Zakaj potrebujete načrt produktivnosti in kako ga ustvariti

Zaradi kulture vrveža vsi razmišljamo, da moramo vsako sekundo posvetiti delu, če želimo doseči svoje finančne cilje (ali cilje samoizboljšanja). Ne samo, da škoduje našemu duševnemu in fizičnemu zdravju, ampak je tudi kontraproduktivno.

Ko je vaša edina stvar v mislih »narediti več«, pogosto pogrešate učinkovitost in natančnost. Čeprav delate več ur, ne opravite toliko dela. To je zato, ker ne načrtujete.

Vsi se zavedamo pomena načrtovanja za uspeh katerega koli projekta, a ko gre za produktivnost, se tega lotimo brez posebnega razmišljanja. Ravno zato pogosto ne dosegamo ciljev produktivnosti.

Kaj je načrt produktivnosti in zakaj ga je pomembno imeti?

Medtem ko je izraz "načrt produktivnosti" razumljiv sam po sebi, je ključnega pomena, da ga jasno in jedrnato opredelimo, da natančno vemo, kaj izraz vključuje:

Načrt produktivnosti opisuje vaše cilje (tako kratkoročne kot dolgoročne) in jih strateško načrtuje skozi dneve, tedne ali mesece, da povečate svojo produktivnost in hkrati odpravite ključne ovire produktivnost.

Ste se kdaj vprašali, zakaj gledanje videoposnetkov v YouTubu o vdorih v produktivnost pozno zvečer ali branje člankov o izboljšanju vaše produktivnosti ni bilo plodno? Ne zato, ker vsi ti članki in videoposnetki ponujajo napačne nasvete in strategije.

Vsi imamo različne miselnosti, cilje in težave; vsak od nas ima drugačen stil dela in prihaja iz različnih okolij. Ti internetni članki in videoposnetki so posplošeni in ne obravnavajo našega edinstvenega niza težav in ovir za produktivnost.

Če imate na voljo ustrezen načrt produktivnosti, vam ne bo treba slepo skakati z ene naloge na drugo. Imeli boste ustrezen načrt dneva (tedna ali meseca), zaradi česar boste bolj osredotočeni na svoje cilje in manj verjetno, da vas bodo motili. Načrtovanje produktivnosti vam daje občutek nadzora, zaradi česar je manj verjetno, da bi se počutili preobremenjene ali pod stresom.

Kako ustvariti načrt produktivnosti

Načrtovanje produktivnosti ni raketna znanost. Vse kar potrebujete je, da si zavzamete pravo držo, se spomnite svojih ciljev in se odpravite odprtega uma. Skozi okno morate vreči vse produktivne dogme o "zbujanju ob 4. uri zjutraj" ali "hladnem tuširanju" in videti, kaj vam ustreza.

Ker je načrt produktivnosti edinstven za vaše cilje, temperament in miselnost, ni strogih smernic, kako ga narediti. Vendar pa naslednji koraki nudijo prilagodljiv načrt postopka, ki ga lahko uporabite:

1. Postavite PAMETNE cilje

Brezciljna hoja vas ne bo pripeljala nikamor. Če imate evidenco svojih ciljev in nalog, je prehod od ene naloge k drugi lažji. Zato je pomembno, da si postavite SMART cilje, saj vam pomagajo slediti napredku, izboljšati motivacijo in povečati produktivnost.

Ko imate svoje cilje na papirju, pomislite na vse, kar morate narediti, da jih dosežete. To lahko vključuje naloge v zvezi z vašim delom ali poslovnimi cilji, navadami za samoizboljševanje, osebnimi projekti ali dnevnimi obveznostmi. Začnite s čimer koli, kar vam pride na misel, ne glede na to, kako trivialno se zdi, in jih združite pod ustrezne cilje.

2. Spremljajte čas

Spremljajte, kako preživljate svoj čas čez dan, da dobite predstavo o svojem povprečnem dnevu. Koliko produktivnih ur upravljate na dan? Katere dejavnosti vam vzamejo največ časa? Počnite to nekaj dni in presenečeni boste nad tem, koliko časa porabite za motnje ali trivialne dejavnosti, kot je preverjanje e-pošte ali virov družbenih medijev.

S TimeCampom lahko samodejno spremljate čas, ki ga porabite za računalnik. Vse, kar morate, je, da se registrirate na njihovi spletni strani in prenesete računalniško aplikacijo, ki bo začela meriti vaš čas.

3. Analizirajte svoj časovni razpored in si zapišite izzive, s katerimi se trenutno soočate

Ko boste nekaj dni spremljali svoj čas, boste imeli dovolj podatkov za pridobitev dragocenih vpogledov. Če ste uporabljali TimeCamp, odprite njegov časovni dnevnik in imeli boste podroben zapis svojih dni.

Med analiziranjem dnevnika časa si zastavite naslednja vprašanja:

• Koliko ur na dan delate?
• Koliko časa porabite za socialna omrežja?
• Katere dejavnosti vam vzamejo največ časa?
• Koliko časa je trajalo, da ste opravili določeno nalogo?

