Funkcija OFFSET programa Microsoft Excel je zelo zmogljivo in vsestransko orodje. Zaradi svoje kompleksnosti in števila podobnih funkcij pa je žal pogosto premalo izkoriščen.
Razmeroma enostavna funkcija lahko avtorjem Excela prihrani čas in frustracije. Poenostavlja pridobivanje natančnih točk podatkov iz dobro organiziranega glavnega nabora podatkov. Omogoča tudi preprosto ustvarjanje zelo podrobnih poročil, interaktivnih vizualizacij in kompleksnih nadzornih plošč.
1. Ustvarjanje naborov podatkov spremenljive velikosti
Ena najpogostejših uporab Excelove funkcije OFFSET je zajem naborov podatkov spremenljive velikosti. Glede na velik nabor podatkov si lahko v danem trenutku ogledamo le majhen del podatkov.
Na primer, glede na samodejno poročilo o skupnih vrednostih prodaje za zaposlene dnevno, boste morda morali potegniti skupne vrednosti za določen teden ali tedne.
Pisanje drugačne funkcije SUM za vsako vsoto je lahko zelo preprosto. Vendar pa je lahko funkcija OFFSET veliko hitrejša zaradi enostavne uporabe in ponovne uporabe.
Najprej v celico B6 vnesemo dan v mesecu, s katerim želimo začeti. Nato vnesemo, koliko dni želimo izvesti poročilo v B7. Nato lahko uporabimo a preprosta funkcija SUM in funkcija AVERAGE za pridobitev več podatkov o vsakem zaposlenem v izbranem časovnem obdobju:
=SUM(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=AVERAGE(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Prilagoditev začetnega datuma ali časa je tako preprosta kot prilagoditev ene same celice, kar lahko precej olajša vlečenje nizov podatkov spremenljive velikosti.
2. Omogoča ustvarjanje poročil po meri
Uporaba metod, podobnih zgornjim, omogoča razmeroma enostavno razvijanje popolnega poročila s prilagajanjem spremenljivk. Lahko naredite, da se prvi argument v funkciji OFFSET nanaša na drug list. To vam omogoča, da vnos podatkov in poročanje ločite.
To bo omogočilo vlečenje izbranih podatkovnih rezin z enega lista na drugega. Poleg tega vam omogoča prikaz samo informacij, ki so pomembne za vaše trenutno poročilo. Nastavitev poročila, ki prikazuje dnevne vsote z uporabo istih podatkov od prej, je precej preprosta. To lahko storite brez pridobivanja podatkov za nepomembne dni.
Naslednja funkcija odmika, postavljena v celico B5, bo potegnila število dni, določeno v B2. Začne se v tednu, določenem v B1, in prikazuje samo podatke za ustrezno obdobje:
=ODOMIK(List1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Možno je omejiti vnose v B1 in B2 ter ustvarite spustne menije v Excelu s številom razpoložljivih tednov z uporabo validacije podatkov.
3. Paginacija preglednice
Funkcija OFFSET lahko doseže tudi preprosto paginacijo preglednice, kar je običajno povezano z nalogo z uporabo zavihka Excelov razvijalec. To lahko naredi delo z velikimi zbirkami podatkov preprostejše in veliko učinkovitejše.
Ko delate s preglednico s 30.000 vrsticami podatkov, bo težko pregledati celoten nabor podatkov hkrati. Ustvarjanje spustnega menija, ki sprejme obseg števil od 1 do 300, nam omogoča hitro razdelitev podatkov na strani s po 100 rezultati.
Funkcija OFFSET bo imela vedno sidro nastavljeno na zgornjo levo celico podatkov. Drugi argument pa je vertikalni zamik. To bo enako izbrani številki strani minus enkrat krat 100. Horizontalni odmik, tretji argument, lahko nastavite na 0.
Četrti argument je nastavljen na 100, peti argument pa na število stolpcev v naboru podatkov. Ta metoda omogoča enostavno razbijanje izjemno velikih kosov podatkov na veliko bolj obvladljive dele.
Tukaj je primer paginiranega nabora podatkov. Podatki vključujejo 500 vzorcev informacij, posnetih iz niza senzorjev na enem listu, in paginirano poročilo na drugem listu.
Poročilo uporablja preverjanje podatkov v celici B1, da ustvari spustni meni s stranmi v njem. Naslednji izraz v celici A3 ustvari telo poročila:
=ODOMIK(List1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Rezanje podatkov za grafe
Poročilu o prodaji, ki smo ga ustvarili pred uporabo funkcije OFFSET, lahko dodamo graf. Graf lahko črpa spremenljive informacije na podlagi podatkov, izbranih v dveh spustnih menijih na vrhu lista.
