ko vam vaša intuicija pravi, da to ni dobra ideja, in imate že veliko na krožniku. Zagotoviti morate, da e-poštno sporočilo ne bo videti, kot da preprosto ne želite opraviti dela.
Spremenite e-pošto, ki jo ustvari ChatGPT, da bo usklajena s pravilniki organizacije in bo ustrezala osebi, ki je podala zahtevo. E-pošta vašemu nadrejenemu bo bolj formalna kot e-pošta sodelavcu. Če morate delati na tem, vas bo morda zanimalo učenje kako vljudno reči "ne" v službi.
E-pošta za razjasnitev organizacijskih prednostnih nalog
Včasih smo lahko preobremenjeni s svojimi dolžnostmi in ne vemo, kje začeti. Namesto da poskušate to ugotoviti neodvisno, je najbolj produktivna stvar, ki jo lahko naredite, ta, da vprašate svojega vodjo ali nadrejenega, na kaj želi, da se osredotočite.
Prošnja za pomoč je lahko strašljiva, saj ne želimo videti, kot da ne vemo, kaj počnemo. Bolje je vprašati vodstvo kot domnevati. Morda mislite, da bi moralo biti nekaj prednostna naloga, vendar to morda ni tisto, kar je ključnega pomena za organizacijo.
Namesto da zapravljate čas za projekt, ki za organizacijo ni prioriteta, je najbolje, da poiščete potrditev. Če potrebujete pomoč pri določanju prednosti, vas bo morda zanimalo najboljše aplikacije, ki jih lahko uporabite za določanje prednosti nalog v službi.
4. korak: Preglejte in uredite e-poštna sporočila, ki jih ustvari ChatGPT
Ko ChatGPT ustvari e-poštno sporočilo z vašim pozivom, ga morate pregledati in ustrezno urediti. Nekatere stvari, omenjene v osnutku, morda ne veljajo za vas in umetna inteligenca lahko spregleda kritične informacije, ki jih želite vključiti.
5. korak: Pošljite e-pošto
To je verjetno najzahtevnejši del pisanja težkega e-poštnega sporočila. Nehajte skrbeti za odziv in ga pošljite! Preden kliknete »Pošlji«, se boste morda želeli naučiti napake, zaradi katerih je poslovni e-poštni naslov videti neprofesionalen.
Težavna e-poštna sporočila je treba poslati
Pošiljanje e-poštnih sporočil negativne narave je lahko izziv, vendar jih je treba opraviti. Izogibanje zapletenim temam lahko povzroči več težav, kot jih ustvari njihovo obravnavanje. Čeprav lahko pisanje težkega e-poštnega sporočila povzroči tesnobo, se boste počutili bolje, ko pritisnete Pošlji.
Vaš vodja ali nadrejeni morda ne bo zadovoljen s sporočilom, vendar bo cenil, da jim boste povedali, kaj se dogaja pravočasno. Reševanje konfliktov morda ni vaša najljubša stvar, vendar je pomembno, da jih učinkovito obvladate. Obvladovanje konfliktov je bistvena veščina, ki se je morate naučiti poklicno in osebno.