Odgovori na ta vprašanja vam bodo pomagali opaziti ovire, ki vam preprečujejo, da bi postali bolj produktivni. Ko poznate probleme, lahko začnete razmišljati o njihovih rešitvah.

Poleg običajnih motečih dejavnikov, kot so družbeni mediji, si morate zapisati druge, na videz nepomembne stvari, ki bi vam lahko preprečile, da bi postali bolj produktivni. Vprašaj se:

• Vam je težko delati pozno popoldne?
• Ali se večino časa počutite letargični?
• Ali ne spite pravilno?

Medtem ko si zapisujete izzive, ostanite zvesti sami sebi. Poskusite se ne opravičevati za svoje neproduktivno vedenje.

4. Ustvarite in sledite urniku

Na podlagi vpogledov iz vaše analize ustvarite urnik in pri tem upoštevajte svoje cilje. Čeprav je Google Koledar odličen za načrtovanje, če ne deluje, razmislite o uporabi brezplačne alternative za Google Koledar za načrtovanje dneva.

Odvisno od vaših ciljev in ur največje produktivnosti dodelite ustrezne dnevne ali tedenske ure za delo, fitnes, prosti čas, družino ali osebne projekte. Ni prav ali narobe; vse je odvisno od vaših ciljev in osebnih preferenc.

Na primer, če želite ustanoviti novo podjetje, bi morali nekaj ur na teden posvetiti delu na svojem podjetju. Če pa je vaš cilj pridobiti odlično poletno telo, zmanjšajte čas, ki ga porabite za telefon, in načrtujte več tedenskih telovadnic.

Ne glede na to, kakšni so vaši cilji, je pomembno, da se držite realističnega urnika. Nočete načrtovati vsako zadnjo sekundo dneva. Vaš urnik mora biti dovolj prilagodljiv, da se lahko prilagodi nenadnim načrtom. In ne pozabite vključiti dobro zasluženih odmorov. Cilj ni ostati zaposlen, temveč povečati produktivnost.

5. Poiščite svojo idealno strategijo produktivnosti in se je držite

Produktivnost večini od nas ni samoumevna. Vendar lahko uporaba preizkušenih metod olajša postopek. Tukaj je nekaj strategij produktivnosti, ki jih lahko uporabite v svojem urniku:

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee je preprosta, a učinkovita strategija, ki jo lahko vključite v svoj urnik. Naredite seznam 6 nalog, ki jih morate opraviti vsak dan. Razvrstite jih po pomembnosti in začnite z najpomembnejšo nalogo. Cilj je dokončati eno nalogo naenkrat.

Ko končate s prvo nalogo, nadaljujte z naslednjo, nato z naslednjo, dokler ne končate s seznamom. Če ne morete opraviti vseh šest nalog, jih preprosto prestavite na naslednji dan.

Če želite izvedeti več, je tukaj podroben vodnik kako uporabiti metodo Ivy Lee za produktivnost brez stresa.

Paretovo načelo

Paretovo načelo, znano tudi kot pravilo 80/20, je znana strategija produktivnosti, ki poudarja osredotočanje na najpomembnejše naloge. Po Paretovem načelu 20 % (najpomembnejših) nalog prinese 80 % rezultatov.

Uporabite pravilo 80/20, da določite prednost svojim nalogam in se osredotočite na želene rezultate. Prepoznajte ključne naloge, ki bodo prinesle največ teh rezultatov, in se najprej osredotočite na dokončanje teh nalog.

Tehnika Pomodoro

Povečajte svojo produktivnost z metodo Pomodoro tako, da se 25 minut osredotočite na posamezno nalogo in si nato vzamete kratek odmor. Metoda Pomodoro je popolna za dokončanje velikih, zastrašujočih nalog. Ko nalogo razdelite na več manjših nalog (ki jih lahko dokončate v 25 minutah), postane veliko lažje zavezati se in jih dokončati.

6. Ponovno analizirajte svojo uspešnost in eksperimentirajte

Načrtovanje produktivnosti ni enkratna stvar. Vaš prvi načrt produktivnosti morda ne bo tako podroben ali učinkovit, kot ste pričakovali. Zato je pomembno, da spremljate svoj tedenski in mesečni napredek.

Preverite, kako dobro deluje vaš načrt produktivnosti. Ugotovite morebitne ovire, ki ste jih morda spregledali, in prilagodite svoj načrt, da jih odpravite. Če določena strategija ne daje rezultatov, poskusite z drugo in zabeležite rezultate.

Povečajte svojo produktivnost z načrtom produktivnosti

Če nasveti za internetno produktivnost ne delujejo, je čas, da ustvarite osebni načrt produktivnosti. Vaš načrt bi moral obravnavati vse ovire, ki vas ovirajo pri doseganju največjega potenciala. Pri ustvarjanju načrta poskrbite, da boste načrtovali naloge z visoko prioriteto, da boste izkoristili ure največje uspešnosti.

Čeprav vam bo načrt produktivnosti zagotovo pomagal, je pomembno, da ga upoštevate. To pomeni ustvarjanje delovnega okolja brez motenj, vključno s telefonom. Toda če je vaš pametni telefon blizu, morate upoštevati dobre navade pametnega telefona.