Ko spreminjate vrednosti na vrhu lista, se bo graf samodejno spremenil, da bo odražal izbrane tedne, kar bo dalo hitro vizualno referenco vsem, ki si ogledujejo poročilo.
Združevanje grafikonov in grafov s funkcijo zamika olajša vizualizacijo kompleksnih in spreminjajočih se podatkov. Omogoča tudi ustvarjanje preprostih nadzornih plošč v Excelu.
5. Vlečenje informacij po datumskih odmikih
Iskanje določenih informacij na podlagi časovnih žigov ni nenavadno, ko govorimo o podatkih poročil ali podatkih, pridobljenih iz avtomatiziranih časovnih procesov. Če upoštevamo posamezno obdobje, uporaba pogojnih funkcij, kot sta IF ali IFS, da izvlečete samo zahtevane podatke, ni težka. Če morate potegniti podatke na podlagi niza dni ali ur, je prelahko pasti v ogromen ugnezdeni pogojnik.
Z uporabo kombinacije COUNTIF in OFFSET je črpanje podatkov iz različnih ur ali dni precej preprosto. Za začetni dan uporabite eno samo celico. Nato uporabite drugo celico, da predstavite dolžino časa, iz katerega želite potegniti.
V funkciji OFFSET lahko višino ali širino, odvisno od postavitve vaših podatkov, nastavite na vrednost z uporabo funkcije COUNTIF v Excelu. To vam omogoča, da določite, koliko vnosov leži znotraj zahtevanega obsega, in potegnete samo povezane podatke.
V tem primeru imamo nabor podatkov, ki vsebuje vnose za več let. Uporabimo lahko datum, vnesen v celico B1, in naslednjo funkcijo, da potegnemo samo vnose, ki so se pojavili po tem datumu:
=OFFSET(List1!U2, COUNTIF(List1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(List1!V2:V501, " & B1), 1)To poročilu doda precejšnjo uporabnost, saj vam omogoča filtriranje vrednosti pred ali po določenem datumu. Če namesto tega uporabite funkcijo COUNTIFS, lahko celo dodate končni datum, kar končnemu uporabniku omogoči večjo variabilnost.
6. V kombinaciji s COUNTIF
Poleg razširitve časovnih razponov funkcija COUNTIF dobro služi za vlečenje določenih rezin vseh vrst dobro urejenih podatkov z Excelovo funkcijo OFFSET. Možno je nastaviti argumente višine in širine funkcije OFFSET z uporabo COUNTIF. Poleg tega lahko preprosto spremenite vse številske podatke z nastavljivo vrednostjo nekje na svojem listu.
Če bi imeli seznam transakcij za določen dan, razvrščen po znesku transakcij, bi lahko s to tehniko izvlekli vsako transakcijo nad določenim zneskom. To bi lahko dosegli s preprosto funkcijo OFFSET, kot je naslednja:
=OFFSET(A2, ŠTEVILO(B2:B22, " & H3), 0, ŠTEVILO(B2:B22, " & H3), 4)Ena najpomembnejših stvari, ki jih morate upoštevati pri tej funkciji, je predzadnji argument, COUNTIF(B2:B22, "
Drug pomemben dejavnik za tiste, ki želijo uporabljati OFFSET na ta način, je, da bo deloval samo v primeru, da so podatki, s katerimi delate, dobro urejeni. Neurejeni podatki ne bodo vrnili rezultatov, ki jih iščete. K sreči Excel vključuje tudi zbirko orodij za samodejno razvrščanje, ki poskrbijo za red vaših podatkov.
To lahko uporabite za izvajanje dejanj, od spremenljivega rezanja izdelkov na podlagi cene do vlečenja samo operacij, ki se izvajajo določeno število krat. Zmožnost nadzora natančne količine pridobljenih podatkov omogoča natančen nadzor nad natančnim vzorcem podatkov, ki jih črpate iz svojih preglednic. To omogoča ustvarjanje različnih podrobnih, interaktivnih poročil.
Za to je funkcija OFFSET pravzaprav uporabna
Navsezadnje funkcija OFFSET omogoča uporabnikom, da z visoko natančnostjo črpajo informacije iz svoje preglednice. To prihrani čas in omogoča uporabnikom, da izvedejo več operacij z manj funkcijami.
Poenostavlja pridobivanje natančnih podatkov, ki jih potrebujete, ne da bi se zatekli k gnezdenju pogojnikov. Prav tako uporabnikom prihrani čas in trud pri ustvarjanju poročil po meri, nadzornih plošč in drugega v Excelu.
